kbo Kliniken des Bezirks Oberbayern – Terminanfragen und Wartelistenmanagement zur psychiatrischen Behandlung

Die Kliniken des Bezirks Oberbayern (kbo) versorgen an ihren vielen Klinikstandorten in ganz Oberbayern jährlich 130.000 Patientinnen und Patienten, und sind der mit Abstand führende regionale Versorger in den Bereichen Psychiatrie, Psychotherapie und Psychosomatik für Kinder, Jugendliche und Erwachsene sowie Neurologie und Sozialpädiatrie. Das Isar-Amper-Klinikum IAK ist eines der größten Fachkrankenhäuser und sichert die Versorgung für über 2,5 Millionen Menschen in und um München.

Zentraler Zugang zur Behandlung

Die kbo haben eine Ausweitung der Digitalisierung und die Schaffung einer zentralen Online-Plattform für alle ihre Einrichtungen als strategisches Ziel definiert. kbo setzt dazu auf die POLAVIS-Plattform, um die Vorgänge rund um die Kontaktaufnahme, Terminierung und Aufnahme der Patienten digital abzubilden. Gestartet wurde in 2020 mit dem Autismus Kompetenzzentrum Oberbayern (autkom), anschließend folgte das Isar-Amper-Klinikum. Aufgrund der sensiblen Krankheitsbilder und dem begrenzten Behandlungsangebot bieten sich digitale Onboarding-Prozesse in der psychiatrischen Versorgung besonderes an.

Individueller Informationsbedarf je Leistungsbereich

Interessenten bzw. Patienten mit Ein- oder Überweisung müssen üblicherweise vor einer Aufnahme triagiert und auf das möglichst exakt passende Behandlungsangebot zugeordnet werden. Dazu müssen mit der Anfrage vorab umfangreiche Daten zur Vorgeschichte und Anamnese, zu Vitaldaten und ggf. auch Umfeld- und Lebenssituation erhoben werden. Die Informationen und Dokumente variieren je nach Leistungsbereich, da z.B. für eine ambulante ADHS-Sprechstunde andere Voraussetzungen gelten als für eine stationäre Therapie in der Psychosomatik. Bisher wurden dazu lange Formulare durch die Patienten ausgefüllt und per Post zugesandt, Rückfragen und Abstimmung mussten per Telefon erfolgen, übermittelte und persönlich erhobene Daten mussten erneut händisch in den Kliniksystemen erfasst werden. Über das POLAVIS-Patientenportal können Patienten nun ihre Anfragen direkt online stellen. Zusammen mit dem kbo-Team hat POLAVIS dazu die Detailprozesse auf Arbeitsebene erhoben und gemeinsam digital optimierte Prozesse modelliert und über das Plattform-Customizing zügig umgesetzt. Je Anliegen werden Patienten nun über einen individuellen Workflow durch den Anfrage- und Onboarding-Prozess geführt.

Das Portal stellt über den intelligenten Fragebogengenerator die jeweils relevanten Formulare bereit und reagiert dynamisch auf die Eingaben des Patienten, z.B. die Erwähnung von Schlüsselwörtern in freien Antworten oder bei Überschreitung von Schwellenwerten bei Vitalparametern. Dadurch wird die Komplexität für die Patienten möglichst gering gehalten, während die Mitarbeiter alle benötigten Daten für die Terminvergabe erhalten.

Digitales Wartelistenmanagement

In der psychiatrischen Versorgung sind die Behandlungskapazitäten leider deutschlandweit begrenzt, insbesondere natürlich in den hoch spezialisierten und herausragenden Leistungsbereichen. Neben der Online-Terminbuchung für Standardvorgänge stellen Patienten daher bei kbo in erster Linie Terminanfragen, die intern bewertet und priorisiert werden, bevor ein Termin vergeben werden kann. Das Wartelistenmanagement wurde bisher unter hohem Aufwand weitgehend manuell und auf Papier geführt. Die mitunter komplexe Einplanung der Patienten in die Sektionen und die Zuordnung der Ressourcen, insb. des zuständigen Arztes bzw. Therapeuten, erfolgt nun digital im POLAVIS-Patientenportal durch die Mitarbeiter der Fachbereiche.

Online-Terminbuchungen, Terminanfragen und Wartelistenmanagement können somit zentral auf einer Plattform vollständig digital ohne Medienbrüche oder Doppelerfassungen abgewickelt werden. Das Patientenmanagement hat jederzeit vollständigen Überblick über alle Anfragen sowie deren Dringlichkeitseinstufung, sofern erforderlich. Die Patienten profitieren von der geführten Behandlungsanfrage, die vollständig digital und ohne persönliches Erscheinen eine durchgängig DSGVO-konformen und sicheren Daten- und Dokumentenaustausch bietet. Damit möglichst viele Patienten möglichst schnell die am besten passendste Behandlung erhalten.