Unsere Kliniken werden digitaler, und dass nicht erst seit oder mit Corona. Welche Themen beschäftigen die Krankenhäuser aktuell und wo lohnt es sich einzusteigen, um die Digitalisierung voranzutreiben?

In vielen deutschen Krankenhäusern laufen bereits Digitalisierungsprojekte, die von Basisthemen wie der WLAN-Ausstattung bis hin zu KI-Verfahren in der Befundung reichen. Hoch moderne Technologien und Innovationen werden aktuell jedoch primär im Ausland vorangetrieben. So ist das Silicon Valley auch im Bereich für Künstliche Intelligenz in der Medizin wieder einmal der Taktangeber. An anderen Standorten wie Tel Aviv oder Beijing stehen die Medizintechnik oder Robotics im Fokus. Dennoch ist auch für Deutschland ein digitaler Fortschritt erkennbar, der zunehmend schneller voranschreitet und das Potenzial hat, Mitarbeiter, Partner und Patienten zu entlasten.

Aus verschiedenen Workshops und Diskussionsrunden mit Kliniken aller Trägerschaften und Größenordnung ergibt sich ein vielfältiges Bild lohnender Bereiche für Digitalisierung. Die Potentialbereiche für eine Verbesserung der Kommunikation und Interaktion durch digitale Lösungen oder stärker digital unterstützte Prozesse reichen dabei von rein internen Themen wie dem Personalmanagement bis zum direkten Kontakt und Datenaustausch mit Patienten und Partnern. Klar ist, dass es in allen Bereichen nicht nur um die zukünftig elektronische Erfassung eines Formulars in einer Online-Maske geht, sondern um veränderte Prozesse und Workflows, die Kommunikation beschleunigen und manuelle Eingriffe oder Arbeitsschritte vermeiden bzw. reduzieren.

Im Bereich Personal geht es vorrangig darum, die Interaktion mit und ggf. zwischen den Mitarbeitern zu erhöhen, damit sie sich besser und möglichst eigenverantwortlich organisieren können. Daher sind im Bereich der Employee Self Services (ESS) sowie der Manager Self Services (MSS) diverse Einzelthemen zur Entlastung der administrativen Aufgaben auf beiden Seiten genannt: Urlaubsantrag, Krankmeldung, Dienstreisen, Dienstplanung, etc. Darüber hinaus sind auch Themen der Personalentwicklung, wie beispielsweise interne Stellenausschreibungen und Bewerbung sowie Weiterbildung und Fortbildung digital unterstützbar. Die Community der Mitarbeiter durch Gemeinsamkeit und Transparenz zu stärken, ist ein wesentliches Anliegen für mobiles Intranet und sichere inhouse Messenger Dienste.

Etwas staubig hingegen wirken die Themen in den Basisbereichen wie der Archivierung oder dem Beschaffungswesen. Allerdings sind hier große wirtschaftliche Potentiale z. B. aus der Optimierung der Lagerwirtschaft oder einem dynamischen Anforderungsprozess über die dezentralen Stationen realisierbar. Werden Pflegekräfte auf der Station von unbeliebten Aufgaben entlastet, trägt dies auch direkt zur Motivation und zu mehr Zeit am Patienten bei.

Durch bessere Nutzung der Daten, ggf. auch mit intelligenter Analyse durch Künstliche Intelligenz (KI) oder Machine Learning-Verfahren, kann die Patientensicherheit erhöht und eine automatisierte Unterstützung für Ärzte und Pflege erfolgen. Voraussetzung ist eine entsprechende Verfügbarkeit der Daten und die Herstellung der notwendigen Kontexte und Regeln. Gegenüber einer datenschutzrechtlich eher schwierigen Nutzung der Klinikdaten für externe Verfahren in Studien oder Forschung im Sinne von Big Data, ist die Verwendung für interne Lösungen, z. B. den „Red Flag“- Systemen, die bei auffälligen Daten-Konstellationen automatisch warnen, gut umsetzbar. Über den medizinischen Kernbereich hinaus birgt die Auswertbarkeit integrierter Datensätze neben der Unterstützung der elektronischen Dokumentation auch weitere Vorteile in der Steuerung. Dies betrifft insbesondere Engpassbereiche, die effizienter durch aktuelle Cockpits geführt oder mit Process Mining Verfahren analysiert werden können.

Nah am Patienten im Haus beschäftigen sich alle Häuser mit der Digitalisierung der Patientenakte, der Dokumentation und Überwachung. Hier heißt es also primär, mit Hochdruck weiter an dem Rollout der Systeme über die Fachbereiche und Stationen zu arbeiten und die Mitarbeiter schnell und gut mitzunehmen. In den angrenzenden Bereichen wie der Patientenlogistik oder dem Bettenmanagement fällt häufig noch die Abwägung schwer, einen notwendigen Invest in mobile Geräte oder Infrastruktur (z.B. Beacons zum Tacking) gegen die Reduktion des erforderlichen Personaleinsatzes zu rechnen, da sich dieser in verschiedenen Dienstarten und anteiligen VK realisiert.

Sehr vielfältig sind die Initiativen im Bereich der (externen) Interaktion mit Patienten und Ärzten, die mit den Prozessanforderungen aus dem Bereich der Artefakte eng zusammenhängen. Hier geht es darum, die Prozesse aus Sicht der Klinik mit Möglichkeiten zu ergänzen, einen Teil der erforderlichen Aufgaben an die beteiligten Dritten zu übertragen, so dass der Aufwand bei Personal und die Bearbeitungs- und Bedienzeiten je Patient sinken. Eine Digitalisierung der Interaktion zahlt zusätzlich auf die Datenqualität und damit die Nutzbarkeit von Informationen in den vorgenannten Bereichen ein. Da durch das Krankenhaus betriebene Portale die Anforderungen von Datenschutz und IT-Sicherheit erfüllen, sind sie ein wichtiger Baustein in der Digitalisierungslandkarte.

Die Aufstellung und Priorisierung einer Digitalisierungslandkarte ist ein wesentlicher Schritt zur Planung und Strukturierung der Vorgehensweise. Das notwendige Detailniveau kann laufend erhöht werden, soweit die Bearbeitung der Themen voranschreitet. Ein wesentliches Erfolgskriterium für die Digitalisierung ist die Betrachtung als laufende Regelaufgabe jeder Organisationseinheit. Digitalisierung ist kein Projekt, das endet. Wichtige Etappen können und sollten trotzdem definiert werden, z. B. kein Papier oder kein Ausdruck zum erneuten Scan.

Entsprechend sind Projekte effizient zu führen und notwendige Beteiligte und Voraussetzungen wie eben Datenmanagement und Sicherheit im Einklang mit den angestrebten Prozessverbesserung vorausschauend zu planen. Mit jeder Planung eines nächsten Schrittes sollte ein gemeinsames Verständnis dafür erreicht werden, warum und wofür die Bearbeitung sinnvoll ist. Digitalisierung funktioniert nur, wenn alles es wollen. Eng damit verknüpft ist die ausreichende Finanzierung von Maßnahmen. Werden nur einzelne Prozessschritte digital unterstützt, entstehen am Ende mitunter längere Prozesse oder sogar ein Mehraufwand.

Schließlich überschatten Großprojekte andere Prozessbereiche. Alle Anforderungen und Auswirkungen jederzeit zu konsolidieren und einheitlich zu bewerten fällt in der Regel schwer. Damit die Organisation am Ende nicht gelähmt und der Finanzierungsbedarf zu hoch wird, empfiehlt es sich über Piloten oder Proof-of-Concept Projekte echte Erfahrungen und Einschätzungen zu einem angedachten Sollprozess zu sammeln und so konkrete Inputs für ein Gesamtbild und eine übergreifende Koordination wesentlicher Aktivitäten zu geben.