IKK BB – sichere Online-Terminbuchung
Die IKK BB ist die Innungskrankenkasse für Brandenburg und Berlin. Rund 550 Mitarbeitende betreuen an 16 Servicestellen etwa 234.000 Versicherte und fast 41.000 Betriebe in Berlin und Brandenburg. Um persönliche Beratung planbar, sicher und digital zugänglich zu machen, führte die IKK BB gemeinsam mit POLAVIS eine sichere Online-Terminbuchung für Gesprächstermine in ihren Geschäftsstellen ein.
| Kunde | IKK BB – Innungskrankenkasse für Brandenburg und Berlin |
|---|---|
| Branche | Gesetzliche Krankenversicherung |
| Lösung | POLAVIS Online-Terminbuchung |
| Projektziel | Sichere und planbare Terminbuchung für Beratungsgespräche in Geschäftsstellen |
| Schwerpunkte | On-premise-Betrieb und Datenhaltung nach hohen Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit |
| Ergebnisse | Gesteuerter Publikumsverkehr, kürzere Wartezeiten, bessere Vorbereitung der Mitarbeitenden und weniger No-Shows |
Die Ausgangssituation
Mit digitalen Angeboten wie der Internet-Geschäftsstelle MEINE IKK BB können Versicherte viele Anliegen bereits online erledigen. Gleichzeitig bleiben persönliche Beratungsgespräche in den Geschäftsstellen ein wichtiger Bestandteil des Serviceangebots. Die Corona-Pandemie machte deutlich, dass Publikumsverkehr, persönliche Termine und Beratungskapazitäten stärker geplant und digital unterstützt werden müssen, auch über akute Infektionsschutzmaßnahmen hinaus.
Die Herausforderung: sichere Terminbuchung mit On-premise-Datenhaltung
ach einer Marktrecherche entschied sich die IKK BB für POLAVIS als zentrale Plattform für die Online-Buchung von Gesprächsterminen in den Geschäftsstellen. Ausschlaggebend war die Möglichkeit einer vollständigen On-Premise-Installation mit entsprechender Datenhaltung für Terminbuchungen. Aufgrund der behördlichen Anforderungen im Umgang mit Sozialdaten sind Datenschutz und IT-Sicherheit für die IKK BB zentrale Auswahlkriterien.
Die Lösung
Die POLAVIS Plattform wird nach hohen GKV-Standards im zertifizierten Rechenzentrum der GKV Service Center GmbH betrieben.
Das Terminportal ist direkt in die Website der IKK BB integriert. Versicherte und Interessierte können online die gewünschte Geschäftsstelle, ein passendes Datum und ein Beratungsthema auswählen. Auf Basis der Verfügbarkeit werden verbindliche Termine angezeigt, die zur voraussichtlichen Beratungsdauer passen. Zur Vorbereitung des Gesprächs können zusätzlich relevante Daten und Dokumente ausgetauscht werden.
Auch telefonisch vereinbarte Gesprächstermine bleiben möglich: In diesem Fall buchen Mitarbeitende den Termin direkt über das interne Mitarbeiterportal.
Das Ergebnis: besser gesteuerter Publikumsverkehr und vorbereitete Beratungsgespräche
Zum Schutz von Versicherten und Mitarbeitenden war der Besuch der Geschäftsstellen während der Corona-Pandemie nur nach vorheriger Terminbuchung möglich. Die Online-Terminbuchung wurde dadurch zu einem wichtigen Instrument für die Steuerung des Publikumsverkehrs. Automatisierte Erinnerungen reduzieren No-Shows, während Mitarbeitende jederzeit den aktuellen Status der Terminbuchungen einsehen und sich gezielt auf Beratungsgespräche vorbereiten können.
Auch unabhängig vom Infektionsgeschehen bleibt die weitere Digitalisierung der Versichertenkommunikation ein strategisches Anliegen der IKK BB. Die Online-Terminbuchung verkürzt Wartezeiten in den Geschäftsstellen und hilft dabei, den Publikumsverkehr besser an verfügbare Beratungskapazitäten sowie den Zeitbedarf der jeweiligen Anliegen anzupassen.
So entstehen besser geplante Gesprächstermine – mit weniger Stress, weniger Zeitdruck und mehr Vorbereitungssicherheit für Versicherte und Mitarbeitende
