Versorgung verbinden.
Abläufe orchestrieren.
Die POLAVIS Krankenhaus-Orchestrierungsplattform verbindet Menschen, Prozesse und bestehende IT-Systeme. Sie unterstützt Teams dabei, Versorgungspfade und Ressourcen über Bereichsgrenzen hinweg zu koordinieren.
Was ist eine Krankenhaus-Orchestrierungsplattform?
Eine Krankenhaus-Orchestrierungsplattform (KOP) ist eine digitale Steuerungsebene, die Menschen, Prozesse, Daten und bestehende IT-Systeme im Krankenhaus miteinander verbindet. Sie erkennt Ereignisse entlang des Versorgungspfads, führt relevante Informationen zusammen und stößt daraus systemübergreifend die jeweils nächsten Schritte an. So werden Versorgung, Ressourcen und Abläufe über Abteilungs-, Standort- und Systemgrenzen hinweg koordiniert. Dabei geht die KOP über die Datenorchestrierung hinaus und bezieht auch Menschen, Ressourcen und nächste Schritte im Versorgungspfad ein.
Das kennen Sie
Informationen liegen verteilt, Termine und Ressourcen werden separat abgestimmt. Änderungen erzeugen Rückfragen, Telefonate und zusätzliche manuelle Koordination zwischen Stationen, Abteilungen und Systemen.
Die KOP macht den gemeinsamen Versorgungspfad zum Bezugspunkt: Informationen, Prozesszustände und nächste Schritte werden bereichsübergreifend koordiniert.
Bestehende Systeme. Ein gemeinsamer Versorgungspfad.
Vorbereitung
Informationen und Dokumente bereitstellen, Anliegen strukturiert aufnehmen.
Ankunft und Aufnahme
Selbst-Check-in, Registrierung und Aufruf vor Ort unterstützen.
Behandlung
Informationen im Verlauf bereitstellen und Fallbesprechungen gemeinsam vorbereiten.
Bestehende klinische IT
Das KIS bleibt Teil der vorhandenen Systemlandschaft. Die KOP verbindet relevante Informationen und Prozesszustände.
Beteiligte und Ressourcen
Patienten, Mitarbeitende und externe Partner sowie Personal, Räume, Betten, Geräte und Material werden im gemeinsamen Versorgungspfad berücksichtigt.
Die Anbindung von Systemen und Produkten wird je Versorgungspfad im Projekt festgelegt.
Ein Versorgungspfad. Auch wenn sich etwas verändert.
Von der Kapazitätsübersicht bis zur Konfliktbearbeitung: Die Produktansichten zeigen, wie Teams Leistungen und Ressourcen im Behandlungspfad koordinieren und ihre Planung anpassen.
Kapazitätsübersicht
Behandlungspfad und Leistungen
Ressourcenzuordnung
Konfliktbearbeitung
Durchgängiger Behandlungspfad
Kapazitätsübersicht
Behandlungspfad und Leistungen
Ressourcenzuordnung
Konfliktbearbeitung
Durchgängiger Behandlungspfad
Wenn sich die Planung ändert.
Ein für eine Behandlung eingeplanter Raum steht im vorgesehenen Zeitraum nicht zur Verfügung. Personal und weitere Ressourcen sind bereits eingeplant. Ein Ersatzraum oder ein anderer Termin muss deshalb zur geplanten Behandlung und den übrigen Schritten im Behandlungspfad passen.
Den Konflikt im Ablauf erkennen.
Die KOP macht den Raumkonflikt am betroffenen Behandlungsschritt sichtbar. So lässt sich die notwendige Änderung direkt der geplanten Behandlung zuordnen.
Abhängigkeiten überblicken.
Die KOP führt den Behandlungsschritt, die zugehörigen Leistungen und die eingeplanten Ressourcen im gemeinsamen Pfad zusammen. Mitarbeitende können die Raumänderung dadurch im Zusammenhang mit Personal, Geräten und weiteren Behandlungsschritten beurteilen.
Eine passende Alternative prüfen.
Mitarbeitende prüfen verfügbare Räume zusammen mit den übrigen benötigten Ressourcen. So können sie beurteilen, ob die Behandlung im vorgesehenen Zeitfenster stattfinden kann oder die Planung weiter angepasst werden muss.
Den Pfad abgestimmt weiterführen.
Die Verantwortlichen wählen die passende Alternative und passen die Zuordnung im bestehenden Behandlungspfad an. Leistungen, Ressourcen und weitere Behandlungsschritte bleiben dabei im selben Planungszusammenhang im Blick.
Der Mehrwert der KOP: Der Raumkonflikt wird im Zusammenhang mit der gesamten Behandlung bearbeitet. Teams müssen Informationen zu Leistungen und Ressourcen weniger aus getrennten Planungen zusammentragen und können die nächsten Schritte auf einer gemeinsamen Grundlage abstimmen.
Fachliche und medizinische Entscheidungen bleiben bei den zuständigen Mitarbeitenden. Welche Informationen aus angebundenen Systemen einfließen und welche Änderungen weitergegeben werden, wird je Versorgungspfad im Projekt festgelegt.
Gemeinsam mehr erreichen.
Für Patientinnen und Patienten
Informationen, Termine und nächste Schritte greifen zu einem zusammenhängenden Behandlungsweg ineinander.
Perspektive vertiefen
Patientinnen und Patienten erleben ihre Behandlung als zusammenhängenden Weg – nicht als Folge einzelner Systeme, Abteilungen und Zuständigkeiten. Informationen, Termine und nächste Schritte greifen ineinander und sorgen für Orientierung und Verlässlichkeit entlang des gesamten Versorgungspfads.
Veränderungen im Ablauf können direkt berücksichtigt und relevante Informationen zur richtigen Zeit bereitgestellt werden. So werden Patienten aktiv einbezogen, Übergänge besser koordiniert und die Versorgung bis zur Nachsorge durchgängig begleitet.
Für Mitarbeitende
Zustände, Aufgaben und nächste Schritte werden transparent. Teams behalten den Überblick und koordinieren weniger manuell.
Perspektive vertiefen
Mitarbeitende erhalten relevante Informationen zur richtigen Zeit und müssen Abläufe weniger manuell koordinieren. Prozesszustände, Aufgaben und nächste Schritte werden transparent, während Rückfragen, Systemwechsel und Abstimmungsaufwand reduziert werden.
So entsteht mehr Sicherheit im Arbeitsalltag – und mehr Zeit für Aufgaben, bei denen persönliche und fachliche Kompetenz gefragt ist.
Für Organisation und Prozesse
Systeme, Bereiche und Ressourcen werden entlang des Versorgungspfads gemeinsam gesteuert.
Perspektive vertiefen
Krankenhausprozesse verlaufen über zahlreiche Systeme, Abteilungen und Ressourcen. Eine KOP führt Informationen und Prozesszustände zusammen, erkennt relevante Ereignisse und stößt daraus die nächsten Schritte an. So werden einzelne Abläufe zu durchgängigen, steuerbaren Versorgungspfaden.
Veränderungen können direkt in nachfolgende Prozesse einfließen, Ressourcen koordiniert und Medienbrüche reduziert werden. Das schafft Transparenz und sorgt dafür, dass Abläufe auch über System- und Bereichsgrenzen hinweg ineinandergreifen.
Von verbundenen Daten zu orchestrierter Versorgung.
Das von POLAVIS vorgeschlagene Orientierungsmodell unterscheidet fünf Entwicklungsstufen: von getrennten Anwendungen über den Datenaustausch bis zur gemeinsamen und anpassungsfähigen Steuerung von Versorgungspfaden.
Insellösungen
Anwendungen und Abläufe werden getrennt organisiert.
Stufe vertiefen
Anwendungen arbeiten getrennt. Informationen, Termine und Prozesse werden separat organisiert; die Abstimmung erfolgt überwiegend manuell.
Unterscheidungsmerkmal: Der Zusammenhang zwischen den Anwendungen wird hauptsächlich durch Menschen hergestellt.
Integration
Systeme tauschen Daten aus; Abläufe bleiben separat koordiniert.
Stufe vertiefen
Systeme tauschen Daten über Schnittstellen aus. Die Organisation des Ablaufs bleibt innerhalb der einzelnen Anwendungen.
Unterscheidungsmerkmal: Daten werden übertragen; der systemübergreifende Prozess wird weiterhin separat koordiniert.
Prozess
vernetzung Zustände und Ereignisse verbinden nachfolgende Prozessschritte.
Stufe vertiefen
Prozessschritte sind verbunden. Zustände und Ereignisse werden für nachfolgende Abläufe nutzbar.
Unterscheidungsmerkmal: Ein Prozesszustand kann einen definierten Folgeschritt in einem anderen Ablauf unterstützen oder auslösen.
Orchestrierung
Beteiligte und Ressourcen werden im gemeinsamen Versorgungspfad koordiniert.
Stufe vertiefen
Systeme, Beteiligte und Ressourcen werden entlang des Versorgungspfads gemeinsam koordiniert. Der Prozesszustand bestimmt die vorgesehenen nächsten Schritte.
Unterscheidungsmerkmal: Der gemeinsame Versorgungspfad bildet den Bezugspunkt für die Koordination.
Adaptive Orchestrierung
Änderungen führen zur Neubewertung und Anpassung nachfolgender Abläufe.
Stufe vertiefen
Bei Veränderungen werden die Auswirkungen auf abhängige Termine, Ressourcen und nachfolgende Schritte neu bewertet. Alternativen werden vorgeschlagen oder entsprechend festgelegter Regeln angestoßen.
Unterscheidungsmerkmal: Die Koordination berücksichtigt veränderte Bedingungen innerhalb des gemeinsamen Versorgungspfads.
Die Einordnung bezieht sich auf konkrete Versorgungspfade. Innerhalb eines Krankenhauses können unterschiedliche Entwicklungsstände bestehen. Die folgenden Produktzugänge übernehmen konkrete Aufgaben; ihr Einsatz allein bestimmt keinen Reifegrad.
Sechs Merkmale einer Krankenhaus-Orchestrierungsplattform
Systeme verbinden
Relevante Informationen aus bestehender IT gemeinsam nutzbar machen.
Versorgungspfade steuern
Nächste Schritte am gemeinsamen Prozesszustand ausrichten.
Auf Ereignisse reagieren
Veränderungen für die weitere Planung berücksichtigen.
Ressourcen koordinieren
Verfügbarkeiten und Anforderungen aufeinander abstimmen.
Beteiligte einbinden
Informationen und Aufgaben den beteiligten Personen zuordnen.
Grenzen überwinden
Abteilungen und Standorte im selben Versorgungspfad verbinden.
„Die Zukunft der Krankenhaus-IT liegt nicht in immer mehr Einzellösungen, sondern darin, bestehende Systeme, Prozesse und Beteiligte intelligent zusammenzuführen. Genau dafür braucht es eine neue Steuerungsebene: die Krankenhaus-Orchestrierungsplattform.“
Die Plattform verbindet.
Die Produkte übernehmen konkrete Aufgaben.
POLAVIS Patientenportal
Informationen, Dokumente und Kommunikation entlang der Patient Journey zusammenführen.
POLAVIS Aufnahmetag
Selbst-Check-in, Registrierung und Aufruf am Tag der Aufnahme unterstützen.
KI-Telefonassistent
Telefonische Anliegen strukturiert erfassen und als Vorgänge im Patientenportal vorbereiten.
Tumorboard
Interdisziplinäre Fallbesprechungen vorbereiten, durchführen und dokumentieren.
Zusammenarbeit im Klinikalltag unterstützen.
Digitale Anfragen und Wartelisten
POLAVIS unterstützt bei kbo digitale Anfragen, strukturierte Fragebögen und Wartelisten. Mitarbeitende bewerten und priorisieren die Anfragen und ordnen passende Angebote und Ressourcen zu.
Ein konkreter Einsatzbereich von Plattform und Patientenportal in der psychiatrischen Versorgung.
Use Case entdecken ↗Gemeinsam den Einstieg klären.
Wie arbeitet die KOP mit unserem bestehenden KIS zusammen?
Die KOP ergänzt die bestehende Systemlandschaft um eine gemeinsame Steuerungsebene. Welche Informationen und Prozesszustände aus dem KIS benötigt werden und wie sie bereitgestellt werden können, wird für den konkreten Versorgungspfad mit den beteiligten Teams und Systemverantwortlichen geklärt.
Welche Abläufe eignen sich für den Einstieg?
Ein abgegrenzter Versorgungspfad mit klaren Beteiligten und Übergaben ist ein sinnvoller Ausgangspunkt. Der kbo-Use-Case zeigt beispielsweise digitale Anfragen, Fragebögen und Wartelisten. Die Auswahl richtet sich nach Ihrer Ausgangslage und dem konkreten Entlastungsbedarf.
Welche Voraussetzungen brauchen Systemanbindungen?
Zunächst sind benötigte Daten, Prozesszustände, beteiligte Systeme und Verantwortlichkeiten zu bestimmen. Die technische Machbarkeit hängt von den vorhandenen Schnittstellen und deren Bereitstellung ab. Eine pauschale Anbindung aller Systeme lässt sich daraus nicht ableiten. Dabei wird auch festgelegt, welche Folgehandlungen in den angebundenen Systemen angestoßen werden und welche Statusrückmeldungen ihre Umsetzung nachvollziehbar machen.
Welche Aufgaben bleiben bei den Mitarbeitenden?
Mitarbeitende bewerten Informationen, prüfen Alternativen und treffen die fachlichen und medizinischen Entscheidungen. Die Plattform unterstützt die Koordination und stößt vorgesehene nächste Schritte auf Basis von Prozessereignissen an.
Wie läuft die gemeinsame Einführung ab?
Am Anfang stehen die Ausgangslage, Ziele und beteiligten Bereiche. Darauf folgen die Festlegung des Versorgungspfads und der Systemanbindungen, die Umsetzung und Prüfung eines abgegrenzten Einsatzbereichs sowie die Begleitung im Betrieb. Umfang und Zeitplan werden projektspezifisch vereinbart.
Wie werden Berechtigungen und Datenschutz berücksichtigt?
Welche Personen für welchen Zweck auf welche Informationen zugreifen dürfen, muss für den konkreten Einsatz geklärt werden. Rollen, Verantwortlichkeiten und Datenschutzanforderungen werden mit den zuständigen Stellen Ihrer Einrichtung abgestimmt. Die konkreten technischen und organisatorischen Maßnahmen besprechen wir im Projekt.
Lassen Sie uns über die Orchestrierung Ihrer Prozesse sprechen.
Sie möchten erfahren, wie sich bestehende Systeme, Prozesse und Beteiligte zu durchgängigen Versorgungspfaden verbinden lassen? Sprechen Sie mit uns über Ihre Anforderungen und die Möglichkeiten einer Krankenhaus-Orchestrierungsplattform.
Sie schreiben lieber direkt? info@polavis.de
Oder rufen Sie uns an: +49 30 4036845-45
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