In Rekordzeit zum digitalen Impfportal – Klinikum Fulda gemeinsam mit POLAVIS
| Kunde | Klinikum Fulda |
|---|---|
| Einrichtung | Maximalversorger in Osthessen mit mehr als 1.000 Betten |
| Lösung | Individuell zugeschnittenes digitales Impfportal auf Basis der POLAVIS Online-Plattform |
| Projektziel | Übergang der Impfungen in die Regelversorgung nach Rückbau des großen Impfzentrums des Landkreises |
| Schwerpunkte | On-Premise-Betrieb mit Daten- und Systemhoheit beim Klinikum Fulda |
| Ergebnisse | Produktivbetrieb innerhalb einer guten Woche, 24/7-Terminbuchung, kontaktlose Prozesse und mehr als 25.000 gebuchte Termine im ersten Monat |
Das Klinikum Fulda ist ein Maximalversorger in Osthessen und stellt mit mehr als 1.000 Betten, spezialisierten Sprechstunden und Ambulanzen die medizinische Versorgung für über 500.000 Menschen in der Region sicher. Jährlich behandelt das Klinikum mehr als 100.000 Patientinnen und Patienten, davon rund 40.000 stationär. Mehr als 2.800 Mitarbeitende sorgen für die Versorgung im Klinikalltag.
Die Herausforderung
Als das große Impfzentrum des Landkreises rückgebaut wurde, übernahm das Klinikum Fulda die Aufgabe, Impfungen in die Regelversorgung zu integrieren. Damit entstand kurzfristig die Herausforderung, zusätzliche Impfangebote organisatorisch abzubilden, ohne die bestehenden Versorgungsprozesse unnötig zu belasten.
Das Impfzentrum musste schnell starten, verlässlich erreichbar sein und möglichst kontaktlos funktionieren. Gleichzeitig sollten Terminbuchung, Abfrage der Voraussetzungen, Erhebung notwendiger Daten und interne Ressourcenplanung effizient in die Ablauforganisation des Klinikums integriert werden:
- zusätzliche Impfversorgung neben dem laufenden Krankenhausbetrieb
- möglichst digitale und kontaktlose Terminprozesse
- schnelle Umsetzung mit sehr kurzer Vorlaufzeit
- Daten- und Systemhoheit beim Klinikum Fulda
Die Lösung für Fulda
Das Klinikum Fulda entschied sich für ein individuell zugeschnittenes digitales Impfportal auf Basis der POLAVIS Plattform. Das Portal ermöglicht Patientinnen, Patienten und Mitarbeitenden die Anfrage und Buchung von Impfterminen und unterstützt zugleich die interne Organisation des Impfzentrums.
Die Entscheidung fiel auf POLAVIS, weil individuelle Prozesse sowie Rollen- und Rechtekonzepte mit der Online-Plattform schnell eingerichtet werden konnten.
Umsetzung in Rekordzeit
Das digitale Impfportal wurde on-premise betrieben. Damit verblieben Daten und Systemhoheit konsequent beim Klinikum Fulda. Aufgrund der kurzen Vorlaufzeit arbeiteten die Teams des Klinikums und von POLAVIS eng zusammen. Die notwendigen Vorarbeiten wurden in Rekordzeit abgeschlossen: Innerhalb einer guten Woche ging das Online-Impfportal pünktlich zum Start des Impfzentrums produktiv.
Ergebnisse und Mehrwert
Über das digitale Impfportal können Interessierte, Patientinnen, Patienten und Mitarbeitende Termine für COVID- und Grippeschutzimpfungen buchen. Die jeweiligen Voraussetzungen werden über digitale Workflows abgefragt; notwendige Daten und Anamnesefragen werden strukturiert erhoben. Die Mitarbeitenden des Impfzentrums steuern die Impfressourcen direkt über das Online-Patientenportal.
Das Impfzentrum ist rund um die Uhr erreichbar – ohne Telefonwarteschlange und ohne manuelles Datenerfassen durch Mitarbeitende. Die Akzeptanz des digitalen Impfportals ist hoch: Bereits ab dem ersten Tag wurden Termine intensiv gebucht. Täglich wurde das Portal über 200.000 Mal aufgerufen; allein im ersten Monat wurden mehr als 25.000 Termine gebucht.
Laufende Anpassungen und Verfeinerungen der Abläufe kann das Team des Impfzentrums unkompliziert selbst vornehmen. So optimiert das Klinikum die eigene Arbeit und die Patient Journey kontinuierlich weiter.
