Universitätsklinikum Würzburg baut die Nutzung des Patientenportals unter den Zuweisern erfolgreich aus

Das Universitätsklinikum Würzburg umfasst 19 Kliniken mit Hochschulambulanzen, drei selbständige Hochschulambulanzen sowie drei klinische Institute, sechs wissenschaftliche Einrichtungen und drei selbstständige Abteilungen zum Universitätsklinikum gehören. Insgesamt verfügt das Universitätsklinikum über mehr als 1.400 Betten und behandelt jährlich über 72.000 Patienten voll- und teilstationär und mehr als 263.000 Patienten ambulant.
In Würzburg geht man bereits seit langer Zeit einen konsequenten Weg in Richtung Digitalisierung der administrativen und klinischen Prozesse. Ein wesentlicher Aspekt dabei ist das Patientenportal. Die Akzeptanz des Portals seitens der Niedergelassen hat das UKW inzwischen bereits in breiter Fläche erreicht.

„Als renommierte Einrichtung mit einem großen Einzugsgebiet haben wir selbstverständlich viele Patienten und Zuweiser, die Termine benötigen. Mit steigenden Fallzahlen wurde es zunehmend schwierig, die Kliniken telefonisch zu erreichen. Um unsere Mitarbeiter zu entlasten, haben wir uns nach Alternativen umgesehen und sind so zum Patientenportal gekommen“, skizziert Lisa Baumeister aus dem Servicezentrum Medizin-Informatik (SMI) die Grundsatzentscheidung. Es ging dem Klinikum aber nicht nur um eine einfache Terminvereinbarung, vielmehr sollten auch die gesamten Prozesse drumherum optimiert werden. „Beispielsweise können Zuweiser uns nun datenschutzkonform alle Unterlagen zum Patienten über das Portal zusenden und wir prüfen, ob die Dokumente vollständig sind. Allein das erhöht bereits die Qualität der Patientenversorgung“, so Baumeister.

Das UK Würzburg vertraut auf das Patientenportal von POLAVIS, das sich im Auswahlverfahren kompetent, transparent und verbindlich gezeigt hat. Bereits 2020 begann die Pilotphase, im Jahr darauf startete der klinikumsweite Roll-out. Besonders intensiv wird das Patientenportal schon in der Kardiologie, der Endokrinologie, der internistischen Intensivstation, der Hepatologie, der Gastroenterologie, der Zahnklinik, der Pneumologie, der HNO-Klinik, der Urologie und der Neurologie genutzt.

Neue Prozesse etabliert

„In allen Phasen sind wir von unserem Partner sehr gut unterstützt worden“, betont Baumeister. „POLAVIS hatte immer ein offenes Ohr für unsere Belange und hat spezifische Anforderungen in der Regel schnell umgesetzt. All das, was POLAVIS uns zugesagt hat, hat das Unternehmen auch gehalten. Eine derart tolle Zusammenarbeit habe ich wirklich selten erlebt.“

Mittlerweile haben sich die Abläufe im Patientenportal etabliert, das in den meisten Kliniken des UK Würzburg für Zuweiser freigeschaltet ist. „Der Zuweiser durchläuft den Zuweisungsprozess für seinen Patienten und wählt einen Wunschtermin aus“, erläutert Franziska Diener, Patientenmanagerin im Team Kardiologie der Klinik für Innere Medizin I, den Prozess. Die Anfrage wird samt aller Dokumente geprüft und der Termin anschließend bestätigt. Damit ist er im Patientenportal geblockt. Über eine Schnittstelle wird der Termin auch automatisch im Terminkalender des Krankenhaus-Informationssystems (KIS) vermerkt. „Mit einem Mausklick lade ich zusätzlich alle übermittelten Unterlagen in die digitale Patientenakte hoch, sodass diese dann in der Klinik zur Verfügung stehen“, fährt Diener fort. Das vereinfacht die Planung immens, weil beispielsweise noch nötige zusätzliche Interventionen rechtzeitig koordiniert werden können. Damit ersparen die Kliniken den Patienten unnötig verlängerte Aufenthalte.

Als eine der Stärken der Lösung betrachten Baumeister und Diener ihre Flexibilität. „Wir konnten sehr detailliert festlegen, welche Angaben und Unterlagen wir von den Zuweisern je Fachrichtung benötigen, um eine reibungslose Patientenaufnahme zu gewährleisten“, so die SMI-Mitarbeiterin. In den Pilotphasen hat das Team jeweils mit ausgewählten Praxen zusammengearbeitet und gemeinsam den für beide Seiten besten Ablauf definiert.

Vorteile überzeugen Zuweiser

Dennoch mussten die Zuweiser zunächst für das Portal gewonnen werden. „Arztpraxen sind vielfach noch nicht so weit digitalisiert wie Krankenhäuser. Zudem ist der Weg über das Portal – zumindest zu Beginn – scheinbar aufwendiger, als zum Telefon zu greifen. Nachdem es sich aber eingespielt hat, erkennen auch die Niedergelassenen die Vorteile für sich“, so Diener. Ein Beispiel: Das UK Würzburg hat extra seine Arztbriefschreibung umgestellt, so dass der vorläufige Entlassbrief bereits unmittelbar nach der Entlassung des Patienten im Portal abrufbar ist.

Zeiteinsparungen und Verbesserung der Qualität

Eine massive Zeiteinsparung durch entfallende Telefonate ist der Hauptnutzen für die Anwender in den Kliniken. Damit verbindet Franziska Diener auch die Möglichkeit, angenehmer und strukturierter zu arbeiten: „Telefonate laufen auf und reißen einen aus seiner Tätigkeit. Heute schaue ich dreimal täglich zu festen Zeiten ins Portal und arbeite dann nach und nach die Terminanfragen ab. Ansonsten kann ich mich gezielt um andere Dinge kümmern.“ Dazu gehört unter anderem die Erstellung neuer Verfahrensbeschreibungen, die beispielsweise festlegen, für welche Diagnose welche Untersuchungen zwingend angemeldet werden müssen.

Das Portal hat aber auch zu Qualitätsverbesserungen geführt, die sich direkt auf die Patientenversorgung auswirken. Das erläutert die Patientenmanagerin an einem konkreten Beispiel: „Früher kam es nicht selten vor, dass ein Patient seinen Arztbrief erst zur Aufnahme mitgebracht hat. Erst da haben wir gesehen, dass die Ärzte für die Diagnostik noch weitere Untersuchungen machen müssen, etwa einen Lungenfunktionstest, ein Herz-Ultraschall oder eine Computertomografie. Das konnten wir dann in der Regel nicht einfach dazubuchen. Also mussten wir den Patienten wieder nach Hause schicken und einen neuen Termin vereinbaren. Das war für beide Seiten sehr unschön.“

Auch die Patienten der internistischen Intensivstation profitieren vom Patientenportal. Ein Notfall kann sofort aus einem anderen Krankenhaus verlegt werden, seine Unterlagen wandern dann über das Portal ins Universitätsklinikum Würzburg. Die sind da, bevor der Patient eintrifft. So kann sich der diensthabende Arzt bereits bestens auf den Notfall vorbereiten und ihn noch effizienter versorgen.