Das Universitätsklinikum Würzburg umfasst 19 Kliniken mit Hochschulambulanzen, drei selbstständige Hochschulambulanzen sowie drei klinische Institute, sechs wissenschaftliche Einrichtungen und drei selbstständige Abteilungen. Insgesamt verfügt das Universitätsklinikum über mehr als 1.400 Betten und behandelt jährlich über 72.000 Patienten voll- und teilstationär und mehr als 263.000 Patienten ambulant.

In Würzburg geht man bereits seit langer Zeit einen konsequenten Weg in Richtung Digitalisierung der administrativen und klinischen Prozesse. Ein wesentlicher Aspekt dabei ist das Patientenportal. Die Akzeptanz des Portals seitens der Niedergelassenen hat das UKW inzwischen bereits in breiter Fläche erreicht.

Als Einrichtung mit großem Einzugsgebiet hat das Universitätsklinikum Würzburg eine hohe Zahl an Patienten und Zuweisern, die Termine benötigen. Mit steigenden Fallzahlen wurde es zunehmend schwieriger, die Kliniken telefonisch zu erreichen. Gleichzeitig sollten nicht nur Termine vereinbart, sondern auch die Prozesse rund um Unterlagen, Prüfung und Vorbereitung verbessert werden.

Lisa Baumeister aus dem Servicezentrum Medizin-Informatik beschreibt die Ausgangslage so: „Als renommierte Einrichtung mit einem großen Einzugsgebiet haben wir selbstverständlich viele Patienten und Zuweiser, die Termine benötigen. Mit steigenden Fallzahlen wurde es zunehmend schwierig, die Kliniken telefonisch zu erreichen. Um unsere Mitarbeiter zu entlasten, haben wir uns nach Alternativen umgesehen und sind so zum Patientenportal gekommen.“

Das Universitätsklinikum Würzburg entschied sich für das POLAVIS Patientenportal, weil POLAVIS im Auswahlverfahren kompetent, transparent und verbindlich überzeugte.

Bereits 2020 begann die Pilotphase, im Jahr darauf startete der klinikumsweite Roll-out. Besonders intensiv wird das Patientenportal heute unter anderem in der Kardiologie, der Endokrinologie, der internistischen Intensivstation, der Hepatologie, der Gastroenterologie, der Zahnklinik, der Pneumologie, der HNO-Klinik, der Urologie und der Neurologie genutzt.

Die Einführung wurde gemeinsam mit POLAVIS Schritt für Schritt umgesetzt. In allen Phasen fühlte sich das Projektteam des UKW gut unterstützt. Lisa Baumeister betont: „POLAVIS hatte immer ein offenes Ohr für unsere Belange und hat spezifische Anforderungen in der Regel schnell umgesetzt. All das, was POLAVIS uns zugesagt hat, hat das Unternehmen auch gehalten. Eine derart tolle Zusammenarbeit habe ich wirklich selten erlebt.“

Mittlerweile haben sich die Abläufe im Patientenportal etabliert. In den meisten Kliniken des UK Würzburg ist das Portal für Zuweiser freigeschaltet. Der Zuweiser durchläuft den Zuweisungsprozess für seinen Patienten, wählt einen Wunschtermin aus und übermittelt die relevanten Dokumente direkt über das Portal. Die Anfrage wird geprüft und der Termin anschließend bestätigt.

Über eine Schnittstelle wird der Termin automatisch im Terminkalender des Krankenhaus-Informationssystems vermerkt. Zusätzlich können die übermittelten Unterlagen mit einem Mausklick in die digitale Patientenakte hochgeladen werden. Damit stehen sie in der Klinik frühzeitig zur Verfügung und erleichtern die Planung weiterer Untersuchungen oder Interventionen.

Eine Stärke der Lösung liegt in ihrer Flexibilität. Das UKW konnte detailliert festlegen, welche Angaben und Unterlagen von Zuweisern je Fachrichtung benötigt werden, um eine reibungslose Patientenaufnahme zu gewährleisten. In den Pilotphasen arbeitete das Team mit ausgewählten Praxen zusammen und definierte gemeinsam den jeweils besten Ablauf.

Die Zuweiser mussten zunächst für das Portal gewonnen werden. Viele Arztpraxen sind weniger stark digitalisiert als Krankenhäuser, und der Weg über ein Portal wirkt zu Beginn aufwendiger als ein Telefonat. Sobald sich der Prozess eingespielt hat, erkennen jedoch auch niedergelassene Praxen die Vorteile.

Ein Beispiel ist die umgestellte Arztbriefschreibung am UKW: Der vorläufige Entlassbrief ist unmittelbar nach der Entlassung des Patienten im Portal abrufbar.

Die wichtigsten Mehrwerte zeigen sich in den klinischen Arbeitsabläufen und in der Patientenversorgung:

• deutlich weniger telefonische Rückfragen und dadurch spürbare Zeiteinsparungen für Klinikteams
• strukturierteres Arbeiten durch gebündelte Bearbeitung von Terminanfragen im Portal
• frühzeitig verfügbare Unterlagen und damit bessere Vorbereitung von Untersuchungen
• verbesserte Qualität der Patientenversorgung, weil notwendige Diagnostik früher erkannt und koordiniert werden kann
• schnellere Vorbereitung von Notfallverlegungen, da Unterlagen vor dem Eintreffen des Patienten digital verfügbar sind
• höhere Prozesssicherheit durch fachrichtungsspezifische Anforderungen und Verfahrensbeschreibungen

Das Portal verbessert nicht nur die Organisation, sondern wirkt sich direkt auf die Versorgung aus. Früher kam es vor, dass wichtige Arztbriefe oder Befunde erst bei der Aufnahme vorlagen und notwendige Untersuchungen deshalb nicht rechtzeitig geplant werden konnten. Heute sind relevante Unterlagen früher verfügbar, sodass Klinikteams Diagnostik und Behandlung besser vorbereiten können.

Auch bei Verlegungen auf die internistische Intensivstation kann das Portal unterstützen: Unterlagen aus einem anderen Krankenhaus erreichen das UKW digital, bevor der Patient eintrifft. Der diensthabende Arzt kann sich dadurch frühzeitig auf den Notfall vorbereiten.