IKK BB – sichere Online-Terminbuchung
Die IKK BB ist die Innungskrankenkasse für Brandenburg und Berlin. Rund 550 Mitarbeiter*innen betreuen derzeit an 16 Servicestellen 234.000 Versicherte und fast 41.000 Betriebe im Land Brandenburg und in der Hauptstadt Berlin. Die IKK BB bietet alle gesetzlichen Gesundheitsleistungen und viele freiwillige Extraleistungen über den gesetzlichen Katalog hinaus.
Mit digitalen Angeboten wie der Internet-Geschäftsstelle MEINE IKK BB können Versicherte viele Anliegen direkt online erledigen. Als Reaktion auf die Restriktionen der Corona-Pandemie hat sich die IKK BB frühzeitig mit den langfristigen Auswirkungen und Anforderungen auseinandergesetzt, insbesondere im Bezug auf den Publikumsverkehr und persönliche Gesprächstermine.
Voraussetzung für die Terminbuchung:
Daten müssen On-Premise bleiben
Nach einer Marktrecherche entschied sich die IKK BB für POLAVIS als zentrale Plattform für die Online-Buchung von Gesprächsterminen in den Geschäftsstellen, da POLAVIS als einziger Anbieter eine vollständige On-Premise Installation und Datenhaltung für Terminbuchungen bietet. Aufgrund der behördlichen Auflagen zum Umgang mit Sozialdaten ist das Thema Datenschutz und IT-Sicherheit für die IKK BB besonders wichtig. Die POLAVIS Plattform wird nach den hohen GKV-Standards im eigenen zertifizierten Rechenzentrum der GKV Service Center GmbH betrieben.
Das Terminportal ist in die Website der IKK BB integriert und die Versicherten und Interessenten können für einen Gesprächstermin online die gewünschte IKK BB-Geschäftsstelle und Wunschdatum auswählen. Nach Verfügbarkeit werden verbindliche Termine angezeigt, die zur voraussichtlichen Beratungsdauer passen; dazu können direkt verschiedene Gesprächsthemen ausgewählt werden. Zur Vorbereitung des Termins können zusätzlich relevante Daten und Dokumente ausgetauscht werden. Natürlich können Gesprächstermine auch weiterhin telefonisch vereinbart werden, in diesem Fall buchen die Mitarbeiter den Termin direkt über das interne Mitarbeiter-Portal.
Termin-Portal zur Steuerung des Publikumsverkehrs
Um Versicherte und Mitarbeitende vor den Risiken einer COVID 19-Ansteckung zu schützen, ist der Besuch der Geschäftsräume nur nach vorheriger Terminbuchung möglich. Daher hat die Online-Terminbuchung für die IKK BB besonders wichtig. No-Shows werden durch automatisierte Erinnerungen vermieden, und auch die Mitarbeitenden haben jederzeit einen aktuellen Online-Status über Terminbuchungen und können sich entsprechend vorbereiten.
Unabhängig vom Infektionsgeschehen ist die weitere Digitalisierung der Interaktion mit den Versicherten im New Normal ein strategisches Anliegen der IKK BB. Denn über die Online-Terminbuchungen werden die Wartezeiten für die Versicherten in den Geschäftsstellen verkürzt, und der Publikumsverkehr kann besser auf die verfügbaren Kapazitäten an Mitarbeitenden und den Zeitbedarf für das relevante Anliegen je Gesprächstermin ausgerichtet werden. Gesprächstermine finden gut geplant und für alle Beteiligten mit weniger Stress und Zeitdruck statt.
