Das Universitätsklinikum Mannheim digitalisiert die Betreuung internationaler Patienten
Internationale Patientenprozesse sind für Krankenhäuser organisatorisch anspruchsvoll: Anfragen, medizinische Unterlagen, Abstimmungen, Kostenfragen und Behandlungsplanung müssen über Länder-, Sprach- und Systemgrenzen hinweg koordiniert werden. Das Universitätsklinikum Mannheim hat dafür ein International Patient Office aufgebaut und mit dem POLAVIS Patientenportal eine digitale Struktur geschaffen, die Kommunikation, Dokumente und Workflows an einem zentralen Ort bündelt.
| Kunde | Universitätsklinikum Mannheim |
|---|---|
| Einrichtung | International Patient Office (IPO) |
| Lösung | POLAVIS Patientenportal mit spezieller Konfiguration für ein International Patient Office |
| Projektziel | Reduktion des Kommunikationsaufwands, mehr Zeit für Patientenbetreuung und bessere Orientierung für internationale Patienten |
| Schwerpunkte | digitale Anmeldung, Dokumentenupload, Workflows, Behandlungsplanung, Videosprechstunde, Patientenkommunikation |
| Ergebnisse | gebündelte Kommunikation, zentrale Datendrehscheibe, weniger Abstimmungsaufwand, höhere Prozessqualität, mehr Zeit für Betreuung |
Die Ausgangssituation
Behandlung und Versorgung internationaler Patienten stellen Krankenhäuser vor zahlreiche Herausforderungen. Das Universitätsklinikum Mannheim (UMM) hat sich auf diese Situation eingestellt und 2020 ein International Patient Office etabliert.
Ein International Patient Office bündelt organisatorisch komplexe Abläufe: internationale Anfragen, medizinische Unterlagen, Kommunikation mit Patientinnen und Patienten, interne Abstimmungen sowie die Planung von Behandlungen.
Die Herausforderung des Datenwildwuchs erfolgreich kanalisieren
Vor der IPO-Gründung und vor Einführung der Portallösung erreichten das UMM im internationalen Kontext überwiegend E-Mails. Dazu kamen E-Mail-Anhänge wie fotografierte MRT-Bilder, handschriftliche Arztbefunde, Medikationspläne oder unspezifische Anfragen ohne weitere Informationen.
Für das IPO bedeutete das einen hohen Aufwand in der Sichtung, Zuordnung und Weiterleitung von Informationen. Gleichzeitig mussten medizinische Fachabteilungen, Patientenmanagement und Patientinnen und Patienten jederzeit auf einem gemeinsamen Informationsstand sein.
Das POLAVIS Patientenportal für das International Patient Office
Nach Bedarfsanalyse und Risikoabschätzung führte das UMM das POLAVIS Patientenportal als Lösung mit spezieller Konfiguration für ein International Patient Office ein.
Die Anmeldung der Patienten wurde damit komplett digitalisiert. Eingereichte Patientendaten und Unterlagen können intern allen an der Behandlung Beteiligten zugänglich gemacht werden. Workflows steuern Prüfung, Behandlungsplanung und Durchführung nachvollziehbar über Abteilungen hinweg. Dadurch reduziert sich die Abstimmung über E-Mail und Telefon deutlich.
Digitaler Prozess für internationale Patienten
Neu strukturieren: Im Portal erfolgen Registrierung und Übernahme der Bearbeitungskosten. Anschließend können Patientinnen und Patienten Leistungen anfragen – etwa einen stationären Aufenthalt, eine Zweitmeinung oder eine Videosprechstunde.
Mit der Anmeldung müssen Patienten alle notwendigen Unterlagen übermitteln: Stammdaten, Befunde, Arztbriefe oder Voraufnahmen.
Erst wenn alles hochgeladen wurde, kann der Vorgang fortgesetzt werden.
Die Ergebnisse sind gut ablesbar
Im IPO des Universitätsklinikums Mannheim ist deutlich geworden, wie viele Ressourcen sich durch die Portallösung einsparen lassen.
Allen voran Zeit in der Kommunikation und der Koordination der verschiedenen Beteiligten.
Vorgangsbezogene Nachrichten und Dokumente werden zentral gespeichert. IPO-Mitarbeitende und Ärztinnen und Ärzte können den Status eines Vorgangs jederzeit nachvollziehen – auch wenn Anfragen über mehrere Wochen laufen und verschiedene Personen beteiligt sind.
Die gewonnene Zeit wird in Prozessqualität und die Patientenbetreuung investiert. Gerade für internationale Patienten, die häufig weit entfernt von ihrer Heimat, ohne Familie und mit sprachlichen Hürden behandelt werden, zahlen gute digitale Angebote auf Orientierung, Wohlbefinden und Therapieerfolg ein.
- Kommunikation kanalisiert: Internationale Patienten werden über das Portal geführt.
- Dokumente zentral verfügbar: Befunde, Arztbriefe und Voraufnahmen liegen strukturiert im Vorgang.
- Workflows nachvollziehbar: Prüfung, Behandlungsplanung und Durchführung werden digital koordiniert.
- Videosprechstunde integriert: Vorbereitende Gespräche können ohne Reiseaufwand stattfinden.
- Mehr Zeit für Betreuung: Ressourcen werden von Abstimmung in Patientenbetreuung verlagert.
