Übergreifendes Verweildauermanagement mit Patientenportalen

„Es bestand eine Diskrepanz zwischen dem Streben nach Digitalisierung und der Verbesserung der Prozesse im Krankenhaus einerseits und den dafür verfügbaren Methoden und technischen Lösungen andererseits. Um diese Lücke zu schließen, haben wir zwei Kompetenzen vereint: umfangreiches Krankenhaus- und Prozess-Wissen mit tiefem technischem Know-how“, beschreibt Dr. Manuel Iserloh, Geschäftsführer POLAVIS, den Ausgangspunkt der inzwischen zehnjährigen Erfolgsgeschichte des Unternehmens. „Das Krankenhauszukunftsgesetz (KHZG) war sicherlich ein Beschleuniger, ein grundlegender Transformationsprozess hatte aber schon zuvor begonnen – die Formulierung des Gesetzes und die Finanzierung seitens des Gesetzgebers waren von langer Hand geplant – und setzt sich mit der Krankenhausreform und dem Transformationsfonds jetzt weiter fort.“

Die Sicherung der Zukunftsfähigkeit der stationären Versorgung durch Förderung der Digitalisierung und Modernisierung von Krankenhäusern waren die erklärten KHZG-Zielsetzungen. Die Vernetzung des Gesundheitswesens sollte verbessert und Prozesse sollten verschlankt werden, um eine hochwertige Patientenversorgung zu gewährleisten. Der Gesetzgeber knüpft mit dem Krankenhausversorgungsverbesserungsgesetz (KHVVG) nun daran an und stellt über den Transformationsfonds im jährlichen Turnus langfristig Fördermittel zur Verfügung, um die Behandlungsqualität zu verbessern, die flächendeckende medizinische Versorgung sicherzustellen, die Effizienz in der Krankenhausversorgung zu steigern und allgemein Bürokratie zu reduzieren. Die Digitalisierung der Prozesse im Gesundheitswesen wird weiter vorangetrieben.

„Wir wollen durch unsere Transformationserfahrung und die Entwicklung vernetzter digitaler Lösungen für Krankenhäuser weiterhin einen spürbaren Beitrag leisten. Der Transformationsfonds fordert und fördert den Ausbau übergreifend vernetzter Strukturen und die inzwischen vielfach produktiv eingesetzten Patientenportale sind bereit für diese Evolution. Patientenströme müssen über Sektorgrenzen hinweg sicher geleitet werden – und das ist schon innerhalb der Hausgrenzen eine echte Herausforderung. Die Verweildauer der Patienten muss ebenfalls sektorübergreifend planbar werden. Auch hier beginnt die Herausforderung bereits innerhalb der eigenen Organisation. Mit dem Patientenportal ist die ideale Plattform einer digitalen Unterstützung sektorübergreifender Prozesse und Strukturen bereits vorhanden. Nun gilt es, die Portale entsprechend auszubauen.“

Patientenportale reduzieren den Kommunikationsaufwand, beschleunigen den Austausch von Informationen und verbessern die Versorgungsqualität. Ein digitales Aufnahmemanagement bindet Patientinnen und Patienten bereits im Vorfeld ein, das digitale Behandlungsmanagement leistet das während des Krankenhausaufenthalts und unterstützt und entlastet Patientinnen und Patienten dadurch. Ebenfalls entlastet werden die Mitarbeitenden in der Organisation der administrativen sowie der stationären Aufnahme und im bislang noch sehr zeitintensiven Entlassungs- und Überleitungsmanagement zu nachgelagerten Leistungserbringern.

Das Thema Verweildauermanagement begleitet Gesundheitseinrichtungen bereits seit Jahrzehnten. Auch diese Prozessketten umfassen die gesamte Patientenreise von der Aufnahme ins Krankenhaus bis hin zum Entlassmanagement. Es geht dabei um Effizienzen in Abläufen der medizinischen, organisatorischen wie auch wirtschaftlichen Fallsteuerung – mit dem Blick auf die bestmögliche Ergebnisqualität – sowie um die Optimierung der Ressourcenauslastung auf Ebene des jeweiligen Krankenhauses. In der Praxis bedeutet das eine vorrausschauende Planung und interdisziplinäre Zusammenarbeit, aber auch den Rückgriff auf geeignete digitale Lösungen und hinreichende Daten, um die Verweildauer vorherzusagen und die Planung zu unterstützen.

„Die etablierten Patientenportale mussten zunächst sehr konkrete Kriterienkataloge abdecken, dennoch sind unterschiedliche Ausgangspunkte und Visionen der Anbieter in der Ausgestaltung spürbar. Es besteht Einvernehmen darüber, dass Patientenportale mehr können als bislang gefordert. Krankenhäuser haben mit ihnen ein vielseitiges, flexibles Instrument der Interaktion und Steuerung eingeführt“, greift Dr. Iserloh auf seine Erfahrungen zurück. „Aufgrund der Kongruenzen bietet sich das Patientenportal an, auch Aufgabenstellungen des Verweildauermanagements zu lösen. Portale weisen meisterhafte Schnittstellenfähigkeiten auf, wenn es um die Anbindung an relevante Informationsquellen und Beteiligte geht. Und die besten Portale sind bereits ertüchtigt, neben Kommunikations- auch Steuerungsfunktionen auf Basis intelligent verwalteter Daten zu übernehmen.“

Effizientes Verweildauermanagement basiert auf Transparenz über Patienten, Behandlungen und Ressourcen. Für eine belastbare Vorausplanung müssen planbare Patienten ohne Überraschungen durchlaufen und Notfälle angemessen berücksichtigt werden. Dafür sind Behandlungspfade übergreifend sauber zu definieren und Prozessfortschritte kontinuierlich zu dokumentieren. Oft fehlen aber entsprechende Lösungen, die tatsächlich alle Schritte des Behandlungsprozesses abbilden, die Akteure verbinden und Abweichungen bereichsübergreifend sichtbar machen. Patientenportale ändern das: Sie bauen Kommunikationsbrücken und sorgen für Stabilität und Transparenz in der gesamten Versorgungskette. Als integrative Digitalplattform übernehmen die Portale eine neue Rolle, verknüpfen Prozesse und Primärsysteme mit externen Partnern, Zuweisern und Patienten. Die Grenzen der KIS sind hierbei deutlich spürbar, denn sie bleiben hinter den Anforderungen einer dynamischen Steuerung zurück. Patientenportale ermöglichen dagegen einen Blick auf den Gesamtprozess – in Echtzeit.

„Die Maßgaben des Verweildauermanagements können mit Funktionalitäten eines entsprechend ausgebauten Patientenportals erreicht werden. Unter seiner Regie greifen die bestehenden Systeme planvoll ineinander. Wesentlicher Baustein dieser Weiterentwicklung sind Behandlungspfade: Unsere Portallösung der neuesten Generation kann Behandlungseinheiten definieren und daraus Vorlagen für Behandlungspfade erzeugen, die sich anpassen und Patienten zuordnen lassen. Allen Beteiligten ist dadurch ersichtlich, an welchem Punkt des Behandlungspfads sich Betroffene gerade befinden, welche Schritte als nächstes anstehen und wo und warum eventuelle Verzögerungen oder Abweichungen auftreten können. Kliniken lernen daraus und erhalten Klarheit über Ursachen und Auswirkungen der Abweichungen vom vorgesehenen Behandlungsprozess“, skizziert Manuel Iserloh die Vorteile des POLAVIS Patientenportals. „Abläufe können angepasst, die Verweildauern aktiv gesteuert werden. Es entsteht Planbarkeit – ähnlich wie in industriellen Produktionsprozessen mit klar definierten Ressourcen, Zeitfenstern und Abhängigkeiten.“

In der Industrie sind schlanke, perfekt geplante Prozesse, die Stillstand vermeiden und den Durchsatz maximieren, seit Jahren Standard. Im klinischen Kontext sind die Herausforderungen ähnlich, nur ungleich komplexer: Räume, Geräte sowie ärztliches, pflegerisches und administratives Personal gilt es zu koordinieren, hinzu kommen Notfälle, Verschiebungen und individuelle Patientenbedürfnisse. Ein auf Behandlungspfaden basierendes Verweildauermanagement macht diese Komplexität beherrschbar. „Findet die Patientenversorgung künftig vermehrt entlang von Versorgungsstrukturen statt, wird noch mehr Bedarf an klinikübergreifenden Plattformen bestehen – Patientenportale sind genau für diese Vernetzung konzipiert. Sie sorgen für die Relevanz von Informationen, filtern und übertragen gezielt an jeweils zuständige Einrichtungen. Sie werden zukünftig die operative Schaltstelle eines sektorübergreifenden, gemeinsamen Verweildauermanagements sein“, erwartet Dr. Iserloh.