kbo Kliniken – zentraler digitaler Zugang zu psychiatrischer Behandlung
Mit der POLAVIS Plattform schaffen die kbo Kliniken des Bezirks Oberbayern einen zentralen digitalen Zugang für Terminanfragen, Aufnahmeprozesse und Wartelistenmanagement in der psychiatrischen Versorgung. Patienten werden strukturiert durch den Anfrage- und Onboarding-Prozess geführt, während Mitarbeitende alle relevanten Informationen für Triage, Terminvergabe und Behandlungsplanung digital an einem Ort erhalten.
| Kunde | kbo Kliniken des Bezirks Oberbayern |
|---|---|
| Einrichtung | Führender regionaler Versorger für Psychiatrie, Psychotherapie, Psychosomatik, Neurologie und Sozialpädiatrie in Oberbayern |
| Lösung | POLAVIS Plattform und POLAVIS Patientenportal |
| Projektziel | Zentraler digitaler Zugang zu Behandlung, Terminierung, Aufnahme und Wartelistenmanagement |
| Schwerpunkte | Terminanfragen, digitale Onboarding-Prozesse, dynamische Fragebögen, Triage und digitales Wartelistenmanagement |
| Ergebnisse | Verbindung strukturierter Patientenanfragen, dynamischer Fragebögen und digitalem Wartelistenmanagement zu einem zentralen Zugang zur psychiatrischen Behandlung |
Die kbo Kliniken des Bezirks Oberbayern versorgen an zahlreichen Standorten in Oberbayern jährlich rund 130.000 Patientinnen und Patienten. Als führender regionaler Versorger in den Bereichen Psychiatrie, Psychotherapie und Psychosomatik sowie Neurologie und Sozialpädiatrie stehen die kbo Kliniken vor der Aufgabe, komplexe Behandlungsanfragen sicher, effizient und patientenorientiert zu steuern.
Eine besondere Rolle spielt das Isar-Amper-Klinikum, eines der größten Fachkrankenhäuser der Region. Es sichert die Versorgung für mehr als 2,5 Millionen Menschen in und um München.
Strategische Zielsetzung
Die kbo Kliniken haben die Ausweitung der Digitalisierung und den Aufbau einer zentralen Online-Plattform für ihre Einrichtungen als strategisches Ziel definiert. Mit der POLAVIS Plattform werden Vorgänge rund um Kontaktaufnahme, Terminanfrage, Terminierung und Aufnahme digital abgebildet.
Gestartet wurde das Projekt 2020 im Autismus Kompetenzzentrum Oberbayern (autkom). Anschließend folgte die Umsetzung am Isar-Amper-Klinikum.
Herausforderung: individuelle Informationsbedarfe
In der psychiatrischen Versorgung ist der Informationsbedarf besonders individuell. Interessenten sowie Patientinnen und Patienten mit Ein- oder Überweisung müssen vor einer Aufnahme triagiert und dem passenden Behandlungsangebot zugeordnet werden. Dafür werden bereits mit der Anfrage umfangreiche Informationen benötigt: Vorgeschichte, Anamnese, Vitaldaten sowie je nach Situation Angaben zum persönlichen Umfeld und zur Lebenssituation.
Vor der Digitalisierung waren diese Prozesse für alle Beteiligten aufwendig: Formulare wurden ausgefüllt und per Post versendet, Rückfragen erfolgten telefonisch, und übermittelte oder persönlich erhobene Daten mussten erneut händisch in Kliniksystemen erfasst werden.
Lösung: geführter digitaler Anfrage- und Onboarding-Prozess
Gemeinsam mit dem kbo-Team erhob POLAVIS die Detailprozesse auf Arbeitsebene, modellierte digital optimierte Abläufe und setzte diese über das Plattform-Customizing zügig um. Je nach Anliegen werden Patientinnen und Patienten heute durch einen individuellen Workflow geführt – von der Anfrage bis zum weiteren Onboarding.
Der intelligente Fragebogengenerator stellt jeweils die relevanten Formulare bereit und reagiert dynamisch auf Eingaben, zum Beispiel auf Schlüsselwörter in Freitextantworten oder auf definierte Schwellenwerte bei Vitalparametern.
Dadurch bleibt der Prozess für Patientinnen und Patienten so einfach wie möglich. Gleichzeitig erhalten die Mitarbeitenden die Informationen, die sie für Terminvergabe, Triage und Behandlungsplanung benötigen.
Digitales Wartelistenmanagement
In der psychiatrischen Versorgung sind Behandlungskapazitäten deutschlandweit begrenzt – insbesondere in hoch spezialisierten Leistungsbereichen. Deshalb geht es bei kbo nicht nur um Online-Terminbuchung für Standardvorgänge. Viele Patientinnen und Patienten stellen zunächst digitale Terminanfragen, die intern bewertet, priorisiert und anschließend in die passende Behandlung eingeplant werden.
Das zuvor weitgehend manuelle und papierbasierte Wartelistenmanagement wird nun digital im POLAVIS Patientenportal unterstützt.
Mitarbeitende der Fachbereiche können Patientinnen und Patienten digital den passenden Sektionen, Ressourcen sowie zuständigen Ärztinnen, Ärzten oder Therapeutinnen und Therapeuten zuordnen.
Ergebnisse und Mehrwerte
Durch die digitale Abbildung von Online-Terminbuchungen, Terminanfragen und Wartelistenmanagement entsteht eine zentrale Plattform ohne Medienbrüche und Doppelerfassungen.
- Patientinnen und Patienten können Behandlungsanfragen digital und sicher stellen
- Mitarbeitende erhalten alle relevanten Informationen strukturiert an einem Ort
- Das Patientenmanagement behält den Überblick über Anfragen und Dringlichkeitseinstufungen
- Komplexe Einplanungen in Fachbereiche, Sektionen und Ressourcen werden digital unterstützt
- Daten- und Dokumentenaustausch erfolgen durchgängig DSGVO-konform
- Möglichst viele Patientinnen und Patienten erhalten schneller Zugang zur passenden Behandlung
Der Use Case zeigt, wie digitale Prozessoptimierung gerade in sensiblen Versorgungsbereichen einen konkreten Mehrwert schafft: Die POLAVIS Plattform verbindet strukturierte Patientenanfragen, dynamische Fragebögen und digitales Wartelistenmanagement zu einem zentralen Zugang zur psychiatrischen Behandlung.
