Ergebnisse der zwölften Krankenhauscontrolling-Studie

Der Deutsche Verein für Krankenhaus-Controlling (DVKC) e.V. führt gemeinsam mit dem Lehrstuhl für Controlling der Bergischen Universität Wuppertal und der Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft Curacon regelmäßig eine Studie zum „Controlling im deutschen Krankenhaussektor“ durch. Im Kern begleiten dabei wiederkehrende Themen wie Personalausstattung, Tätigkeitsprofile und Digitalisierung im Controlling den Wandel im deutschen Krankenhaussektor. Verantwortliche sollen auf dieser Vergleichsbasis den aktuellen Stand der eigenen Systeme und Abläufe im Controlling besser einschätzen und fundierte Entscheidungen über Handlungsfelder für deren Weiterentwicklung treffen können. Zudem kann der Entwicklungsstand des Krankenhauscontrollings auch mit dem Entwicklungsstand des Controllings in anderen Branchen verglichen werden. Ende April wurden auf dem Deutschen Krankenhaus-Controller-Tag in Düsseldorf die Ergebnisse der zwölften Erhebung vorgestellt.

Im Allgemeinen gestaltet die Digitalisierung Prozesse effizienter und eröffnet damit die Chance auf die Einsparung personeller Ressourcen. Um die tatsächliche Personalausstattung des Controllings zu beurteilen, wurde in der Studie die Anzahl der Beschäftigten im Controlling erhoben und in Relation zur Gesamtanzahl der Beschäftigten gesetzt. Zwar zeigen sich absolute Zuwächse beim kaufmännischen und medizinischen Controlling-Personal – die relative Personalausstattung bleibt aber, wohl aufgrund der strukturellen Tendenzen hin zu größeren Einrichtungen, stabil. Schon frühere Befragungen haben gezeigt, dass Skaleneffekte bei Controlling-Aufgaben den Anteil des Controlling-Personals in großen Häusern kleiner ausfallen lassen als in kleinen Häusern.

Ebenso stabil zeigen sich die Tätigkeitsprofile im Controlling der Versorger, sprich die Aufschlüsselung der Arbeitszeit nach Tätigkeiten. Die fortschreitende Digitalisierung ändert bislang wenig an der Ausgestaltung der Arbeitsroutine: Das Sammeln, Zusammenführen, Aufbereiten und Auswerten von Daten sowie das Erstellen von Berichten machen einen Großteil der Gesamtaufgabe aus und entsprechen rund zwei Dritteln der Arbeitszeit. Auf Basis der Studienergebnisse entsteht der Eindruck, dass durch die Digitalisierung insbesondere von Berichtsprozessen gewonnene Freiräume durch neue und zusätzliche Routineaufgaben gefüllt werden. Auch im Zeitverlauf, über die Erhebungen der vergangenen Jahre hinweg, zeigen sich kaum Profilverschiebungen.

Im vom Controlling verantworteten internen Berichtswesen, zentraler Bestandteil des betrieblichen Informations- und Steuerungssystems, zeigen sich im Vergleich zu den Anfangszeiträumen der Studienerhebung ebenfalls nur noch geringe Digitalisierungseffekte. Die Autoren beobachten hier eine Sättigung – ein Eindruck, der sich auch schon in der vorherigen Befragungsrunde vor zwei Jahren gewinnen ließ. Ein Grund: Gerade bei kleineren Versorgern werden weiterhin Tabellenkalkulationsprogramme ergänzend oder sogar umfassend genutzt. Der Sprung zu performanten, dedizierten Lösungen mit hohem Automatisierungsgrad ist nach wie vor nur unzureichend vollzogen.

Die Auswahl der eingesetzten Systeme bzw. der Stand der Digitalisierung haben Einfluss auf die Verfügbarkeit von Daten und den Berichtsrhythmus. Das wiederum beeinflusst, wie umfangreich und zeitnah über das Leistungsgeschehen und die wirtschaftlichen Entwicklungen (u. a. Liquidität) informiert wird. Data-Warehouse-Lösungen erhöhen besagte Datenverfügbarkeit und ermöglichen die Bereitstellung von Berichten in kürzerer Sequenz bis hin zum Datenabruf in Echtzeit. Im Vergleich sind Daten oft nur monatlich oder vierteljährlich verfügbar, wenn diese manuell in Excel verarbeitet werden.

Beim Berichtsrhythmus zeigt sich jedoch, dass unabhängig von Möglichkeiten zumeist der traditionelle Turnus eines monatlichen Berichtswesens eingehalten wird. Daten zum Leistungsgeschehen und zur Liquiditätssituation werden dagegen in kürzeren Abständen bereitgestellt werden. Entgegen der Aussage zur beobachteten Sättigung der Digitalisierungseffekte sehen die Autoren hier einen Digitalisierungsfortschritt im Sinne eines höheren Anteils an Krankenhäusern, die Daten sehr zeitnah vorhalten.

Der deutlich angespannten wirtschaftlichen Lage vieler Kliniken und Krankenhäuser entsprechend haben die Autoren der Studie in diesem Kontext einen besonderen Blick auf die Liquiditätsplanung und -steuerung geworfen. Wie viel Bedeutung Versorger dem zumessen, zeigen die Ergebnisse: Dreiviertel der Häuser sehen eine Zunahme der Bedeutung, mehr als die Hälfte sogar eine starke Zunahme.

Mehr als 40 Prozent der Gesundheitsdienstleister bauen auf Systeme mit operativer sowie langfristiger Liquiditätsbetrachtung (das Zeitraumverständnis einer kurz- und langfristigen Sicht wurde im Rahmen der Studie abgefragt, unterscheidet sich jedoch und ergibt ein unscharfes Bild von ab zwei Monaten bei kurzem bis zu fünf Jahren bei langem Horizont). Jeweils konzentrieren sich weitere 15 Prozent ausschließlich auf die langfristige respektive gut 20 Prozent auf die kurzfristig-operative Perspektive der Liquidität. Über die unterschiedlichen Ausgestaltungen hinweg ist das in Summe eine große Mehrheit der Krankenhäuser, die perspektivisch die eigene Liquidität prognostiziert. Auch in den übrigen Häusern findet zumindest im Sinne einer Darstellung der Ist-Situation im Rahmen des Berichtswesens eine Betrachtung statt.