Das Ambulante Radiologische Zentrum (ARZ) des Universitätsklinikums Mannheim ist auf anspruchsvolle, komplexe und hochfrequente Patientenuntersuchungen in Radiologie und Nuklearmedizin ausgelegt. Das UMM behandelt als Maximalversorger jährlich rund 52.000 stationäre und teilstationäre sowie 220.000 ambulante Patienten.

In diesem Umfeld müssen radiologische Untersuchungen frühzeitig vorbereitet, Patientenströme präzise gesteuert und vorhandene Ressourcen effizient genutzt werden.

Die zentrale Herausforderung bestand darin, eine hohe Zahl ambulanter Untersuchungen pro Tag mit möglichst geringen Wartezeiten zu verbinden. Anders als im stationären Bereich können ambulante Patienten nicht einfach von Station abgerufen werden. Untersuchungen müssen vorausschauend terminiert, medizinische Unterlagen frühzeitig eingeholt und offene Fragen vor der Terminvergabe geklärt werden.

Das Universitätsklinikum Mannheim führte zur Steuerung der Patientenströme für radiologische Untersuchungen den POLAVIS Aufnahme Manager ein. Der Aufnahme Manager ergänzt als zentrales Modul des POLAVIS Patientenportals das bereits etablierte POLAVIS Kommunikationsportal für Zuweisungen und die ASV-Zusammenarbeit mit niedergelassenen Ärztinnen und Ärzten.

Gemeinsam mit dem interdisziplinären Team der Radiologie aus Ärztinnen und Ärzten, Administration und IT wurde das Patientenportal in kurzer Zeit auf die neuen digitalen Abläufe ausgelegt und produktiv gesetzt.

Eine besondere Herausforderung war die technische Abstimmung zwischen RIS, KIS und PACS: Die Terminierung erfolgt im RIS, die Fallanlage im KIS und der Austausch radiologischer Bilddaten über das PACS.

Patientinnen und Patienten können über das POLAVIS Patientenportal online Terminanfragen für radiologische Untersuchungen stellen. Je nach Untersuchungstyp, etwa CT oder MRT, werden notwendige Anamnesebögen, Überweisungsscheine, Vorbefunde und Bilddaten strukturiert abgefragt.

Bilddaten werden direkt als DICOM-Dateien bereitgestellt und über das Portal in das Fremdbildarchiv des PACS übertragen.

Die Administration prüft die Anfragen, kann bei Bedarf eine ärztliche Triage starten und Rückfragen oder Nachforderungen direkt über das Portal anstoßen. Geprüfte Anfragen werden im RIS terminiert und klinische Aufträge an das KIS übergeben. Anschließend erhalten die Patienten einen Terminvorschlag zur Bestätigung sowie vorkonfigurierte Dokumente, Lagepläne, Navi-Links und Erinnerungen.

Die Akzeptanz des Patientenportals durch die Patientinnen und Patienten war sehr hoch. Die Nutzungszahlen für Anfragen, Bestätigungen und Dokumentenabrufe stiegen insbesondere in den ersten Wochen deutlich an.

Ein wichtiger Vorteil: Nicht nur von Patienten initiierte Anfragen laufen über das Portal. Auch ambulante radiologische Untersuchungen, die durch Kliniken des UMM angefordert und im RIS terminiert wurden, können bei Einwilligung automatisch in das Patientenportal übertragen werden. So können Patienten jederzeit niedrigschwellig in die digitale Kommunikation einsteigen.

• deutlich reduzierte Telefonzeit für Terminierungen und Datenerhebung
• bessere Einschätzung von Leistung und Priorität durch frühzeitig vorliegende Dokumente, Vorbefunde und Bilder
• höhere Durchführbarkeit vereinbarter Termine, weil relevante Informationen rechtzeitig bekannt sind
• Entlastung der Mitarbeitenden durch tief integrierte Prozesse
• weniger manuelle Erfassungen und geringeres Risiko von Übertragungsfehlern
• digitale Bereitstellung radiologischer Bilder und Befunde statt DVD-Versand
• weniger Materialkosten, weniger Wege und kürzere Wartezeiten für Patienten

Auch die automatisierte Bereitstellung radiologischer Bilder und Befunde wird stark genutzt. Auf Anforderung der Patienten oder durch Auslösen eines Workflows im RIS/PACS werden DICOM-Daten nicht mehr auf DVDs gebrannt, sondern direkt im Patientenportal bereitgestellt. Das spart Zeit, Material und Kosten und reduziert unnötige Wege und Wartezeiten. Auch internationale Patienten reagierten positiv auf diesen digitalen Zugang.