Ambulantes Radiologisches Zentrum des Universitätsklinikum Mannheim – Closed Loop Steuerung der Patientenströme

Das Ambulante Radiologische Zentrum (ARZ) ist ein voll auf anspruchsvolle, komplexe und hochfrequente Patientenuntersuchung in der Radiologie und Nuklearmedizin ausgelegte Einheit. Die Klinik für Radiologie und Nuklearmedizin ist an vielen interdisziplinären Zentren beteiligt und stark in der Forschung engagiert. Das Universitätsklinikum Mannheim (UMM) behandelt als Maximalversorger jährlich rund 52.000 stationäre und teilstationäre Patienten sowie 220.000 ambulante Patienten.

Digitale Abläufe zur Patientensteuerung

Die Abläufe des ARZ sind durchgängig im Hinblick auf eine optimale Patientensteuerung ausgelegt. Das Ziel ist eine hohe Anzahl von Untersuchungen pro Tag bei einer möglichst geringen Wartezeit für die Patienten unter bestmöglicher Nutzung der vorhandenen Ressourcen an Geräten und Mitarbeitern zu erreichen. Gerade im ambulanten Bereich wird die Planung und Vorbereitung der Untersuchungen dadurch erschwert, dass die Patienten vorausschauend terminiert werden müssen, da sie nicht intern von Station abgerufen werden können. Weiterhin sind in der Regel umfangreiche Klärungen im Vorfeld nötig, bevor überhaupt ein Termin vergeben werden kann.

Das Universitätsklinikum Mannheim hat zur Steuerung der Patientenströme für radiologische Untersuchungen mit den POLAVIS Aufnahme Manager eingeführt. Der Aufnahme Manager ergänzt damit als zentrales Modul des Patientenportals das bereits etablierte POLAVIS Kommunikationsportal für Zuweisungen und die ASV Zusammenarbeit mit niedergelassenen Ärzten. In enger Zusammenarbeit mit dem interdisziplinären Team der Radiologie, bestehend aus Ärzten, Administration und IT, konnte das POLAVIS Patientenportal in kurzer Zeit auf die neuen digitalen Abläufe ausgelegt und produktiv gesetzt werden. Eine besondere Herausforderung war die Terminierung im RIS, während die Fallanlage im KIS stattfindet und Bilddaten über das PACS ausgetauscht werden.

Tiefe Integration in KIS, RIS, und PACS

Patienten des UMM können über das POLAVIS Patientenportal, dass in die Infrastruktur und die Website des UMM On-premise integriert ist, Terminanfragen für radiologische Untersuchungen online stellen. Dazu werden über einen individuellen Workflow je Untersuchungstyp (z.B. CT, MRT) notwendige Anamnesebögen, der Überweisungsschein, Vorbefunde und Bilddaten abgefragt. Bilddaten werden direkt als DICOM-Dateien bereitgestellt und über das Portal in das Fremdbildarchiv des PACS übertragen. Die Administration prüft die Anfragen, leitet bei Bedarf im Portal einen Workflow zur ärztlichen Triage ein und kann über das Portal direkt mit dem Patienten Rückfragen oder Nachforderungen initiieren. Geprüfte Anfragen werden direkt im RIS terminiert und klinische Aufträge an das KIS übergeben. Die Patienten erhalten über das Portal dann einen Terminvorschlag zur Bestätigung. Im Vorfeld zum Termin werden automatisiert vorkonfigurierte Dokumente, Lageplan, Navi-Link und Erinnerungen versandt.

Auch die automatisierte Bereitstellung von radiologischen Bildern und Befunden wird stark genutzt. Auf Anforderung der Patienten oder durch Auslösen des Workflows im RIS/PACS werden DICOM-Daten nicht mehr auf DVDs gebrannt, sondern direkt im Patientenportal zum Abruf bereitgestellt. Das erspart viel Zeit bei den Mitarbeitern, Material und Kosten für Rohlinge und Brennstationen sowie unnötige Wege und Wartezeiten für die Patienten. Gerade auch von internationalen Patienten gab es positive Reaktionen.

Verdreifachung der digitalen Interaktion über das Patientenportal im Wochenrhythmus

Die Annahme des Patientenportals durch die Patienten ist extrem positiv. Die Nutzungszahlen sowohl für Anfragen als auch für Bestätigungen und Dokumentenabrufe stiegen gerade in den Anfangswochen sprunghaft. Ein wesentlicher Vorteil von POLAVIS ist hier, dass nicht nur durch den Patienten initiierte Anfragen über das Patientenportal laufen. Auch alle ambulanten radiologischen Untersuchungen, die durch die Kliniken der UMM angefordert und im RIS terminiert wurden, werden bei Einwilligung automatisch in das Portal übertragen, so dass die Patienten jederzeit niederschwellig in die digitale Kommunikation einsteigen können.

Mit Einführung des Patientenportals konnte die Telefonzeit für Terminierungen und die Erhebung der erforderlichen Daten deutlich gesenkt werden. Dadurch, dass Dokumente und Vorbefunde / Bilder zur Terminvorbereitung vorliegen, kann die notwendige Leistung und Priorität deutlich besser eingeschätzt werden. Vereinbarte Termine sind in der Regel nun immer durchführbar, da alle Informationen rechtzeitig bekannt sind, wie z.B. eine Kontrastmittelunverträglichkeit. Die auch technisch auf die UMM abgestimmten Prozesse und die tiefe Integration in KIS, RIS und PACS sorgen für eine echte Entlastung der Mitarbeiter in allen Arbeitsschritten und vermeiden manuelle Erfassungen und Übertragungsfehler.