Klinikum Chemnitz – Schnellerer Zugang zu psychiatrischer Hilfe

Das Klinikum Chemnitz (SKC) ist als Krankenhaus der Maximalversorgung und drittgrößtes Krankenhaus Deutschlands in kommunaler Trägerschaft ein Eckpfeiler in der Versorgung Sachsens. Das Unternehmen behandelt an drei Standorten rund 60.000 Patienten voll- und teilstationär sowie etwa 75.000 Patienten ambulant und wird im Rahmen der Krankenhausreform zudem als regionales Zentrum aufgebaut, um künftig überregionale Aspekte der Krankenhausversorgung in Südwestsachsen zu koordinieren. Der Versorger ist damit für die digitale Kommunikation der Kliniken in der Region verantwortlich, stimmt die Versorgungsprozesse ab und erarbeitet Pläne für Großschadenslagen.

Niederschwellige Kontaktmöglichkeit für psychiatrische Patienten

Eine wichtige Abteilung im Rollout des Patientenportals gemäß der KHZG-Vergabe war die Klinik für Psychiatrie, Psychosomatik und Psychotherapie des Kindes- und Jugendalters am Klinikum Chemnitz (KJP). Dort werden Kinder im Alter von fünf bis 18 Jahren mit immer komplexeren Störungsbildern behandelt. Einen hohen Stellenwert nimmt die fach- und sektorübergreifende Behandlung der Patienten ein.

„Wir verzeichnen etwa 600 Patienten pro Jahr im stationären und teilstationären Bereich sowie bis zu 2.500 Patienten in unserer Ambulanz. Manche Patienten wachsen durch die Stationen, angefangen auf der Kinderstation kommen sie dann später krisenhaft auf die Jugendstation. Deshalb ist eine gute Vernetzung mit den Kollegen der Pädiatrie und der Neurologie so wichtig. Auch mit den niedergelassenen Kollegen treffen wir uns regelmäßig, um die fachlichen Schnittstellen zu optimieren und noch effizienter zusammenzuarbeiten“, sagt Elisabeth Händel, Fachärztin für Kinder- und Jugendpsychiatrie/-psychotherapie sowie Oberärztin in der Psychiatrischen Institutsambulanz (PIA), im Interview mit dem Fachmagazin kma (Klinik Management Aktuell).

Für eine verbesserte Kommunikation mit Patienten und Einweisern wurde das Patientenportal den spezifischen Anforderungen entsprechend angepasst. Eine Herausforderung in der Kinder- und Jugendpsychiatrie ist, dass sich in den seltensten Fällen die Patienten selbst anmelden; das machen in der Regel die Eltern, Sorgeberechtigte, Vormunde oder ähnliche Rollen. Hier gilt es, andere Fragen zu stellen, als sie den Patienten selbst gestellt würden – das beginnt bereits bei der Frage, wer einen Termin vereinbart, in welcher Beziehung diese Person zu den angemeldeten Patienten steht und welche Konsequenzen sich infolge daraus ergeben. Auf Basis der umfänglichen Informationen können die Mitarbeitenden ableiten, ob ein Patient überhaupt ein Fall für die KJP wäre, wie akut ein Anliegen ist, und wer einen entsprechenden Termin erhält. Termine werden über das Patientenportal automatisiert versandt, müssen aber innerhalb eines Zeitfensters bestätigt werden – bleibt diese Bestätigung aus, können die Mitarbeitenden je nach Vorstellungsanliegen Kontakt aufnehmen und nachfragen.

POLAVIS Referenzen Klinikum Chemnitz

„Mit dem Patientenportal ermöglichen wir den Hilfesuchenden einen sehr niederschwelligen Weg der Kontaktaufnahme“, sagt Händel, „ohne Wartezeiten und ohne Öffnungszeiten.“ Häufig werden Termine sogar spätabends angefragt, wenn die Institutsambulanz längst geschlossen ist. „Wir merken immer wieder, dass viele Patienten hauptsächlich aufgrund des Portals zu uns kommen – denn ein Erstkontakt am Telefon kann für die Betroffenen eine große Hürde sein“, weiß die Oberärztin.

Weniger Administrationsaufwand, weniger No-shows

Früher waren drei Mitarbeiterinnen in die zeitintensive telefonische Terminvergabe der Neuanmeldungen eingebunden. Bei einer insgesamt gestiegenen Fallzahl gehen dank hoher Akzeptanz heute etwa 90 Prozent der neu angemeldeten Patienten den Weg über das Portal. Diese Akzeptanz hat sich auch bei den Mitarbeitern schnell eingestellt – ein Grund liegt in der hohen Automatisierung der Prozesse, die übergreifend zu einer deutlichen Arbeitsentlastung geführt hat. Ein anderer Vorteil ist die gewonnene Flexibilität, Terminbuchungen dann zu bearbeiten, wenn es passt – ohne dass das Telefon ständig klingelt. Auch die Zahl der No-shows, also der Patienten, die ihren vereinbarten Termin verpassen, ist seit der Einführung des Patientenportals deutlich zurückgegangen. Versendete Terminangebote müssen inzwischen durch den Anmelder zunächst innerhalb von 48 Stunden bestätigt werden, anschließend versendet das System automatisch Terminerinnerungen per Mail oder SMS.