Klinikum Chemnitz – Patientenportal erleichtert Zugang zur Kinder- und Jugendpsychiatrie
| Kunde | Klinikum Chemnitz |
|---|---|
| Einrichtung | Krankenhaus der Maximalversorgung und drittgrößtes kommunales Krankenhaus Deutschlands |
| Lösung | POLAVIS Patientenportal |
| Fachbereich | Klinik für Psychiatrie, Psychosomatik und Psychotherapie des Kindes- und Jugendalters (KJP) |
| Projektziel | Niederschwellige digitale Kontaktaufnahme, strukturierte Terminvergabe und Entlastung der Mitarbeitenden |
| Ergebnisse | Hohe Portalakzeptanz, weniger Administrationsaufwand und deutlich reduzierte No-shows |
Das Klinikum Chemnitz (SKC) ist als Krankenhaus der Maximalversorgung und drittgrößtes Krankenhaus Deutschlands in kommunaler Trägerschaft ein Eckpfeiler in der Versorgung Sachsens. Das Unternehmen behandelt an drei Standorten rund 60.000 Patienten voll- und teilstationär sowie etwa 75.000 Patienten ambulant und wird im Rahmen der Krankenhausreform zudem als regionales Zentrum aufgebaut, um künftig überregionale Aspekte der Krankenhausversorgung in Südwestsachsen zu koordinieren.
Als regionaler Versorger übernimmt das Klinikum damit eine wichtige Rolle für die digitale Kommunikation der Kliniken in der Region, die Abstimmung von Versorgungsprozessen und die Vorbereitung auf Großschadenslagen.
Niederschwelliger Zugang für junge Patientinnen und Patienten
Eine wichtige Abteilung im Rollout des Patientenportals gemäß der KHZG-Vergabe war die Klinik für Psychiatrie, Psychosomatik und Psychotherapie des Kindes- und Jugendalters am Klinikum Chemnitz (KJP). Dort werden Kinder und Jugendliche im Alter von fünf bis 18 Jahren mit zunehmend komplexen Störungsbildern behandelt.
Einen hohen Stellenwert nimmt die fach- und sektorübergreifende Behandlung der Patienten ein. Gerade in der Kinder- und Jugendpsychiatrie ist eine gute Vernetzung mit Pädiatrie, Neurologie und niedergelassenen Ärztinnen und Ärzten entscheidend.
Elisabeth Händel, Fachärztin für Kinder- und Jugendpsychiatrie/-psychotherapie sowie Oberärztin in der Psychiatrischen Institutsambulanz (PIA), beschreibt die Ausgangslage im Interview mit dem Fachmagazin kma (Klinik Management Aktuell) so: „Wir verzeichnen etwa 600 Patienten pro Jahr im stationären und teilstationären Bereich sowie bis zu 2.500 Patienten in unserer Ambulanz.“
Anmeldung erfolgt häufig über Eltern oder Sorgeberechtigte
Eine Besonderheit der Kinder- und Jugendpsychiatrie ist, dass sich die Patientinnen und Patienten in den seltensten Fällen selbst anmelden. In der Regel übernehmen Eltern, Sorgeberechtigte, Vormunde oder vergleichbare Rollen die Kontaktaufnahme.
Deshalb müssen bereits bei der Terminvereinbarung andere Informationen abgefragt werden: Wer vereinbart den Termin? In welcher Beziehung steht diese Person zum angemeldeten Kind oder Jugendlichen? Welche Konsequenzen ergeben sich daraus für die weitere Einschätzung?
Auf Basis dieser Informationen können die Mitarbeitenden besser einschätzen, ob ein Fall für die KJP geeignet ist, wie akut das Anliegen ist und welcher Termin sinnvoll vergeben werden sollte.
Angepasstes Patientenportal für digitale Kontaktaufnahme und Terminsteuerung
Für eine verbesserte Kommunikation mit Patienten, Angehörigen und Einweisern wurde das POLAVIS Patientenportal an die spezifischen Anforderungen der KJP angepasst:
- strukturierte Erfassung der Anmeldedaten durch Eltern, Sorgeberechtigte oder weitere Bezugspersonen
- digitale Einschätzung von Anliegen und Dringlichkeit durch die Mitarbeitenden
- automatisierter Versand von Terminangeboten über das Portal
- verbindliche Terminbestätigung innerhalb eines definierten Zeitfensters
- automatische Terminerinnerungen per E-Mail oder SMS
Bleibt eine Terminbestätigung aus, können die Mitarbeitenden je nach Vorstellungsanliegen Kontakt aufnehmen und nachfragen.
Hilfe ohne Wartezeiten und Öffnungszeiten
„Mit dem Patientenportal ermöglichen wir den Hilfesuchenden einen sehr niederschwelligen Weg der Kontaktaufnahme“, sagt Händel, „ohne Wartezeiten und ohne Öffnungszeiten.“
Viele Terminanfragen gehen auch spätabends ein, wenn die Institutsambulanz längst geschlossen ist. Für Betroffene kann ein Erstkontakt am Telefon eine große Hürde sein. Das Portal schafft hier einen niedrigschwelligen digitalen Zugang.
Hohe Akzeptanz und spürbare Entlastung
Früher waren drei Mitarbeiterinnen in die zeitintensive telefonische Terminvergabe der Neuanmeldungen eingebunden. Bei einer insgesamt gestiegenen Fallzahl gehen heute dank hoher Akzeptanz etwa 90 Prozent der neu angemeldeten Patienten den Weg über das Portal.
Die wichtigsten Effekte der Einführung:
- deutlich weniger telefonische Terminabstimmung
- flexiblere Bearbeitung von Terminbuchungen durch die Mitarbeitenden
- hohe Akzeptanz bei Patientinnen, Patienten und Mitarbeitenden
- automatisierte Bestätigungs- und Erinnerungsprozesse
- deutlich weniger No-shows durch verbindliche Terminbestätigung und Erinnerungen
Ein weiterer Vorteil ist die gewonnene Flexibilität: Terminbuchungen können dann bearbeitet werden, wenn es organisatorisch passt, ohne dass das Telefon ständig klingelt.
