Pius-Hospital Oldenburg – Mehrwerte gezielter Portaleinführung
Reduktion, Entlastung und Beschleunigung dank Portal
Das katholische Pius-Hospital Oldenburg (PHO) verfügt über 13 Kliniken – darunter sechs Universitätskliniken sowie diverse Institute und Fachabteilungen – sowie circa. 1.500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Als Teil der Universitätsmedizin Oldenburg setzen sich im Pius-Hospital hochspezialisierte Expertinnen und Experten mit modernster technischer Ausstattung für die medizinische und die pflegerische Betreuung der jährlich circa 76.000 Behandlungsfälle ein. Gemeinsam mit den Gesundheitspartnern der Region arbeitet das Pius-Hospital daran, Kompetenzen aufeinander abzustimmen, zu bündeln und miteinander zu vernetzen.
Mit der Einführung des digitalen Aufnahme- und Behandlungsmanagements zielt das PHO auf eine Reduktion des teilweise erheblichen Kommunikationsaufwands ab. Zudem sollen der Informationsaustausch beschleunigt und die Versorgungsqualität durch eine Reduzierung von Versorgungsbrüchen verbessert werden. Weitere Ziele für den Einsatz des digitalen Patientenportals liegen in der Entlastung und Beschleunigung administrativer Prozesse vor Ort sowie während des Behandlungsprozesses; insgesamt soll die Patientensouveränität gestärkt werden.
Umsetzung individueller Bedarfe
Begonnen wurde im Einführungsprojekt mit dem Bereich der Nuklearmedizin, da hier besondere Anforderungen in der Planung und Vorbereitung der hohen Anzahl der Patientenkontakte und der notwendigen Vorabbereitstellung von Vorbefunden und radiologischen Bildern bestehen. Seitens POLAVIS wurden erprobte Standards für digitale Pfade bereitgestellt, mit den Mitarbeitenden des PHO gegenüber bisherigen Arbeitsweisen abgeglichen und hinsichtlich einer Umsetzung auf Basis des Patientenportals optimiert. Nach erfolgreichem Abschluss von Parametrisierung und Testphase ging das Patientenportal in der Pilotabteilung in den Live-Betrieb.
Der weitere Rollout auf das Gesamthaus erfolgte in Phasen zur Erweiterung des Funktionsumfangs und der Abdeckung nach individuellem Bedarf der jeweiligen Abteilungen. POLAVIS begleitete das Team des PHO dabei durchgehend – von der Prozessüberprüfung über die Gestaltung digitaler Pfade hin zu einer optimalen Kommunikation mit Patienten und Partnern. Die Unterstützung richtet sich dabei nach den Wünschen und Anforderungen der einzelnen Fachabteilungen und wurde durch das zentrale Projektteam des PHO koordiniert.
Vorteile der durchgehenden Nutzung
Der Zugang zum Patientenportal ist über verschiedene Sektionen der PHO-Website möglich, hierfür wurden auf unterschiedlichen Ebenen der Seite entsprechende Links eingebunden. Über das Patientenportal können Zuweiser und Patienten selbst inzwischen konkrete Termine je nach Besuchsgrund anfragen oder direkt buchen. Anfragen, die bislang per Telefon, E-Mail oder Fax eingegangen sind, sind somit über das Portal abgedeckt. Alle notwendigen Daten und Informationen – Vorbefunde, Einweisungen, Überweisungen etc. – werden in das Portal hochgeladen, soweit es im Rahmen der Buchung oder der Terminvorbereitung erforderlich ist und entsprechend in der Prozesskonfiguration parametrisiert wurde. Gezielte Muss- oder Kann-Abfragen über Anmelde- oder Anamnesebögen sind möglich, so dass einerseits notwendige Voraussetzungen für eine Terminanfrage bearbeitet und erfüllt werden, andererseits eine gute Vorbereitung durch die Klinik erfolgen kann. Abschließend vergebene Termine werden automatisch nebst relevanten Unterlagen und Benachrichtigungen als zu bestätigender Terminvorschlag oder als fester Termin über das Portal an die Patienten übermittelt.
Mit dem festgeschriebenen Verfahren ist sichergestellt, dass hilfesuchende Personen in die passende Terminart/Sprechstunde gelangen und dem Klinikteam vor Untersuchungsbeginn die nötigen Informationen zur Verfügung stehen, um sich angemessen vorzubereiten und bestmöglich zu behandeln. Die automatisierte Terminerinnerung reduziert die No-show-Rate und die Anzahl kurzfristiger Absagen, da alle notwendigen Voraussetzungen einer Untersuchung bzw. Behandlung den Patienten gegenüber frühzeitig offengelegt werden.
