Das Pius-Hospital Oldenburg hat gemeinsam mit POLAVIS ein digitales Patientenportal eingeführt, um Aufnahme- und Behandlungsprozesse gezielter zu steuern. Nach dem Start in der Nuklearmedizin wurde das Portal schrittweise auf weitere Bereiche ausgeweitet. Heute unterstützt es Terminanfragen, Dokumentenuploads, Anamnesebögen, Benachrichtigungen und die strukturierte Kommunikation mit Patienten und Zuweisern.

Das katholische Pius-Hospital Oldenburg (PHO) verfügt über 13 Kliniken – darunter sechs Universitätskliniken sowie diverse Institute und Fachabteilungen – sowie ca. 1.500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Als Teil der Universitätsmedizin Oldenburg setzen sich im Pius-Hospital hochspezialisierte Expertinnen und Experten mit modernster technischer Ausstattung für die medizinische und die pflegerische Betreuung der jährlich circa 76.000 Behandlungsfälle ein.

Gemeinsam mit den Gesundheitspartnern der Region arbeitet das Pius-Hospital daran, Kompetenzen aufeinander abzustimmen, zu bündeln und miteinander zu vernetzen.

Vor der Portaleinführung war der Informationsaustausch rund um Terminanfragen, Vorbefunde und Untersuchungsvorbereitungen mit erheblichem Kommunikationsaufwand verbunden. Telefon, E-Mail und Fax spielten dabei weiterhin eine wichtige Rolle und banden personelle Ressourcen in den Fachabteilungen.

Mit der Einführung des digitalen Aufnahme- und Behandlungsmanagements zielt das PHO auf eine Reduktion des teilweise erheblichen Kommunikationsaufwands ab. Zudem sollen der Informationsaustausch beschleunigt und die Versorgungsqualität durch eine Reduzierung von Versorgungsbrüchen verbessert werden.

Weitere Ziele für den Einsatz des digitalen Patientenportals liegen in der Entlastung und Beschleunigung administrativer Prozesse vor Ort sowie während des Behandlungsprozesses; insgesamt soll die Patientensouveränität gestärkt werden.

Im Mittelpunkt standen damit vier Projektziele:

• Kommunikationsaufwand in den Fachabteilungen reduzieren
• medizinische Unterlagen frühzeitig digital verfügbar machen
• Patientinnen und Patienten gezielter durch Termin- und Aufnahmeprozesse führen
• administrative Abläufe im Krankenhaus beschleunigen und Mitarbeitende entlasten

Begonnen wurde im Einführungsprojekt mit dem Bereich der Nuklearmedizin, da hier besondere Anforderungen in der Planung und Vorbereitung der hohen Anzahl der Patientenkontakte und der notwendigen Vorabbereitstellung von Vorbefunden und radiologischen Bildern bestehen.

POLAVIS stellte erprobte Standards für digitale Pfade bereit, glich diese gemeinsam mit den Mitarbeitenden des PHO mit den bisherigen Arbeitsweisen ab und optimierte sie für die Umsetzung auf Basis des Patientenportals.

Nach erfolgreichem Abschluss von Parametrisierung und Testphase ging das Patientenportal in der Pilotabteilung in den Live-Betrieb.

Der weitere Rollout auf das Gesamthaus erfolgte in Phasen zur Erweiterung des Funktionsumfangs und der Abdeckung nach individuellem Bedarf der jeweiligen Abteilungen. POLAVIS begleitete das Team des PHO dabei durchgehend – von der Prozessüberprüfung über die Gestaltung digitaler Pfade hin zu einer optimalen Kommunikation mit Patienten und Partnern.

Die Unterstützung richtet sich dabei nach den Wünschen und Anforderungen der einzelnen Fachabteilungen und wurde durch das zentrale Projektteam des PHO koordiniert.

Der Zugang zum Patientenportal ist über verschiedene Sektionen der PHO-Website möglich, hierfür wurden auf unterschiedlichen Ebenen der Seite entsprechende Links eingebunden.

Über das Patientenportal können Zuweiser und Patienten selbst inzwischen konkrete Termine je nach Besuchsgrund anfragen oder direkt buchen. Anfragen, die bislang per Telefon, E-Mail oder Fax eingegangen sind, sind somit über das Portal abgedeckt.

Alle notwendigen Daten und Informationen – Vorbefunde, Einweisungen, Überweisungen etc. – werden in das Portal hochgeladen, soweit es im Rahmen der Buchung oder der Terminvorbereitung erforderlich ist und entsprechend in der Prozesskonfiguration parametrisiert wurde.

Gezielte Muss- oder Kann-Abfragen über Anmelde- oder Anamnesebögen sind möglich, sodass notwendige Voraussetzungen für eine Terminanfrage bearbeitet und erfüllt werden können und die Klinik zugleich besser vorbereitet ist.

Abschließend vergebene Termine werden automatisch nebst relevanten Unterlagen und Benachrichtigungen als zu bestätigender Terminvorschlag oder als fester Termin über das Portal an die Patienten übermittelt.

Mit dem festgeschriebenen Verfahren ist sichergestellt, dass hilfesuchende Personen in die passende Terminart oder Sprechstunde gelangen und dem Klinikteam vor Untersuchungsbeginn die nötigen Informationen zur Verfügung stehen, um sich angemessen vorzubereiten und bestmöglich zu behandeln.

Die automatisierte Terminerinnerung reduziert die No-show-Rate und die Anzahl kurzfristiger Absagen, da alle notwendigen Voraussetzungen einer Untersuchung bzw. Behandlung den Patienten gegenüber frühzeitig offengelegt werden.

Zusammengefasst entstehen folgende Mehrwerte:

• strukturierte digitale Terminanfragen und Terminbuchungen
• weniger Anfragen über Telefon, E-Mail und Fax
• frühzeitige Bereitstellung relevanter medizinischer Unterlagen
• bessere Vorbereitung von Untersuchungen und Behandlungen
• gezieltere Patientensteuerung in passende Terminarten und Sprechstunden
• Entlastung administrativer Prozesse in den Fachabteilungen
• reduzierte No-show-Rate durch automatisierte Terminerinnerungen