Universitätsklinikum Ulm – digitale Patientenkommunikation und strukturierte Terminprozesse mit dem POLAVIS Patientenportal
| Kunde | Universitätsklinikum Ulm |
|---|---|
| Einrichtung | Krankenhaus der Maximalversorgung mit Forschung und Lehre mit 29 Kliniken, 16 Instituten, 1.150 vollstationäre Betten, 124 tagesklinische Plätzen und ca. 50.000 stationäre sowie 300.000 ambulante Patientinnen und Patienten pro Jahr |
| Lösung | POLAVIS Patientenportal mit digitalem Patienten- und Zuweiserportal |
| Schwerpunkte | Terminvereinbarung, digitale Kommunikation, Dokumentenaustausch, KIS-Anbindung und strukturierte Patientenprozesse |
| Pilotbereiche | Allgemein- und Viszeralchirurgie, Frauenheilkunde und Geburtshilfe, Psychosomatische Medizin und Psychotherapie sowie Kinder- und Jugendmedizin |
| Ergebnisse | Weniger Telefonaufwand, bessere Informationslage und einfacherer Zugang für Patientinnen und Patienten |
Das Universitätsklinikum Ulm setzt im Rahmen seiner Digitalisierungsstrategie auf ein digitales Patienten- und Zuweiserportal. Ziel ist es, die Kommunikation zwischen Patientinnen und Patienten, Pflege, Ärztinnen und Ärzten sowie Verwaltung zu verbessern, Terminprozesse zu strukturieren und relevante Informationen frühzeitig digital verfügbar zu machen.
Als Krankenhaus der Maximalversorgung vereint das Universitätsklinikum Ulm eine hohe Zahl unterschiedlicher Kliniken, Fachbereiche, Sprechstunden und Nutzergruppen. Genau diese Vielfalt macht die strukturierte digitale Patientenkommunikation und Terminsteuerung besonders relevant.
Ziel des Projekts
Im Rahmen der Digitalisierungsprozesse im Klinikum nimmt die Einführung eines Patientenportals einen hohen Stellenwert ein.
„Fokussiert wird dadurch die Optimierung der Vernetzung zwischen Patientinnen und Patienten, dem Pflegebereich, (niedergelassenen) Ärztinnen und Ärzten sowie dem Verwaltungsbereich, um die medizinische Betreuung und Versorgung zukunftsorientiert zu gestalten“, beschreibt Sandra Hörmann, Leitung Abteilung B III 1a Patientenadministration, die Motivation für die Einführung eines Patientenportals.
Das Ziel: Patientinnen und Patienten sollen einfacher durch das umfangreiche Angebot des Universitätsklinikums geführt werden und schneller einen Termin in der passenden Klinik beziehungsweise bei der richtigen Ärztin oder dem richtigen Arzt erhalten – ohne lange Warteschleifen am Telefon.
Lösung und Umsetzung
Mit dem digitalen Patienten- und Zuweiserportal können Patientinnen und Patienten geeignete Sprechstunden auswählen, verfügbare Termine einsehen und direkt buchen. Über eine Schnittstelle werden Termine parallel im Krankenhaus-Informationssystem eingetragen, sodass Mitarbeitende Zugriff auf die benötigten Informationen erhalten.
Zusätzlich ermöglicht das Portal den Austausch von Daten und Dokumenten vor, während und nach dem Krankenhausaufenthalt. Auch Zuweisende und nachversorgende Einrichtungen werden in die digitale Kommunikation eingebunden.
- digitale Auswahl geeigneter Sprechstunden
- Online-Terminbuchung bei direkter Terminverfügbarkeit
- Anbindung an das Krankenhaus-Informationssystem
- Austausch von Daten und Dokumenten vor, während und nach der Behandlung
- Einbindung von Zuweisenden und nachversorgenden Einrichtungen
Anforderungen an das Patientenportal
Die Anforderungen: einfache Bedienung, Prozessunterstützung und Datensicherheit.
Vor der Auswahl des Patientenportals analysierte das UKU zunächst die Prozesse rund um die Terminvergabe. Im Mittelpunkt standen eine einfache Bedienung, Barrierefreiheit, hohe Anwenderfreundlichkeit, die Anbindung an das KIS sowie Datenschutz und IT-Sicherheit.
„Die Themen Datenschutz und IT-Sicherheit haben wir ganz großgeschrieben. Aus Gründen der Datenhoheit kam für uns nur eine On-Premise-Lösung in Betracht, bei der Daten lokal gespeichert werden“, fasst Hörmann die maßgeblichen Auswahlkriterien zusammen. „Vor allem, was die Kompetenz und das Verständnis der Abläufe in einem Klinikum betrifft, hat sich POLAVIS besonders hervorgehoben.“
Blaupause für den Roll-out
Die vier Pilotkliniken decken ein breites Spektrum an Sprechstunden, Terminanfragen und Nutzergruppen ab. Dadurch entsteht eine belastbare Grundlage für den späteren klinikweiten Roll-out.
Mehrwerte für Mitarbeitende, Patientinnen und Patienten
Die Mehrwerte: weniger Telefonaufwand, bessere Informationslage und einfacherer Zugang für Patientinnen und Patienten.
Für das Universitätsklinikum Ulm ist entscheidend, Mitarbeitende in der Terminvereinbarung von Telefonaten zu entlasten und gleichzeitig den Informationsfluss besser zu strukturieren. Ziel ist, dass alle benötigten Unterlagen zum richtigen Zeitpunkt vollständig an der richtigen Stelle vorliegen.
Für Patientinnen und Patienten entfällt das Ausharren in telefonischen Warteschleifen. Sie können unabhängig von Sprechstundenzeiten eine Terminanfrage stellen oder – sofern verfügbar – direkt einen Termin buchen. Auch Zuweisende oder Angehörige können stellvertretend unterstützen.
- Entlastung der Mitarbeitenden in der Terminvereinbarung
- weniger Abhängigkeit von telefonischen Warteschleifen
- strukturierter Informationszufluss für Behandlungsprozesse
- frühzeitige Verfügbarkeit relevanter Unterlagen
- niedrigere Hürde für digitale Terminanfragen
