Das Universitätsklinikum Ulm optimiert mit dem digitalen Patientenportal Prozesse

Qualitativ hochwertige Kommunikation in allen Behandlungsbereichen

Das Universitätsklinikum Ulm ist für die Region das Krankenhaus der Maximalversorgung. Es verbindet Krankenversorgung mit Forschung und Lehre – neue wissenschaftliche Ergebnisse erhalten so schneller Eingang in die Diagnostik und Therapie. In 29 Kliniken und 16 Instituten mit 1.150 vollstationären Betten und 124 tagesklinischen Plätzen werden jährlich rund 50.000 Patienten und Patientinnen stationär und etwa 300.000 ambulant behandelt. Das Universitätsklinikum Ulm bietet mit derzeit etwa 6.000 Mitarbeitenden eine umfassende Versorgung in allen medizinischen Fachrichtungen.

Im Rahmen der Digitalisierungsprozesse im Klinikum nimmt die Einführung eines Patientenportals einen hohen Stellenwert ein. „Fokussiert wird dadurch die Optimierung der Vernetzung zwischen Patientinnen und Patienten, dem Pflegebereich, (niedergelassenen) Ärztinnen und Ärzten sowie dem Verwaltungsbereich, um die medizinische Betreuung und Versorgung zukunftsorientiert zu gestalten“, beschreibt Sandra Hörmann, Leitung Abteilung B III 1a Patientenadministration, die Motivation für die Einführung eines Patientenportals. „Das digitale Patienten- und Zuweiserportal bietet durch seine drei Schwerpunkte Aufnahme-, Behandlungs- und Entlassmanagement eine erweiterte Kommunikation.“

Ziel ist es, die Patienten möglichst unkompliziert durch das umfangreiche Angebot zu führen und dafür zu sorgen, dass sie schnell einen Termin in der passenden Klinik und bei der richtigen Ärztin beziehungsweise dem richtigen Arzt bekommen – ohne viel Aufwand, ohne lange Warteschleifen am Telefon. Zudem können damit die Prozesse im Klinikum noch besser strukturiert werden. Alle Informationen zu den Behandlungen finden die Patienten auch weiterhin wie gewohnt auf der Website des UKU. Dort wählen sie die geeignete Sprechstunde aus. Ist eine direkte Terminvereinbarung möglich, werden die verfügbaren Termine über das Patientenportal angezeigt und können direkt gebucht werden. Über eine Schnittstelle werden die Termine dann parallel im Krankenhaus-Informationssystem (KIS) eingetragen, sodass die Mitarbeiter direkten Zugriff auf alle nötigen Informationen erhalten. Außerdem besteht die Möglichkeit, mit den Patienten bereits vor dem Krankenhausaufenthalt Daten und Dokumente auszutauschen, was die Arbeit enorm erleichtert. Auch die Zuweisenden sowie nachversorgende Einrichtungen werden in diese Kommunikation mit eingebunden.

Prozessunterstützung und Datensicherheit im Fokus

In die Auswahl des passenden Patientenportals hat das UKU viel Zeit investiert: Zuerst wurde eine Ist-Analyse der Prozesse rund um die Terminvergabe durchgeführt, um zu verstehen, wie Patienten mit den Kliniken in Kontakt treten. Ganz oben auf der Anforderungsliste standen dabei eine einfache Bedienung (Barrierefreiheit) sowie eine hohe Anwenderfreundlichkeit. Zudem sollte es möglich sein, Dokumente vor, während und nach der Behandlung auszutauschen und so eine fortwährende Kommunikation zwischen Klinik und Patient zu gewährleisten. Um eine doppelte Terminführung sowie die manuelle Übertragung von Dokumenten zu vermeiden, war zudem die Möglichkeit zur Anbindung an das KIS obligatorisch. „Nicht zuletzt haben wir die Themen Datenschutz und IT-Sicherheit ganz großgeschrieben. Aus Gründen der Datenhoheit kam für uns nur eine On-Premise-Lösung in Betracht, bei der Daten lokal gespeichert werden“, fasst Hörmann die maßgeblichen Auswahlkriterien zusammen.. „Vor allem, was die Kompetenz und das Verständnis der Abläufe in einem Klinikum betrifft, hat sich POLAVIS besonders hervorgehoben.“

Unser Kunde Universitätsklinikum Ulm

Pilotkliniken als Blaupause für Roll-out

Ausgewählt wurden vier Pilotkliniken am UKU – Allgemein- und Viszeralchirurgie, Frauenheilkunde und Geburtshilfe, psychosomatische Medizin und Psychotherapie sowie Kinder- und Jugendmedizin –, die von der Art der Sprechstunden und von den Terminanfragen her ein sehr breites Spektrum abbilden und die Blaupause für den klinikweiten Roll-out darstellen. „„Der Rollout ist bei der Vielzahl der Kliniken und der unterschiedlichen Nutzergruppen ein komplexer Prozess.“

Patientenportal entlastet Mitarbeitende und PatientInnen

Für das UKU ist entscheidend, dass die Kollegen in der Terminvereinbarung von Telefonaten entlastet werden und sich ihre Arbeit selbstbestimmt einteilen können. Für die Patienten entfällt das Ausharren in telefonischen Warteschleifen. Darüber hinaus ist der strukturiertere Informationszufluss Voraussetzung für einen optimierten Behandlungsprozess. Das Klinikum setzt darauf, dass alle benötigten Unterlagen für eine Behandlung zum richtigen Zeitpunkt vollständig an der richtigen Stelle vorliegen. Das kommt sowohl den Klinikmitarbeitern als auch den Patienten zugute. Durch das nutzerfreundliche Portal erhoffen sich die Verantwortlichen, dass in allen Bereichen die Barriere, online einen Termin anzufragen, sinkt. Die Patienten sind von Sprechstundenzeiten unabhängig, darüber hinaus können auch Dritte – Zuweisende oder Angehörige – stellvertretend einen Termin vereinbaren. Eine Erleichterung sollte das auch für eingeschränkte oder erkrankte Personen sein, die sich mit einem Telefonat schwertun.