Dem wachsenden Kundenstamm entsprechend wurde bei POLAVIS in den vergangenen Jahren viel in den Ausbau der Projektorganisation investiert. Die sinnstiftende Tätigkeit im Gesundheitswesen zieht Talente an, moderne Rahmenbedingungen sorgen für anhaltende Attraktivität. „Berlin ist zwar eine großartige Stadt, aber niemand muss umziehen. Mit den passenden Kollaborationssystemen sind wir dezentral aufgestellt und arbeiten von unterschiedlichen Orten aus eng und produktiv zusammen“, beschreibt Dr. Manuel Iserloh die Grundlagen der erfolgreichen Teamentwicklung. „Hinzukommt, dass unser Patientenportal in der Einführung beim Kunden keiner Entwicklungskapazitäten bedarf. Umsetzungskompetenz ist gefragt, um Kunden in erfolgreichen Projekten zu begleiten. Wir suchen gezielt smarte, technikaffine Menschen für Implementierung, Support und Schulungen. Das sind schöne Aufgaben, dafür finden wir viele gute Leute. Wir sind momentan hervorragend aufgestellt.“

„Unser Produktmanagement ist ein heterogenes Team und wir bringen sehr vielfältige Erfahrungen in die gemeinsame Arbeit ein. Entsprechend individuell sind die Verantwortlichkeiten zugeschnitten“, freut sich Virginia Leutelt über die Aufgaben in ihren vier Jahren bei POLAVIS. „Im Kern ist es die Konzeption neuer Produktfeatures. Anforderungen werden detailliert und für die anschließende Entwicklung aufbereitet. Dazu gehört auch die Ausarbeitung einer Sprintplanung. Das alles teilen wir im Team auf. Daneben schätze ich den direkten Kontakt zu unseren Kunden und übernehme gerne die Projektleitung in Einführungsprojekten. Am Ende ist es für mich immer wieder ein Highlight, unser Patientenportal, an dessen Entwicklung ich seit Jahren mitarbeite, im Einsatz zu sehen.“ Camila Nunes Mollo, die seit dem Sommer das Produktmanagement-Team mit neuen Akzenten verstärkt, unterstreicht die positive Sicht: „Vom ersten Moment an konnte ich nach meinen Interessen und Fähigkeiten eigene Schwerpunkte setzen. Spannend finde ich die Anwendersicht auf unser Portal, das sogenannte User-Experience-Design, und schon während meiner Einarbeitung habe ich Gestaltungsideen vorgestellt und dafür sofort Unterstützung gefunden. Eine meiner Herausforderungen ist jetzt, das Verhalten der Anwender besser zu verstehen und die Darstellung daran auszurichten. Es geht nicht um schönes Aussehen – einfach und intuitiv zu bedienen muss das Portal sein, um die Bedürfnisse von Patienten und Mitarbeitern bestmöglich abzudecken.“

„Eine Voraussetzung ist Programmiererfahrung nicht, wir haben ja ein eigenes Team für die Softwareentwicklung. Aufgrund der engen Zusammenarbeit ist sie aber von Vorteil“, findet Virginia Leutelt. „Mindestens jedoch ein gutes technisches Verständnis sollte man im Produktmanagement mitbringen, um den Dialog mit der Entwicklung gestalten zu können. Auch für die notwendigen Produkttests.“ Daneben bedarf es grundlegender Kompetenzen: strukturierte Arbeitsweise, analytisches Denken und Weitsicht – auch um Ecken herum, um Reaktionen oder Konsequenzen zu antizipieren. Wer Dialoge führt, muss außerdem gut kommunizieren und vermitteln können: „Wir entwickeln ja nicht für uns, sondern für Patienten und Anwender. Gerade mit den Anwendern ist der Austausch wichtig“, ergänzt Camila Nunes Mollo, die in Brasilien Fertigungstechniken studiert hat und viel Berufserfahrung im Bereich Produkt mitbringt. „In den Einführungsprojekten ist der Kontakt noch intensiver, darauf bin ich gespannt.“

„Jedes Kundenprojekt ist einzigartig, geprägt von den jeweiligen Fachbereichen und Kliniken. Da hilft uns ein standardisiertes und vielfach erprobtes Vorgehen“, verrät Virginia Leutelt. „Auch hier steht der Dialog wieder im Mittelpunkt. Wir beginnen bei der IST-Analyse bestehender Abläufe und übersetzen diese in digitale Patientenpfade. Dann skizzieren wir die individuellen Zielprozesse, die in einem Testsystem abgebildet werden. Wir vermitteln so einen guten Eindruck und schaffen eine gemeinsame Basis für die Diskussion. Denn erst, wenn auf Kundenseite alle Prozesse getestet und für gut befunden wurden, werden sie in das Produktivsystem des Kunden übernommen.“ Die Zusammenarbeit erfolgt dabei multilateral – nicht nur Patientenmanagement und Ärzteschaft, auch IT- und System- beziehungsweise Digitalisierungsverantwortliche sind auf Kundenseite Teil der Portaleinführung. Für die Produktmanagerin sind vor allem die unterschiedlichen Anforderungen spannend, die es erfolgreich auszubalancieren gilt.

Die Stärke des POLAVIS Patientenportals, seine große Flexibilität, ermöglicht nicht nur perfekte Anpassung an die individuellen Kundenbedürfnisse, sie basiert auch auf einer umfangreichen Konzeptionsleistung. „Wird ein neues Feature in das Produkt integriert, müssen alle späteren Szenarien durchdacht werden. Um flexibel sein zu können und vor allem zu bleiben, berücksichtigen wir von Anfang an alle Aspekte. Das mag aufwendig und teilweise langwierig sein, ermöglicht aber den Grad an Individualität im Portal, den unsere Kunden fordern. Außerdem reduziert sich der Aufwand im einzelnen Einführungsprojekt enorm, denn wir können ohne weitere Entwicklungsleistung nahezu alle Prozesswünsche abbilden“, erklärt Virginia Leutelt den Vorteil der durchdachten Konzeption. „Bringen Kunden Erfahrungen aus anderen Softwareprojekten mit in die Zusammenarbeit, sind sie häufig überrascht, wenn wir ihre Prozesse wunschgemäß und ganz unkompliziert im Portal abbilden. Natürlich gibt es immer mal wieder die eine besondere Anforderung, bei der wir erst in die Entwicklung müssen. Aber auch dann sind wir schneller als erwartet. Uns helfen viel klinische Praxis im Team und der jahrelange intensive Austausch mit den Anwendern.“

„Mein Studium war sehr prozessfokussiert, davon profitiere ich heute. Es geht häufig um Strukturen und um Effizienz. Zudem habe ich schon früher in IT-Projekten gearbeitet und kenne die Herausforderungen einer Implementierung“, fasst Camila Nunes Mollo die Erfahrungen zusammen, die heute wertvoll für sie sind. Virginia Leutelt kann ebenfalls auf erlebte Stärken zurückgreifen: „Ich habe früher in einer Unternehmensberatung gearbeitet. Projektmanagement und Kundenkontakt waren für mich daher nicht neu. Das hilft mir, die Anforderungen unserer Kunden zu verstehen und in die richtigen Lösungen zu übersetzen. Als besonders erlebe ich bei POLAVIS das Zusammenspiel von Eigenverantwortung und dem konsequenten Setzen auf unsere individuellen Potenziale. Wir entscheiden gemeinsam im Team, wer sich mit welchen der anstehenden Themen befasst und wer an welchen Features mitarbeiten möchte. Wer weitere Ideen hat, kann sich auch damit einbringen. Das heißt nicht, dass man nur Wunschthemen übernimmt – Aufgaben werden in Absprache verteilt, aber eben nicht einfach übergestülpt.“

„Ich war wirklich überrascht, dass im Gesundheitswesen in Deutschland noch immer ein haptischer Datenträger wie die CD zum Einsatz kommt oder sogar das Faxgerät als Medium für die Kommunikation verwendet wird. Da habe ich Brasilien ganz anders erlebt, fortschrittlicher. Hierzulande erhalten Kliniken jetzt aber einen deutlichen Anschub und ich glaube, dass ich beim richtigen Partner für die Digitalisierung arbeite und unsere Kunden uns auch so erleben. Was wir entwickeln, kommt beiden Seiten zugute, vor allem auch den Patienten. Das ist mir persönlich wichtig“, erzählt Camila Nunes Mollo. Den Anschub merkt auch Virginia Leutelt in der Kundenkommunikation: „Aktuell sind alle Kunden stark in laufende Prozesse eingespannt. Das Interesse an einer guten Digitalisierung ist vorhanden, die Notwendigkeit wird sowieso gesehen. Zeit fehlt in Krankenhäusern aber an allen Ecken und Enden, um die vielen Projekte gut zu führen und zum Abschluss zu bringen. Zum Projektauftakt ist dementsprechend oft eine gewisse Anspannung spürbar, ob auch wirklich alle Anforderungen aus dem Leistungsverzeichnis umgesetzt werden können. Im Frühjahr auf der DMEA habe ich viele Gespräche geführt und dabei oft von schlechten Erfahrungen gehört, daher verstehe ich die Skepsis. Sobald Kunden aber merken, was unser Portal alles kann, wie flexibel es ist und dass es spürbar Arbeit abnimmt, sind sie sehr offen, fast schon enthusiastisch. Ich habe persönlich über die Jahre nur positive Erfahrungen in der Zusammenarbeit gemacht, das ist wirklich ein schönes Gefühl. Kunden honorieren, wenn man ihnen zuhört, ihre Prozesse versteht und sie merken, dass wir uns gemeinsam diese Prozesse ansehen. Wir stellen nicht einfach ein Software-Produkt hin und wünschen viel Erfolg damit, sondern entwickeln die passenden digitalen Abläufe für alle Portalnutzer. Außerdem nehmen wir unsere Kunden während des Projekts an die Hand und unterstützen auch im Projektmanagement, um nicht aufgrund fehlender Rückmeldungen in Verzug zu geraten, denn Prioritäten sind bei Fachabteilungen außerhalb des Kernteams oft anders geordnet.“

„Auch nach dem Abschluss der Einführungsprojekte stehen wir noch lange in direktem Kontakt mit Kunden beziehungsweise mit den jeweiligen Ansprechpartnern. Wenn man dann die Rückmeldung bekommt, dass unser Portal viel zeitlichen Aufwand einspart oder einfach die Erwartungen noch übertrifft, dann können wir für uns persönlich viel daraus ziehen. Und es kommt durchaus regelmäßig vor, dass sich Kunden später bedanken. Das liegt auch am engen Kontakt während der Projektierung. Wir gehen gemeinsam durch eine intensive Zeit und viele Schritte vom Kick-off bis zum Abschlusstermin. Ich erlebe uns, also POLAVIS und die Kunden, dabei als ein echtes Team mit gemeinsamem Ziel“, zieht Virginia Leutelt Bestätigung aus ihrer Arbeit. Auch Camila Nunes Mollo merkt man die Zufriedenheit an: „Natürlich gehe ich auch arbeiten, um meine Rechnungen bezahlen zu können. Aber ich möchte vor allem einen Unterschied machen. Ich wollte gezielt im klinischen Bereich arbeiten, so sehe ich meine Rolle bei POLAVIS. Was wir entwickeln und verkaufen, hilft am Ende den Patienten. Das motiviert mich.“ Virginia Leutelt ergänzt: „Das sehe ich genauso. Ich habe Spaß daran, Teil der Digitalisierung im Gesundheitswesen zu sein. Meine Ideen für unser Produkt kommen zum Einsatz und ich kann auf bestehende Kundenportale deuten und mich freuen, dass ich ein bestimmtes Feature entwickelt habe.“