Digitalisierung im Krankenhaus: Wie aus Potenzial Entlastung wird
Ein digital ausgefüllter Aufnahmebogen erleichtert die Vorbereitung eines Krankenhausaufenthalts. Wie viel Arbeit er den Mitarbeitenden abnimmt, hängt davon ab, wie die Angaben anschließend weiterverarbeitet werden. Die aktuelle McKinsey-Studie zum wirtschaftlichen Potenzial von Digitalisierung und Künstlicher Intelligenz (KI) lenkt den Blick auf diese Verbindung zwischen digitalem Angebot und praktischem Nutzen.
Ein großes Potenzial mit konkreten Voraussetzungen
McKinsey beziffert das noch zu erschließende Wertpotenzial von Digitalisierung und KI im deutschen Gesundheitswesen auf rund 80 Milliarden Euro jährlich. Für die im Oktober 2026 veröffentlichte Studie „Das 80 Mrd. EUR-Update“ hat die Unternehmensberatung ein Berechnungsmodell fortgeschrieben, das erstmals 2018 vorgestellt und 2022 aktualisiert wurde. Es schätzt auf Basis wissenschaftlicher Veröffentlichungen, Projekterfahrungen und Experteninterviews den möglichen wirtschaftlichen Nutzen digitaler Gesundheitstechnologien. Die aktuelle Fassung umfasst 28 Technologien und berücksichtigt zusätzliche Effekte von KI. Gestiegene Gesundheitsausgaben erhöhen dabei auch das rechnerische Potenzial.
Die Untersuchung betrachtet Anwendungen in Praxen und Krankenhäusern, digitale Angebote zur Selbstbehandlung sowie Effekte bei Krankenkassen. Wie viel ein einzelnes Krankenhaus einsparen kann, hängt von seinen jeweiligen Abläufen ab. Den größeren wirtschaftlichen Hebel sieht McKinsey in der tatsächlichen Anwendung: Eine intensivere Nutzung bestehender digitaler Zugänge erschließt im Modell rund zehnmal so viel Wertpotenzial wie deren bloße Ausweitung.
Beim Zusammenspiel von POLAVIS Patientenportal und POLAVIS Aufnahmetag wird dieser Unterschied greifbar: Vorab erfasste Patientendaten werden bei der Anmeldung vor Ort übernommen. Die digitale Vorbereitung unterstützt so den weiteren Ablauf bis zum Aufruf. Wird dieser durchgängige Ablauf häufiger genutzt, können doppelte Datenerfassung und Rückfragen abnehmen. Wirtschaftlich zählt der konkrete Effekt: weniger Personalzeit für administrative Tätigkeiten je Aufnahme und eine bessere Nutzung vorhandener Kapazitäten. Dem stehen Investitionen, laufende Betriebskosten und der Aufwand für die Einführung gegenüber.
Wo zwischen digitalen Anwendungen zusätzliche Arbeit entsteht
Patientenportal, Krankenhaus-Informationssystem (KIS) und Fachanwendungen übernehmen unterschiedliche Aufgaben im Krankenhaus. An ihren Schnittstellen kann erheblicher Mehraufwand entstehen, wenn Mitarbeitende Angaben aus einem digitalen Aufnahmebogen erneut erfassen oder eingegangene Unterlagen manuell dem richtigen Vorgang zuordnen müssen. Auf den digitalen Einstieg folgen so weitere manuelle Arbeitsschritte. Ähnliche Brüche beschreibt Peter Hartung in Healthcare Digital für die Medizintechnikindustrie: Auch dort kann die elektronische Speicherung mit aufwendiger manueller Datenübertragung zwischen Systemen verbunden bleiben.
Hinzu kommen Fragen zum Bearbeitungsstand. Wurde eine Unterlage schon gesichtet? Wer klärt eine fehlende Angabe? Welche Änderung muss der nachgelagerte Bereich kennen? Müssen Mitarbeitende diese Fragen im Einzelfall klären, entstehen Unterbrechungen und zusätzlicher Abstimmungsaufwand. Patientinnen und Patienten erleben das beispielsweise durch wiederholte Nachfragen zu bereits übermittelten Informationen. Daher müssen die erfassten Daten auch in den folgenden Arbeitsschritten nutzbar sein. Dazu gehören eine eindeutige Zuordnung zum Aufnahmevorgang, ein erkennbarer Bearbeitungsstand und eine klare Zuständigkeit für offene Punkte.
Verlässliche Abläufe brauchen verlässliche Informationen
Die zuständigen Mitarbeitenden müssen erkennen können, zu welcher Person und zu welchem Aufenthalt eine Unterlage gehört, von wem sie stammt und ob ihre Angaben aktuell sind. Ebenso wichtig ist der Bearbeitungsstand: Ein Aufnahmebogen kann vollständig ausgefüllt sein, während die erforderliche Prüfung noch aussteht. Die Kontrolle auf Vollständigkeit und die fachliche Bewertung bleiben getrennte Aufgaben. Ein eindeutiger Status zeigt dem zuständigen Bereich, welche Schritte abgeschlossen sind und wo noch Handlungsbedarf besteht.
Datenqualität erfordert deshalb dauerhaft klare Verantwortlichkeiten. René Haag betont in seinem Gastbeitrag über „Geister-Patienten“, dass regelmäßige Bereinigung allein zu kurz greift und klare Zuständigkeiten sowie kontinuierliche Kontrollen erforderlich sind. Für den Aufnahmeprozess heißt das: Änderungen werden im jeweils führenden System gepflegt, für widersprüchliche Angaben gilt ein festgelegtes Klärungsverfahren. Sind Herkunft, Aktualität und Zuständigkeit nachvollziehbar, können Informationen in den nächsten Prozessschritt einfließen, ohne dass Mitarbeitende den jeweiligen Kontext erneut ermitteln müssen.
Der Beitrag der Orchestrierung im Aufnahmeprozess
Eine mögliche Gestaltung der Patientenaufnahme zeigt, wie die einzelnen Schritte ineinandergreifen. Eine Patientin bereitet ihren Aufenthalt im Patientenportal vor. Bleibt eine benötigte Angabe zum Kostenträger offen, erhält sie nach den festgelegten Prozessregeln einen Hinweis zur Ergänzung. Benötigt sie Unterstützung oder fehlen die Angaben weiterhin, wird die Klärung einem zuständigen Bereich zugeordnet. Sobald die Frage geklärt ist, steht der aktualisierte Status für die nächsten Schritte bereit. So lässt sich der Vorgang von der digitalen Vorbereitung bis zur Aufnahme vor Ort verfolgen.
Die Krankenhaus-Orchestrierungsplattform (KOP) verknüpft hierzu Daten und Statusinformationen der beteiligten Anwendungen mit den festgelegten Folgeschritten. Über das Patientenportal wirkt die Patientin aktiv mit, während KIS und Fachsysteme ihre jeweiligen Aufgaben erfüllen. Die KOP koordiniert die Übergänge systemübergreifend. Gemeinsame Patientenidentitäten und klare Systemrollen sind dafür wesentliche Voraussetzungen, wie auch der Fachbeitrag zur Plattformarchitektur in der Psychiatrie verdeutlicht. Welche Daten und Aktionen eingebunden werden, wird je Versorgungspfad festgelegt. So lässt sich die manuelle Abstimmung zwischen den Bereichen verringern.
Entlastung im eigenen Haus überprüfen
Ob die veränderten Abläufe entlasten, lässt sich im eigenen Krankenhaus anhand ausgewählter Kennzahlen überprüfen: Wie viele Aufnahmen sind vollständig vorbereitet, wie häufig entstehen Rückfragen und wie viel Personalzeit bindet die Nachbearbeitung je Fall? Für einen belastbaren Vorher-Nachher-Vergleich sollten derselbe Aufnahmebereich und vergleichbare Fälle zugrunde liegen. Den frei werdenden Kapazitäten stehen die Kosten für Integration, Einführung und laufenden Betrieb gegenüber. Auch Schulungen und Unterstützung im Klinikalltag gehören in diese Rechnung. So lässt sich das übergeordnete Potenzial der McKinsey-Studie auf die wirtschaftlichen Bedingungen vor Ort beziehen. Entscheidend ist, ob die Verbindung vorhandener Anwendungen den Mitarbeitenden tatsächlich Arbeit abnimmt und den Aufnahmeprozess für Patientinnen und Patienten verlässlicher macht.
