Gut ankommen – der digital gesteuerte Aufnahmetag im Krankenhaus

Pünktlich um 8:00 Uhr morgens findet sich Patientin Livia A. für einen geplanten Eingriff im nahegelegenen Krankenhaus ein, aufgeregt und etwas ängstlich. Erste Anlaufstelle ist die Warteschlange der zentralen Patientenaufnahme. Endlich an der Reihe, prüft eine Mitarbeiterin die Personal- und Versicherungsdaten sowie die mitgebrachten Unterlagen. Anschließend erhält Livia A. Aufnahmebögen, Einwilligungen und Wahlleistungsverträge zur Durchsicht, Ergänzung und Unterschrift. Alles wird eingescannt und digital weitergereicht.

Es beginnt eine Abfolge von Untersuchungen und Besprechungen in verschiedenen Ambulanzen. Sie wird überall erwartet, erscheint aber manchmal zu spät: Einmal wartet sie lange vor einem falschen Raum, dann verläuft sie sich gründlich. Darüber zu wundern scheint sich niemand und sie wird dazwischengeschoben, sobald es passt. Gegen Mittag ist Livia A. endlich stationär aufgenommen und kann ihr Zimmer beziehen.

Ähnliche Abläufe sind in vielen Häusern bekannt, ebenso die sich ergebenden strukturellen Herausforderungen für nachgelagerte administrative, klinische und pflegerische Prozesse. Datenerfassung in verschiedenen Systemen, Prüfung und Digitalisierung von Dokumenten, die Suche nach Informationen und das Klären von Fragen fragmentieren die Arbeitsabläufe und stellen hohe Anforderungen ans Fachpersonal. Ohne eine Steuerung der Patientenströme über Anlaufpunkte und Wartebereiche hinweg fehlt Transparenz über den aktuellen Status aufgenommener Patienten und es kommt in der Administration zu häufigen Rückfragen von allen Seiten.

Auch für die Patientin war der Aufnahmeprozess unübersichtlich und belastend. Verpasste Untersuchungstermine sorgen für zusätzliche Anspannung und für das Krankenhaus stellen sie einen vermeidbaren Ressourcenausfall dar. Während Sie in ihrem Zimmer auf die nächsten Schritte wartet, fragt sich Livia A., warum alles so kompliziert erscheint, wo ihr Hausarzt ihren Termin doch online vereinbart und über das Patientenportal alle Unterlagen vorab übermittelt hat.

„Wir treffen im Krankenhaus oft auf heterogene Systemlandschaften, mit einem KIS als Primärsystem, weiteren Lösungen und zunehmend auch einem produktiven Patientenportal. Parallel existiert für die Patientenaufnahme eine gewachsene physische Infrastruktur in Form von Monitoren, Aufrufsystem sowie Kiosk- beziehungsweise Self-Check-in-Geräten, die zumeist isoliert agiert. An diesem Punkt setzen wir an: Anstatt einzelner Geräte und Lösungen betrachten wir die gesamte Patientenreise am Aufnahmetag: ausgehend vom Patientenportal über die Ankunft im Krankenhaus, den Self-Check-in und den Aufruf über alle Behandlungsbereiche hinweg – immer verbunden mit dem Gedanken, Informationen zwischen diesen Komponenten und dem KIS auszutauschen.

Versorger beschäftigen sich schon lange mit Patientensteuerung, Aufnahmeprozessen, Wartezeiten und administrativer Entlastung, aktuell entwickelt sich aber das Verständnis der Interkation stark weiter. Betrachtet man Patientenportale über einzelne Funktionen hinaus als Plattform, entsteht großer Mehrwert. Das Portal verfügt bereits über funktionsfähige Schnittstellen in die Primärsysteme, das können sich weitere Anwendungen zunutze machen. Die Patientenaufnahme illustriert diesen Plattformgedanken sehr anschaulich, weil verschiedene physische und digitale Komponenten zu einem übergreifenden Prozess verbunden werden. Aus dem Bedarf heraus, den Patientenaufruf zu digitalisieren, entsteht bei unseren Kunden zumeist direkt Interesse an einem solchen Gesamtpaket aus einer Hand; die Digitalisierung ist fortgeschritten, Systeme sind vorhanden, gleichzeitig sind Personalmangel und der Druck auf die Mitarbeitenden enorm. Gab es früher einzelne Optimierungsprojekte, wird heute alles in Perspektive gesetzt. Und die verschiebt sich: hin zu einer Infrastruktur, auf deren Basis weitere digitale Patientenprozesse umgesetzt werden können.

Die Patientensicht verdeutlicht die Vorteile sehr plakativ: Vor dem Krankenhausaufenthalt bestand bereits digitaler Kontakt über das Patientenportal, bei Aufnahme können Patientinnen und Patienten sich selbst registrieren und werden danach gezielt durch alle weiteren Prozessschritte geführt. Auch für das Krankenhaus bedeutet das weniger Medienbrüche, weniger manuelle Schritte und es entsteht ein für beide Seiten nachvollziehbarer Ablauf. Das Zusammenspiel entscheidet: Self-Check-in und Aufruf sind mehr als isolierte Lösungen, sondern mit Patientenportal und Primärsystemen zu einem durchgängig digitalen Prozess verbunden.“

Kathrin Jeckel, Product Lead POLAVIS Aufnahmetag

Die Entwicklung neuer Produkte baut auf dem direkten Austausch zwischen potenziellen Kunden und dem Produktmanagement auf. Besonders in der Anfangsphase ist ein umfassendes Verständnis der tatsächlichen Abläufe entscheidend – und hinsichtlich Aufnahmeprozess, Dokumentenbereitstellung und der organisatorischen Abläufe unterscheiden diese sich beispielsweise sehr deutlich.

Als Product Lead für POLAVIS Aufnahmetag ging es Kathrin Jeckel darum, auf Basis möglichst vielfältiger Einblicke zunächst eine aussagekräftige Grundlage für die Produktentwicklung zu erarbeiten, die möglichst viele unterschiedliche Use Cases am Aufnahmetag berücksichtigt. In den Gesprächen mit Versorgern bestätigte sich immer wieder, dass die Verbindung zwischen dem klassischen Aufrufsystem und den Patiententerminen und -daten auf großes Interesse stößt. Wird der Aufruf mit den vorhandenen Informationen und Prozessen verbunden, entstehen neue Möglichkeiten für die Patientensteuerung, das wird sehr positiv aufgenommen – von allen Seiten.

„Die DMEA in Berlin war Gelegenheit, POLAVIS Aufnahmetag innerhalb kürzester Zeit sehr vielen Interessenten vorzustellen. Wir haben uns vorab lange mit Prozessen, Anforderungen und einzelnen Funktionen beschäftigt – am Messestand ging es dann darum, wie die Geschichte hinter der Produktidee ankommt, welche Aspekte sofort Interesse auslösen und wo Fragen entstehen. Mit Self-Check-in-Terminal und Aufrufmonitor sozusagen zum Anfassen war das Konzept greifbar und in den Gesprächen wurde unser Ansatz zumeist direkt auf die Situation im eigenen Haus übertragen. Gerade weil die Bedienung so einfach ist, die Zeitersparnis und Entlastung in der Aufnahme so deutlich waren, ist aus den Produktpräsentationen zumeist schnell ein echtes Digitalisierungsgespräch geworden.

Für meine Arbeit sind solche Gelegenheiten sehr bereichernd. Im Austausch erfahre ich, wo Chancen für neue Anwendungen gesehen werden. Daraus entstehen die Produktanforderungen. Im Krankenhausumfeld haben auch kleinste Entwicklungsschritte Einfluss auf echte Prozesse, auf echte Menschen. Es geht immer darum, wie digitale Lösungen Abläufe für Mitarbeitende einfacher und für Patienten verständlicher machen. Hardware, Software, Schnittstellen und unterschiedliche Systeme müssen zusammenspielen, aus diesen Bausteinen entsteht dann ein neuer Prozess. Diese Übersetzungs- und Gestaltungsarbeit macht für mich den Reiz meiner Arbeit aus.“

Kathrin Jeckel, Product Lead POLAVIS Aufnahmetag

Das Produkt Aufnahmetag verbindet den Self-Check-in vor Ort am Terminal, die Anmeldung und den Aufruf anbieterunabhängig mit dem bestehenden Patientenportal. Der gesamte Aufnahmeprozess bis hin zur Übergabe an den Behandlungsbereich lässt sich so digitalisieren und steuern.

Patientinnen und Patienten erhalten Orientierung, Sicherheit und Transparenz: Klare nächste Schritte, verlässliche Navigation, weniger Mehrfachangaben und eine diskretere Aufnahme sorgen für einen entspannten, reibungslosen Aufenthalt. Mitarbeitende werden von Routineaufgaben entlastet, erleben weniger Unterbrechungen, eine verbesserte Datenqualität und einen verbesserten Informationsstand. Das räumt mehr Zeit ein für komplexe Fälle sowie Patientinnen und Patienten mit besonderem Unterstützungsbedarf. Insgesamt werden Durchlauf- und Wartezeiten kürzer, die Ressourcenauslastung verbessert sich und ungeplante oder verspätete Fälle lassen sich besser einplanen.

Aufnahmetag unterstützt frühzeitige und vorausschauende Versorgung: Relevante Informationen, Unterlagen und Einwilligungen sind rechtzeitig verfügbar, sodass Behandlungsteams besser vorbereitet sind und Diagnostik sowie Behandlung früher beginnen können. Insgesamt steigt die Wirtschaftlichkeit der Einrichtung durch weniger administrativen Aufwand und Nachbearbeitung; vollständigere Dokumentation und eine bessere Nutzung klinischer Ressourcen stehen für Erlössicherung.

Auch Patientin Livia A. hätte bei Buchung über ihren Hausarzt automatisch eine Terminbestätigung, eine persönliche Checkliste, Anfahrts- und Gebäudeinformationen sowie Hinweise zur Vorbereitung erhalten. Die Mitarbeitenden der Patientenaufnahme könnten so im Vorfeld prüfen, ob alle notwendigen Informationen und Dokumente vorliegen und diese ansonsten rechtzeitig nachfordern. Am Tag der Aufnahme wäre Livia A. zur Anmeldung an eines der Kioskterminals gegangen und hätte sich mit ihrem QR-Code oder ihrer elektronischen Gesundheitskarte identifiziert; bei Unklarheiten hätten ihr die Aufnahmekräfte weitergeholfen. Vom System wäre sie entsprechend ihrer im Vorfeld festgelegten Priorität in eine digitale Warteliste eingereiht und ihre Informationen wären an die angebundenen Informationssysteme übergeben worden. Damit hätte der Tag der Aufnahme ihr mehr Sicherheit und Orientierung geboten.