Mit einem Patientenportal öffnen sich Versorger nach außen und bieten einen zeitunabhängigen digitalen Kontaktweg ohne die Notwendigkeit einer Vor-Ort-Präsenz der Beteiligten. Patientenwünsche und Klinikressourcen aufeinander abzustimmen, ist jedoch aufwendig, wenn es über einfache Ambulanztermine hinausgeht. Gerade für einen stationären Krankenhausaufenthalt braucht es in der Regel deutlich mehr: Anamnese und administrative Daten, Dokumente und Vorbefunde müssen vorliegen, um klinische Aufträge und Behandlungsvorgänge zu planen, zu initiieren, zu bestätigen, durchzuführen oder zu prüfen. Das lässt sich im Portal erstmalig in einer für Patienten angenehmen und für Mitarbeitende ressourcenschonenden Weise abbilden. Diese Ortsunabhängigkeit und das schrittweise Bearbeiten sind die Bausteine, die bisher gefehlt haben. Das Patientenportal kann somit sogar die im Gesundheitswesen gewünschte Lotsenfunktion ausüben, was bislang nur in diesem System gelungen ist.

„Versorger treffen ihre Entscheidung zugunsten eines Patientenportals und des entsprechenden Digitalisierungspartners sowohl aufgrund einer überzeugenden Technik, die den klinischen Anforderungen entspricht, als auch wegen des nachgewiesenen Verständnisses für Organisation und Abläufe“, beschreibt Dr. Manuel Iserloh, Geschäftsführer POLAVIS, die erfolgreichen Gespräche der letzten Jahre. „Wir begründen nicht, warum theoretische Funktionalitäten vielleicht vorteilhaft sind, sondern sprechen über alltagstaugliche Portale, in denen sich relevante Use-Cases bereits seit langem in der Nutzung befinden. Aus unserer Erfahrung heraus können wir gut beraten und einschätzen, was individuell vielversprechend ist. Wir setzen das Portal ins Verhältnis zu den eingesetzten Systemen und schaffen eine Koexistenz, die Stärken – auch der bestehenden Anwendungen – betont, Hoheiten klar verteilt und übergreifend bestmöglichen Nutzen schafft. Wenn das Gesamtpaket sich als richtige Lösung präsentiert, dann wird es verstanden und von den Anwendern akzeptiert. Unsere Kunden sind immer wieder positiv überrascht, wie einfach die Integration des Patientenportals war und dass neu formulierte Wunschabläufe und -prozesse problemlos funktionieren. Portale werden eingeführt, gehen in den Live-Betrieb und sofort nutzen Patienten das Angebot aus eigenem Antrieb für Anfragen, Buchungen und zur Vorbereitung des Aufenthalts – ohne jede Werbung seitens der Klinik. Das bestätigt, alles richtig gemacht zu haben.“

„Fachbereiche, Ambulanzen und Einrichtungen arbeiten mit unseren Patientenportalen und sammeln jeden Tag wertvolle Erfahrungen. Dieses tatsächliche Erleben der Möglichkeiten hat den Stellenwert des Portals für die eigene Organisation unterstrichen. Über die Interaktion mit den Patienten hinaus lässt sich der gesamte Patientenstrom im Sinne vorteilhafter Ressourcenplanung in und über Einrichtungen hinweg leiten“, stellt Dr. Iserloh die Chancen heraus.

Am Beispiel: Ein Patient mit künstlicher Hüfte klagt über Schmerzen oder eine Revision ist erforderlich. Aufgrund seiner positiven Erfahrungen möchte er bei seinem behandelnden Arzt bleiben. Das Patientenportal kann ihn in seiner Anfrage zuverlässig führen. War er bereits in der Klinik? Für welchen Eingriff? Wie lange liegt das zurück? Sind Patienten unsicher oder können ihre Anliegen nur rudimentär formulieren, kommt es schnell zu widersprüchlichen Angaben – und entsprechendem Korrekturaufwand in den Primärsystemen auf Seiten der administrativen Kräfte. Das Patientenportal fängt ab, wo sonst nachgearbeitet werden muss: Es korrigiert, sorgt für Transparenz und schlägt passende Terminarten zur Buchung oder Anfrage vor. Die neuen Termine können mit bestehenden Patientenvorgängen verknüpft werden, vorliegende Daten sind verfügbar. Im speziellen Fall könnte sogar abgefragt werden, wie groß die Schmerzen sind und wo sie auftreten, oder der Patient könnte zum Führen eines Schmerztagebuchs aufgefordert werden.

„Bis hierhin bewegen wir uns innerhalb der KHZG-Vorstellungen. Das sollte jedes Patientenportal, das Workflows flexibel abbilden kann, auch leisten können. Beim Blick in die Klinik hinein zeichnet sich darüber hinaus weiteres organisatorisches Potenzial ab: Wann und wo sind Ressourcen und Räumlichkeiten für die Leistungserbringung vorhanden? Muss der Patient vielleicht in ein angegliedertes Medizinisches Versorgungszentrum geleitet werden, weil er dort seine behandelnde Ärztin trifft? Große Effekte sehen wir bei der aktiven Priorisierung und Einbestellung der Patienten: Anstatt morgens ab 7 Uhr Marken ziehen zu lassen und diese entsprechend abzuarbeiten, kann gezielt über den Tag hinweg einbestellt werden. Auslastungsspitzen werden verteilt, durch die Glättung bedarf es je Schicht weniger Mitarbeitender in der Aufnahme oder in Summe weniger Schichten. Das sorgt für Entlastung auf der Kostenseite, ohne eine Reduktion des Leistungsgeschehens vorzunehmen.“

Die vermeintlich einfache Verbindung von Bedarf und Verfügbarkeit ist jedoch eine durchaus komplexe Aufgabe, da der Krankenhausbetrieb von Notfallsituationen und andauernden Prioritätenänderungen geprägt ist. Krankenhaus-Informationssysteme (KIS) bieten Bausteine für Ressourcenmanagement, Patienten können darin wiederholt umgeplant werden – doch das sorgt für immer neuen manuellen Aufwand in der Kommunikation und Abstimmung. Findet die Planung hingegen im Patientenportal statt oder wird durch dieses automatisch aktualisiert, erfolgt auch die entsprechende Kommunikation automatisch. Ändern sich beispielsweise Uhrzeiten, informiert das System den Patienten, dieser kann bestätigen oder neu buchen; eine deutliche administrative Entlastung.

„Die Vorteile zeigen sich in der Kurzfristigkeit, aber auch langläufige Patienten können über das Portal besser gesteuert werden“, weiß der Digitalisierungsexperte. „Menschen in Langzeittherapie oder in Disease-Management-Programmen werden wiederkehrend behandelt. Über Aufgaben oder Fragebögen kann auf Veränderungen im Wohlbefinden, auf Schmerzskalen oder den Umgang mit der Lebenssituation reagiert werden. Besteht Bedarf, wird der Patient zur Kontrolluntersuchung einbestellt oder eine Videosprechstunde wird vorgeschlagen, bevor z. B. eine psychische Krise eintritt und er erneut stationär aufgenommen werden müsste. Außerhalb eines Notfallszenarios lassen sich Patienten viel besser steuern und mit Vorlauf gut abarbeiten.“

Das Patientenportal lässt auch Rückschlüsse darauf zu, wann sich Patienten mit ihrer Gesundheit beschäftigen und wie weiterführende Angebote optimal zugänglich gemacht werden können: Mit wie viel Vorlauf werden Untersuchungen angefragt? Ist Prävention ein Thema? Für welche Leistungen wird selbst gezahlt? „Zu einem zukunftsfähigen Gesundheitswesen gehören auch die Edukation der Patienten und der einfache Zugang zu Leistungen. Das Patientenportal bietet hierfür wirksame Stellschrauben: Über Demographien hinaus lassen sich Muster erkennen und hinterlegen, Maßnahmen bewerten und Reaktionen zur weiteren Steuerung verwenden. Sind Patienten gut vorbereitet? Müssen weniger Behandlungen abgesetzt werden? Werden geeignete Leistungen in Anspruch genommen? Auch unter diesem Gesichtspunkt verbinden sich durch Patientenportale die Themenfelder Ressourcenverfügbarkeit und Ressourceneinsatz“, schlägt Manuel Iserloh die Brücke zur eigenen Unternehmensvision.

Die Leistungsfähigkeit des Portals misst sich auch daran, wie es mit einem der häufigsten Datenprobleme umgeht: Patienten stellen im Zweifel alles an Information zur Verfügung und sorgen so für ein Überangebot. Damit erreichen sie wenig: Das alles anzusehen, ist für Ärzte unerreichbar. Informationen gezielt abfragen, anschließend leicht filtern und für die Dokumentation auswählen zu können, macht das Patientenportal überlegen – nebenbei werden Daten darüber hinaus auf Schadcode geprüft. Dafür gilt es, zu verstehen, an welcher Stelle welche Informationen gebraucht werden. Das geht über die reine Funktionalität hinaus. Werden Daten über das Patientenportal erhoben oder ausgeleitet, weil es Zugriff auf alle relevanten Primärsysteme hat und selektierte Daten logisch verarbeiten kann, entsteht Interoperabilität. Unter Einhaltung der Vorgaben lassen sich Daten auch in erweiterten Kontexten verwenden, beispielsweise für Studien oder um KI-Modelle damit zu trainieren.

Die Mehrheit der Kliniken setzt auf die Expertise eines spezialisierten Patientenportal-Anbieters. Diese Einschätzung – in Abgrenzung zu den Portalangeboten der KIS-Hersteller, die meist rein auf die Verpflichtung zurückgehen – war jüngst sowohl im Krankenhaus IT-Monitor der Strategieberatung Roland Berger als auch im Krankenhaus Barometer des Deutschen Krankenhaus Instituts nachzulesen.

Doch warum ist das so? Vornehmlich liegt es wohl an der Intensität, mit der an den Lösungen gearbeitet wird, an Energie, Sachverstand und Hartnäckigkeit, die in die Weiterentwicklung des jeweiligen Patientenportals fließen. An den frischen Ideen und dem klaren Blick: „Ohne den Ballast alter Datenmodelle und ohne den Anspruch einer Systemhoheit lassen sich Kommunikationswege, wie sie im Portal notwendig sind, sehr viel freier denken. Spezialisten können technisch mögliche Schritte mit voller Aufmerksamkeit und der notwendigen Expertise angehen, ohne dazu ein Legacy-System mühsam ertüchtigen oder umbauen zu müssen“, spricht sich Dr. Iserloh allgemein für Detaillösungen aus. „Um aus dem Patientenportal ein wirkmächtiges Werkzeug werden zu lassen, bedarf es der Fokussierung. Ansonsten bleibt die Effizienz auf der Strecke. KIS und Patientenportal vom selben Hersteller – das wird immer ein unternehmerischer Kompromiss bleiben, schon aufgrund des Wettstreits um Wartungs- und Entwicklungsressourcen im Verhältnis zu den jeweiligen Einnahmen.“

Die abzuarbeitenden Kriterienkataloge sind Ausgangsbasis für den Fortschritt der kommenden Jahre: Das Patientenportal ist zu Recht wichtiges Zukunftsthema und verdient entsprechende Aufmerksamkeit. „Die Abbildung der Patientenkommunikation ist ein vermeintlich kleiner Schritt, erweist sich aber in vielen Konstellationen als großer Aufwand. Entwicklungen über das KHZG hinaus zu integrieren, treibt diesen Aufwand noch weiter in die Höhe. Die Logik der Patientensteuerung abzubilden und sogar noch zu verbessern – das ist die eigentliche Herausforderung. Reine Portalanbieter können sich auf solche Szenarien fokussieren und Praxistauglichkeit herstellen. Wir verlieren uns nicht schwärmerisch im theoretisch Möglichen, sondern bringen unsere Lösungen in sauber definierten Schritten in die Realität. Das macht unsere Patientenportale erlebbar und eröffnet wiederum Freiräume für uns und unsere Kunden, um sich intensiv und produktiv mit den nächsten Herausforderungen der Krankenhäuser zu beschäftigen.“