Da waren für mich über die vergangenen Jahre hinweg sehr viele Berührungspunkte mit der Digitalisierung im Gesundheitswesen: In meinem Studienfach, bei meiner Arbeit in einem Klinikum und anschließend in der Beratung konnte ich meinem Interesse entsprechendes Fachwissen aufbauen. Bereits aus der Beratertätigkeit kannte ich POLAVIS, hatte an Projektierungen gearbeitet und das Gefühl, dass das wirklich gut passt. Ich habe die Arbeit als attraktiv wahrgenommen – kollegial, kooperativ und stets mit Blick auf die beste Lösung für den Kunden – und nach meinem Einstieg entsprechend erlebt. Es macht riesigen Spaß.
Projektarbeit lernt man am besten im Projekt und entsprechend war ich vom ersten Beratertag an aktiv eingebunden; man wird schnell mit Arbeitsweisen, Prozessen und dem Umgang vertraut gemacht. Bei POLAVIS empfinde ich diese Zusammenarbeit sowohl intern als auch mit dem Kunden als besonders gut. Die Kunden erhalten einen festen Ansprechpartner, der durchgängig verantwortlich zeichnet, das wird geschätzt und macht vieles ganz einfach. Daneben stehen Kolleginnen und Kollegen, die sich mit den verschiedenen Teilprojekten auseinandersetzen und vertiefendes Wissen einbringen, sodass das Team auf unserer Seite üblicherweise aus drei bis vier Personen besteht.
Projektkompetenz war immer eine Stärke und mit den Erfahrungen vieler Kundenprojekte konnten wir uns inzwischen noch einmal deutlich besser aufstellen. Wir können Aufwände, Aufgabenverteilungen und Laufzeiten realistisch einschätzen und belastbare Planungen erstellen – das wird wirklich wertgeschätzt. Die Implementierung eines Patientenportals besteht aus aufeinander aufbauenden Teilprojekten, die wir den Kunden im Detail vorstellen und mit ihnen abstimmen. Die Entscheidungshoheit verbleibt aber beim Kunden.
Akribische Arbeit und zufriedene Fachbereiche
Den Mehrwert bester Beratung zu beschreiben, gelingt am anschaulichsten am konkreten Beispiel: Das Klinikum eines kirchlichen Trägers mit 500 Betten war mir schon im Vorfeld gut bekannt. Ich freute mich riesig, das Projekt übernehmen zu dürfen. Der Projektauftakt war phänomenal, der vorgestellte Fahrplan konnte die Vorstellungen spiegeln, wurde sehr begrüßt und dann im weiteren Verlauf genauso umgesetzt. Auf Klinikseite gab es vier Mitarbeitende – auf unserer Seite waren wir zu dritt –, mit denen ich eng kooperiert habe.
Sobald wir einen Kunden gewinnen, entsteht intern eine Blaupause mit Zeitplanung, notwendigen Ressourcen und Vorarbeiten sowie den festgelegten Verantwortlichkeiten. Diese stellen wir in einem gemeinsamen Kick-off vor und unser Kunde weiß dann, welche Grundlagen zunächst geschaffen werden müssen; ein Klassiker: Beauftragung und Einrichtung von Schnittstellen beim Hersteller. Auf Basis dieser Grundlagen beginnt für mich die Projektarbeit mit der Erstellung einer Detailplanung mit Wochenübersichten sowie den notwendigen Teilprojekten. Anschließend führe ich meinen Kunden durch die Arbeitspakete – das sind Informationen, die bereitgestellt und Entscheidungen, die getroffen werden müssen. Im Kern des Projektes steht die Ausarbeitung der Prozesse gemeinsam mit den Fachbereichen, die künftig im Patientenportal arbeiten werden. Aber auch Themen wie Schulungen sind relevant. Dabei entwickeln wir gemeinsam mit den Fachbereichen digitale Prozesse. Es geht um mehr als nur die Elektrifizierung von Prozessen, sondern darum, Prozesse neu zu denken, um einen verbesserten Workflow aufzubauen. Das Zielbild ist, mit dem Patientenportal einen Mehrwert sowohl für Mitarbeitende als auch für Patientinnen und Patienten zu schaffen. Mein persönlicher Glanzpunkt kommt zum Schluss, wenn mein Kunde sein neues Patientenportal aktiviert und die ersten Terminbuchungen ermöglicht.
Im angesprochenen Klinikum haben sich die Verantwortlichen akribisch an die Arbeitspakete gehalten, das lief sehr gut. Natürlich war die Zuarbeit der Fachbereiche herausfordernd, denn dort stehen medizinische Leistungen im Vordergrund. Die Abstimmung von Prozessen oder das Testen von Lösungen sind dem untergeordnet. Ohne Fachbereiche kann aber ein Patientenportal kaum sinnvoll umgesetzt werden, denn letztendlich arbeiten die Fachbereiche danach mit dem Patientenportal. Den Vertretern im Projekt war das bewusst und es wurde sehr gut aufgefangen. Am Ende haben wir den Starttermin vier Wochen nach hinten geschoben, ansonsten hat alles hervorragend funktioniert.
Mit viel positiver Energie in die nächsten Projekte
Mir hat die Arbeit mit dem Kunden unglaublich viel Spaß gemacht. In einem Wort zusammengefasst: wertschätzend. Immer wieder habe ich gehört, wie sehr man sich gerade über die Projektarbeit mit POLAVIS freue. Viel haben wir über Erfahrungswerte anderer Einführungen gesprochen und konnten viel davon übernehmen, weil die Verantwortlichen sich darauf eingelassen haben. Dadurch war die Zusammenarbeit mehr als positiv: Sie war sehr fokussiert und wir sind zügig vorangekommen.
Natürlich war dieser Kunde aufgrund der Umstände für mich etwas Besonderes, aber jeder unserer Kunden kann sich auf gute Teamarbeit verlassen. Ich erlebe das durchweg positiv und die täglichen kleinen und großen Herausforderungen machen für mich den Reiz aus. Jeder Tag ist anders. Von Anfang an haben wir den Go-live des Patientenportals fest im Blick und auch heute noch bin ich aufgeregt, wenn wir uns diesem wichtigen Meilenstein nähern. Das geht nach wie vor über Routine hinaus, es ist ein besonderer Moment. Das positive Feedback, das wir von den Anwendern danach immer wieder erhalten, leistet seinen Beitrag – dann startet man mit großer Freude ins nächste Kundenprojekt.
