Jetzt ist aus verschiedenen Gründen die richtige Zeit, ein Patientenportal einzuführen. Zum einen erwarten Patienten zunehmend, Termine samt anhängender Kommunikation online abwickeln zu können. Zum anderen hat die Digitalisierung ordentlich Fahrt aufgenommen – nicht zuletzt durch das Krankenhauszukunftsgesetz (KHZG) mit einem eigenen Fördertatbestand für Patientenportale. Zuverlässige Softwarelösungen gibt es ausreichend am Markt. Auch die Krankenhäuser haben ihre Hausaufgaben gemacht und im Zuge des KHZG Know-how in der IT, der Unternehmensentwicklung und dem Projektmanagement aufgebaut, um Digitalisierungsprojekte kompetent vorbereiten und begleiten zu können. „Viele Einrichtungen haben den Mehrwert von Patientenportalen für alle Beteiligten erkannt“, sagt Andreas Veeck, Leiter IT im Rheumazentrum Rheinland-Pfalz. „Patienten profitieren von unkomplizierten Terminvereinbarungen sowie einer besseren Kommunikation. Die Einrichtungen können ihre Abläufe optimieren, weil ihnen bei Ankunft des Patienten bereits sehr viele Informationen vorliegen.“

Bei der Auswahl eines Patientenportals gilt es, verschiedene Aspekte zu berücksichtigen. Zuerst einmal muss der Anbieter einschlägige fachliche Expertise mitbringen. Verbunden damit sind auch die Flexibilität und Vielfalt der Lösung. „Es geht darum, die Eigenheiten des jeweiligen Hauses abzudecken. Eine Fachklinik mit einer oder zwei Abteilungen hat ganz andere Erfordernisse als ein Universitätsklinikum. Hier gilt es, individuelle Abläufe abzubilden. Das funktioniert mit einem Standardprodukt nicht. Um die Individualität zu gewährleisten, muss der Anbieter zudem die Prozesse sehr gut verstehen und in der Software umsetzen“, so Veeck. Hinzukommt, dass die Anforderungen an ein Patientenportal in Zukunft steigen werden. Es ist also von Vorteil, wenn die jetzige Lösung bereits so zukunftssicher ist, dass sie auf entsprechende Erweiterungen eingestellt ist – oder sie idealerweise bereits mitdenkt.

Die nahtlose Integration in das Krankenhaus-Informationssystem (KIS) des Hauses ist eine wesentliche Voraussetzung, um ein Patientenportal effizient nutzen und alle Potenziale ausschöpfen zu können. Anbieter, die dabei auf etablierte Schnittstellen und Protokolle wie HL7 und IHE-Profile setzen, können das problemlos gewährleisten. Ein Beispiel: Wenn der Untersuchungstermin über das Patientenportal vereinbart worden ist, muss er zur weiteren Disposition der Leistungen an das KIS übertragen werden. Ebenso müssen Terminverschiebungen oder -absagen verlässlich ausgetauscht werden.

Ganz wesentlich für die Akzeptanz ist die Bedienoberfläche. Sie muss einfach und klar strukturiert sein, um den Patienten möglichst intuitiv zu seinem Termin zu leiten. Auf der anderen Seite muss sie so individuell konfigurierbar sein, dass die Klinik genau die Informationen abfragen kann, die sie benötigt.

Vielleicht am wichtigsten sind die Aspekte Datensicherheit und Datenhoheit. Dabei stellt sich die Frage: Cloud oder On-Premise? Wir beobachten, dass sich die Krankenhäuser aus Sicherheitsgründen mehrheitlich für den Betrieb im eigenen Rechenzentrum entscheiden. Hauptvorteil: Die Einrichtung kann die Lösung problemlos in das bestehende Sicherheitskonzept integrieren. Da die Daten lokal gespeichert werden, hat sie die volle Kontrolle über die Daten und deren Sicherheit – ohne Abhängigkeit vom Cloud-Anbieter, ohne aufwendige Datenschutzvereinbarungen mit Dritten. Sollte es zu Netzwerkproblemen kommen und die Verbindung zum Internet unterbrochen werden, können die Mitarbeitenden bei On-Premise-Lösungen trotzdem weiter auf die Daten zugreifen.

Ist das passende Betreiberkonzept gefunden, geht es an die Definition der Anforderungen und des Umfangs des Patientenportals. Empfehlenswert ist, das zeigt die Praxis, sich zuerst auf die Kernprozesse zu konzentrieren – Terminvereinbarung, Patientenaufnahme, Patientensteuerung – und sie realistisch zu betrachten. Entscheidend für den Erfolg ist, die Prozesse genau zu definieren und gegebenenfalls anzupassen, bevor sie in elektronischer Form abgebildet werden. Auch hier gilt die Faustformel: Die Erarbeitung eines guten digitalen Prozesses ist nicht nur eine notwendige Hausaufgabe, sie bestimmt über Akzeptanz und Entlastung der Mitarbeitenden. Hier kann ein erfahrener Anbieter wertvolle Unterstützung leisten.

Die Integration von Applikationen in die bestehenden IT-Systeme wird heute durch Standardschnittstellen und Protokolle wie HL7, FHIR und ISiK deutlich vereinfacht. Die Aufgabe ist beherrschbar. Spannender und kniffliger ist die Frage des Daten- und Informationsflusses innerhalb der Systeme und über Systemgrenzen hinweg. Im Zentrum steht die Frage, welche Information wann erhoben werden und an welcher Stelle im Prozess und zu welchem Zeitpunkt zur Verfügung stehen muss. Das ist individuell mit den jeweiligen Fachabteilungen zu klären und setzt ein entsprechend flexibles Patientenportal mit leicht anpassbaren Workflows voraus.

Der Roll-out startet in der Regel mit einem definierten Funktionsumfang in einer Pilotabteilung. Daraus wird der Blueprint erstellt, den man bei der Einführung in weiteren Fachabteilungen lediglich inkrementell anpassen muss. Im Bereich der Schulung hat sich das Train-the-Trainer-Prinzip mit Key Usern vor Ort etabliert.

Welche Erfahrungen mit der Einführung eines Patientenportals kann Andreas Veeck nun weitergeben? „Zuerst einmal sollte sich das Krankenhaus bewusst sein, welche Erwartungen es mit einem Patientenportal verbindet und welche Ziele es damit konkret erreichen möchte“, so der IT-Leiter.

Zudem ist die Konzentration auf das Wesentliche wichtig. Wer auf einen Schlag alles möchte, wird höchstwahrscheinlich scheitern, weil die Komplexität nicht mehr beherrschbar ist. Selbstverständlich sollten künftige Szenarien und Anwendungen mitgedacht, aber erst zu gegebener Zeit realisiert werden. Es liegt auf der Hand, dass der Stand von heute in zwei Jahren nicht mehr ausreichend sein wird. Also muss das Patientenportal individuell anzupassen sein und mit den sich ändernden Bedürfnissen mitwachsen können.

Nach Veecks Erfahrung ist die Projektplanung das A und O für eine erfolgreiche Einführung. Dazu gehören auch der kritische Blick auf die bestehenden Prozesse und die Definition dessen, was man wirklich benötigt – nicht, was man gerne hätte. Die zentrale Frage lautet: Welche Informationen brauchen wir vom Patienten, um eine Behandlung durchzuführen? Das sollte zur Maxime der Gestaltung des Patientenportals werden.

„Und man braucht Zeit“, mahnt Andreas Veeck. „Zeit für eine tiefgehende Analyse, Planung und interne Diskussion im Vorfeld, die alle Anwender mitnimmt und spätere Nachbesserungen erspart. Aber auch Zeit für die Auswahl des besten Anbieters sowie die Implementierung.“ Gut Ding will schließlich Weile haben.