Die Sicherstellung einer guten medizinischen Versorgung setzt Versorgungsstrukturen voraus, die auch den Bedürfnissen der Menschen im Gesundheitssystem Rechnung tragen. Die Medizinischen Versorgungszentren (MVZ) sind als eigenständiger ambulanter Leistungserbringer inzwischen ein etabliertes Konstrukt: Ärztliche Behandlungstätigkeit – fachübergreifend wie auch arztgruppengleich – ist dort von der Inhaberschaft organisatorisch getrennt und, anders als im stationären Versorgungsbereich üblich, zudem oftmals zeitlich sehr flexibel. Die MVZ haben sich als starkes Bindeglied bei der Verzahnung von ambulanter und stationärer Versorgung erwiesen und spielen auch in der im Rahmen des Krankenhausversorgungsverbesserungsgesetzes (KHVVG) angestrebten flächendeckenden medizinischen Versorgung eine zentrale Rolle.

Rückgrat dieser Vernetzung sind vermehrt die Patientenportale, die ihre prominente Rolle im Krankenhauszukunftsgesetz (KHZG) heute im erfolgreichen Einsatz mehr als rechtfertigen. Sie gehen über die Interaktion zwischen Patienten und ihren Leistungserbringern hinaus, vor-, nach- und nebengelagerte Funktionen werden mit eingebunden. Dabei können sie die einzelnen Sektoren jeweils in ihren spezifischen Prozesslogiken unterstützen, beispielsweise in Form dedizierter Abfragen der jeweiligen Vorstellungsgründe sowie von Informationen zu Voruntersuchungen und Vorbefunden. Übertragen auf die Bedürfnisse eines Versorgungszentrums, in dem beispielsweise verschiedene Fachrichtungen um hausärztliche Angebote ergänzt werden, wird daraus eine klassische Lotsenrolle: Patienten in der Formulierung ihrer Anliegen unterstützen, um sie auf die nächste passende Etappe ihrer Patientenreise zu leiten – oder auf mehrere Etappen in richtiger Reihenfolge. Das Patientenportal schafft dabei eine Verbindung der einzelnen Termine, sorgt für die notwendige Transparenz (intelligente Auswahl und Bereitstellung von Daten und Dokumenten) und bildet eine Klammer um die Vorgänge.

Versorgungszentren fassen medizinische sowie kaufmännische, organisatorische oder technische Ressourcen zusammen und ermöglichen so im Vergleich zu Einzelsitzen die Projektierung größerer IT-Vorhaben. Insbesondere in Trägerschaft einer Klinik oder eines Verbundes konnte bereits in den vergangenen Jahren auf die dort entstandenen IT-Kapazitäten und die Infrastruktur aufgebaut werden. Insgesamt bleibt der Umsetzungsgrad der Digitalisierung jedoch trotz branchenübergreifend schnell voranschreitender Entwicklungen hinter den Erwartungen zurück: Im Austausch mit Patienten sind Praxisverwaltungssysteme im Vergleich zur ausschließlichen Nutzung von Telefonen ein deutlicher Fortschritt. Dennoch beschränkt sich dieser Austausch überwiegend noch immer maximal auf das digitale Terminmanagement – bestehende Patientenportale der Kliniken und Krankenhäuser haben dagegen im Vergleich das Potenzial, über Sektorgrenzen hinweg Prozessketten abzubilden und Dienstleister aller Niedergelassenen zu sein.

Zum Heben dieser Potenziale bedarf es einer hohen Schnittstellenexpertise der Anbieter einerseits und andererseits eines Auseinandersetzens mit den tatsächlichen Anwendungsfällen, deren Interaktionen über die reine Datenhaltung hinaus praxistauglich abgebildet werden sollen. Trifft beides aufeinander, können die gesamte Patientenreise über das Portal dargestellt und Verknüpfungen zu Kliniken und Krankenhäusern geschaffen werden. Es entsteht ein Behandlungspfad, auf dem die Behandler jeweils ihr Teilstück hinzufügen und die nachfolgenden Abschnitte bereiten. Allerdings erweist sich hier gerade die Datenhaltung aufgrund ihrer Möglichkeiten als echte Herausforderung: Patienten sammeln über ihre Fälle hinweg im Laufe der Jahre immer mehr Datenvolumen an, aktuell behandlungsrelevant ist davon jedoch nur ein Bruchteil. Die Menge an Information erschwert den sinnvollen Zugang, denn Ärzten fehlen die Ressourcen, alles zu lesen und die Zeit aufzubringen, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden. Es bedarf einer Business-Logik, wie sie Patientenportale mitbringen können, um die Beteiligten gezielt mit den jeweils relevanten Informationen für Nutzung und Übernahme in die eigenen Primärsysteme übereinzubringen.

Stationär aufgenommene Patienten sind im einfachen Zugriff für Untersuchung und Behandlungen. Ein ambulanter Behandlungsansatz birgt ein deutlich höheres Risiko, was fehlende Informationen oder gänzlich fehlende Patienten (sogenannte No-shows) angeht. Gerade bei aufwendigen Untersuchungen ist es daher an der Tagesordnung, Patienten vorab anzurufen und Termine zu bestätigen. Administrationsaufwand dieser Art lässt sich über Anbindung einer Portallösung regelbasiert automatisieren, beispielsweise lassen sich entsprechend des Vorstellungsgrunds in Frequenz und Dringlichkeit angepasste Erinnerungen schicken, Daten abfragen oder auch vorliegende Informationen aktualisieren. Gleiches gilt auch für die einer Behandlung nachfolgende Kommunikation, wie die Bereitstellung von Unterlagen oder Übermittlung erstellter Bilddaten.

In Medizinischen Versorgungszentren, vor allem im Zusammenspiel mit einer angebundenen Klinik, lässt sich der administrative Aufwand sogar noch weiter reduzieren, denn sektorübergreifende Patientenportale können einen gemeinsamen Zugriff auf Patientendaten ermöglichen und auch spezielle Konstrukte wie Regeltermine und fachübergreifende Vorstellungen unter einen Hut bringen. Anstatt neu angelegt zu werden, existieren Patienten nur einmal im Portal und werden innerhalb des Ökosystems verknüpft. Durch Abbildung von Abläufen und durch Berechtigungskonzepte für unterschiedliche Nutzergruppen wird das Portal zum Steuerungsventil zwischen den Sektoren. Weitere Synergien sind denkbar: Datenbasiert, auf Basis hinterlegter Indikatoren, kann das Patientenportal auch Hinweise geben und sicherstellen, dass alles bedacht wird.

Der umfangreiche Versorgungsauftrag, den die Akteure im Gesundheitswesen erfüllen, hält zu einem maßvollen Umgang mit den eigenen Ressourcen an. Der vorherrschende Fachkräftemangel unterstreicht dieses Gebot zusätzlich. Ein Patientenportal bietet die Chance, den Zeitaufwand patientenferner Tätigkeiten deutlich zu reduzieren oder im System gänzlich zu automatisieren. Damit bleibt effektiv mehr Zeit für Behandlungsangebote: entweder mehr Zeit für den einzelnen Patienten oder sogar Zeit für mehr Patienten.

Vorteile ergeben sich dadurch über den Patienten hinaus: Für ein Versorgungszentrum oder eine Klinik bedeutet besseres Kapazitätsmanagement auch eine bessere Auslastungsverteilung ohne unnötige Spitzen und eine insgesamt höhere Auslastung. Beleg-, Einbestellungs- und Kontaktzeiten mit Patienten werden optimiert. Zudem können bürokratische Fragestellungen bis hin zur Inanspruchnahme elektiver Leistungskomponenten vorab transparent und in Ruhe geklärt werden, der Aufwand hierfür wird zu beiderseitigem Vorteil in Richtung Patient verschoben. Unterm Strich lassen sich also unnötige Kosten reduzieren und eine bessere Auslastung der verfügbaren Kapazitäten erreichen.