Bereits seit November können Krankenhäuser rückwirkend zum 20. September 2020 Förderbedarfe für die Umsetzung von Digitalprojekten anmelden. Welche Regelungen sind im Antragsprozess zu beachten? Wie können Häuser die Umsetzung von Patientenportalen nach §19 KHSFV passgenau vorbereiten und konzipieren?

Die Förderrichtlinien des Bundesamtes für Soziale Sicherung (BAS) verdeutlichen: im Fokus der Förderungen von Digitalprojekten stehen nicht nur die Optimierung der hausinternen Prozesse, sondern ganzheitliche und intersektorale Lösungen zur Verbesserung des Patientenmanagements sowie der Kommunikation zwischen den Krankenhäusern und Sektoren. Als explizite Ziele gelten dabei die Verbesserung der Patientenversorgung sowie die Vermeidung von Medienbrüchen zur Erhöhung der Patientensicherheit auf Basis von technischer und organisatorischer Interoperabilität. In diesem Sinne förderungsfähig sind nach §19 KHSFV Förderungstatbestand 2 insbesondere digitale Patientenportale, die ein digitales Aufnahme-, Behandlungs-, Entlass- und Überleitungsmanagement von PatientInnen ermöglichen, Kommunikation beschleunigen und die Versorgungsqualität anheben.

Die Krankenhäuser müssen die Vorhaben nun auf die Agenda bringen und sich für Anbieter mit geeigneten digitalen Lösungen entscheiden. Zu beachten ist jedoch, dass für die geförderten Digitalisierungsvorhaben nur IT-Dienstleister und Anbieter zu beauftragen sind, die vom BAS gemäß §21 Abs. 5 KHSFV berechtigt worden sind und ein entsprechendes Zertifikat ausweisen können.

Für die Beantragung und Bewilligung von förderungsfähigen digitalen Patientenportalen wurde ein zweistufiges Antragsverfahren konzipiert. Zunächst sind Krankenhäuser und Träger dazu angehalten, ihre Bedarfsanmeldungen beim zuständigen Ministerium des jeweiligen Landes einzureichen. Entsprechende Formulare für die Bedarfsanmeldung wurden bereits vom BAS veröffentlicht und stehen zum Download bereit. Nach Eingang der Bedarfsanmeldungen haben die zuständigen Landesbehörden drei Monate Zeit, um darüber zu entscheiden, welche Anträge und Vorhaben in einem zweiten Schritt beim BAS zur Bewilligung eingereicht werden.

Vor dem Einreichen der standardisierten BAS-Formulare sollte darüber hinaus beachtet und geklärt werden, ob weitere landesspezifische Regelungen, Formulare und Fristen bestehen. Nach § 14a Abs. 4 Satz 2 KHG sind die jeweiligen Länder dazu berechtigt, ggf. weitere Vorgaben für den Antragsprozess festzulegen. Die aktuelle Praxis zeigt, dass die Länder bereits von dieser Regelung Gebrauch machen.

So hat das Niedersächsische Ministerium für Soziales, Gesundheit und Gleichstellung eigene FAQ zum Antragsprozess und entsprechenden Fristen herausgegeben. Zusätzliche, landesspezifische Formulare existieren für Niedersachen nicht. Dennoch werden umfangreiche Regelungen zur Antragsstellung, den erforderlichen Nachweisen und zur Kofinanzierung konkretisiert.

Auch die Fristen zur Einreichung von Anträgen können mitunter stark voneinander abweichen:
So haben die Träger in Niedersachen bis zum 30.06.2021 Zeit, um Ihre Bedarfsanmeldungen für digitale Patientenportale nach §19 KHSFV bei beim Landesministerium einzureichen. In Hessen muss dies bis September 2021 erfolgen. In Bayern hingegen läuft die Frist zur Beantragung von Förderungen im Rahmen des KHZG nur bis zum 25.05.2021, in Baden-Württemberg bis April, in Rheinland-Pfalz bis zum 22.02.2021, in Sachsen endete die Antragsfrist bereits zum 31.01.2021.

Sind keine Informationen zum eigenen Bundesland zu den Antragsbedingungen und -fristen zu finden, empfiehlt sich eine direkte An- und Rücksprache mit der jeweils zuständigen Landesbehörde. Bei länderübergreifenden Vorhaben sind die Häuser/ Träger dazu angehalten, eine gemeinsame Bedarfsanmeldung in allen zuständigen Länder einzureichen.

Quelle: Unity Consulting & Innovation

Darüber hinaus ist es notwendig, dass Krankenhäuser einen Nachweis über die Eignung Ihrer Vorhaben erbringen. Auch wenn die entsprechenden Formulare bereits eingereicht werden können und ein knapp bemessener Zeitrahmen vorliegt, sollten Häuser in Abstimmung mit Ihrem ausgewählten Partnern genug Zeit für die Konzeption zum Einsatz von digitalen Patientenportalen einplanen, um die Passgenauigkeit und eine erfolgreiche Umsetzung sicherzustellen.

Aufgrund der zahlreichen Muss-Kriterien, die der Förderungsfähigkeit zugrunde liegen und der Komplexität der hausinternen Prozesse, kann sich dabei eine modulare und stufenweise Einführung von Online Patientenportalen und deren umfangreichen Funktionen empfehlen. Zentraler Startpunkt ist sicher immer das Onboarding, um den Aufnahmeprozesse zu optimieren.

Die Einführung eines Patientenportals ist primär ein Organisationsprojekt und kein IT-Vorhaben, sofern die Plattformlösung modernen Standards entspricht. Entsprechend wichtig ist ein konsequentes Change Management, das die Betroffenen zu Beteiligten macht und das Know-how der Organisation nutzt. Gerade in der Aufnahme, der OP-Vorbereitung oder der Einbestellung über die Sekretariate erfolgt viel Prozesssteuerung über die versierten Mitarbeiter, die ihr fachliches Wissen individuell einbringen. Dies gilt es sinnvoll in Konzeption und Customizing der digitalen Lösungen zu transferieren.

POLAVIS als Anbieter von digitalen Lösungen für Krankenhäuser verfügt über langjährige Expertise bei der Konzeption und Umsetzung von ganzheitlichen Patientenportalen, die alle Prozesse des digitalen Aufnahme-, Behandlungs- und Entlassmanagements abdecken. Für die erforderliche Unterstützung geförderter Vorhaben erhielt POLAVIS die notwendige Zertifizierung des BAS über die Berechtigung nach §21 Absatz 5 Satz1 Krankenhausstrukturfonds-Verordnung (KHSFV). Sprechen Sie uns unverbindlich an!