Zeitfenster und Fristen für die Beauftragungen zu den Fördertatbeständen haben ihren Zenit im vorgesehenen Ablauf der KHZG-Umsetzungen überschritten. Versorger konnten sich mit den Vergabeverfahren und ihren eigenen Anforderungen auseinandersetzen und entsprechend intensiv war das Ausschreibungsgeschehen der letzten Monate. Rückblickend ist die Qualität der Ausschreibungen durch das enge Netzwerk der Krankenhäuser und ihrer Verantwortlichen sowie durch den andauernden Dialog mit den Anbietern deutlich gestiegen. Professionell vorbereitet zielen die Vergabeverfahren zunehmend auf Lösungen zur individuellen Workflow- bzw. Prozessunterstützung ab – und darauf, entsprechende Angebote zu erhalten und objektiv bewerten zu können.

„Wir konnten uns dank unserer langjährigen Erfahrungen sehr gut platzieren und haben inzwischen eine führende Position als Digitalisierungspartner im Markt eingenommen“, unterstreicht Dr. Manuel Iserloh, Geschäftsführer des FTB2-Anbieters POLAVIS, den Vorsprung im Wettbewerb. „In unserem Patientenportal sind nicht nur theoretisch alle geforderten Kriterien abbildbar, wir haben sie auch tatsächlich in bestehenden Installationen abgebildet. Wir können Interessenten eine gute, passende Lösung präsentieren und die Versorger – über alle Fachbereiche und Schwerpunkte hinweg, egal ob Einzelhaus oder Verbund, ob Kreiskrankenhaus oder Uniklinik – dabei unterstützen, ihre Projekte so auszugestalten, dass das Portal auch schnell in ihren Häusern eingesetzt wird und die Mitarbeiter entlastet werden. Entsprechend erhalten wir in Ausschreibungen höchste Punktzahlen für die Qualität unserer Portallösung von allen Nutzergruppen, den Projektteams wie auch der IT.“

Die Fördertatbestände im Zukunftsgesetz beschreiben keine einfach zu installierenden PnP-Lösungen, sondern komplexe Prozesssoftware mit Konzeptionsbedarf. Das Ende des Ausschreibungsprojekts und die Entscheidung für einen Dienstleister markieren daher den Anfang eines Einführungsprojekts. Genau hier zahlen sich Beratungskompetenz und langjährige Erfahrung in Konzeption und erfolgreicher Umsetzung solcher Einführungsprojekte aus. „Konsequente Transparenz und später im Projekt ein partnerschaftliches Einvernehmen über die jeweiligen Aufgaben sind Grundlagen des Erfolgs. Wir passen einen erprobten, belastbaren Umsetzungsfahrplan an die Bedingungen und Bedürfnisse unseres jeweiligen Kunden an. Wir definieren benötigte Ressourcen für Technik, Implementierung und Projektmanagement und arbeiten darüber hinaus über die gesamte Laufzeit hinweg in einem festen Team. Den üblichen Zeitverlust durch Aufgabenverteilung und gemeinsame Ablaufkonzeption, meistens in Form einer Verhandlung, gibt es bei uns nicht. Nach einem standardisierten Kick-off beginnen wir schnell mit der eigentlichen Projektarbeit und können auch belastbare Aussagen zu den einzelnen Meilensteinen treffen. Die zeitlichen Vorstellungen unserer Kunden im Rahmen der Förderlandschaft erfüllen wir. Neue Projekte starten ohne Verzögerung und auch vermeintliche Randthemen wie beispielsweise die Rechnungsstellung, die für viele Kunden im Rahmen der Fördermittel relevant ist, werden berücksichtigt.“

Basierend auf Erfahrungen früherer Softwareprojekte besteht bei den Klinikverantwortlichen oft Skepsis hinsichtlich des tatsächlichen Zeitbedarfs und der Einhaltung von Fristen, insbesondere bei Projekten über mehrere Häuser hinweg. „Hier sorgen wir gerne für positive Überraschungen. Es ist schön und bestärkt uns, wenn Kunden uns zurückspielen, dass sie beeindruckt sind. Dass die Planungen dank guter Vorarbeit eingehalten wurden. Dass das Projekt wie ein Uhrwerk läuft. Dass weitere Einrichtungen schnell in das Portal aufgenommen werden können“, gibt Dr. Iserloh Einblick in Kundenprojekte. „Bei der Anzahl an Themen im KHZG ist für Verzögerungen auch wirklich keine Zeit mehr.“

Nicht nur die Einhaltung der zeitlichen Vorgaben findet Anklang, die positiven Rückmeldungen betreffen vor allem die Nutzung des Patientenportals. Die Vorteile für sowohl Patienten als auch für Mitarbeitende zeigen sich deutlich: Abläufe sind einfacher geworden, administrativer Aufwand wurde reduziert, die Mitarbeiter haben mehr Zeit für Patienten. „Wir fühlen uns in unserer Arbeit bestätigt, wenn Kunden uns mitgeben, dass wir gut zusammenpassen und die Entscheidung für POLAVIS die richtige war. In der Wahrnehmung sind wir der qualitative Marktführer, der das beste Produkt hat und in Ausschreibungen steht die Qualität von Produkt und Team außer Zweifel“, fasst der Geschäftsführer die Marktposition zusammen. „Wir haben früh angefangen, haben viel in unser Produkt investiert und uns dabei gemeinsam mit Kunden auf das Wesentliche konzentriert. Wir sind nicht nur Qualitätsführer, sondern auch bei der Anzahl an veröffentlichten Zuschlägen in Ausschreibungen in den letzten Monaten deutlich in Führung. Und zwar ohne negative Schlagzeilen.“

Im letzten Jahr wurde bei POLAVIS entsprechend des wachsenden Kundenstamms viel in den Ausbau der Projektorganisation investiert. Die Digitalisierung des Gesundheitswesens zieht dabei als sinnstiftende Tätigkeit Talente an, es werden aber auch erwartete, moderne Rahmenbedingungen geboten. „Berlin ist sicherlich ein spannendes Umfeld, dennoch muss niemand umziehen. Mit den passenden Kollaborationssystemen sind wir dezentral aufgestellt und unsere Mitarbeitenden arbeiten von unterschiedlichen Orten aus eng und produktiv zusammen“, erklärt Dr. Iserloh die offensichtliche Attraktivität als Arbeitgeber. „Entscheidend für das Wachstum der Organisation ist jedoch auch das Produkt selbst. Unsere Portallösung ist sehr gut parametrisierbar – wir benötigen für die Einführung keine Entwicklungskapazitäten, sondern rekrutieren ganz gezielt smarte, technikaffine Menschen für Implementierung, Support und Schulungen. Gegenüber anderen Softwareanbietern mit sehr engen, entwicklungslastigen Profilen sind wir dadurch im Vorteil. Bei uns ist Umsetzungskompetenz gefragt, und Kunden in erfolgreichen Projekten zu begleiten, ist eine schöne Aufgabe. Dafür finden wir viele gute Leute. Wir sind momentan hervorragend aufgestellt und können neue Kundenprojekte jederzeit starten.“

Umsetzungsfristen für Digitalprojekte innerhalb des KHZG, die bis Ende 2024 abgeschlossen sein mussten, entfallen. Gesundheitsanbieter können die Einführung von Patientenportalen nun auch nachträglich abschließen, soweit diese innerhalb der ursprünglichen Frist beauftragt wurden. Das ist begrüßenswert, aber für Entspannung in Kliniken und Krankenhäusern sorgt es erst einmal nicht. „Veränderungen im Markt spüren wir kaum, die Ausschreibungen laufen unvermindert weiter. Die Leistungserbringer wollen schnell in die Umsetzung kommen, um dann ausreichend Zeit dafür zu haben. Durch den Wegfall der harten Deadline bleibt mehr Luft, aber die meisten Häuser verstehen auch, dass sie sich als Organisation auf die Digitalisierung zunächst vorbereiten müssen“, so Dr. Iserlohs Eindruck . „Und zwar auch in der Rolle des Auftraggebers. Persönlich rate ich zu einer guten Markterkundung. Nicht unbedingt, um direkt das beste Portal zu identifizieren, sondern um aus der Betrachtung der verschiedenen Lösungen zunächst Klarheit über die eigenen Anforderungen zu gewinnen. Wo sind Schwerpunkte und welche Voraussetzungen müssen geschaffen werden, um ein Portal anschließend erfolgreich einzusetzen? Das Patientenportal ist wesentlicher Baustein des Krankenhauses der Zukunft und die Einführung ist viel mehr Organisations- und Transformations- als Technikprojekt. Sich frühzeitig auf einen Anbieter festzulegen, räumt mehr Zeit für die gemeinsame Ausgestaltung dieser Zukunft ein.“

Nimmt man die Anzahl an erfolgten öffentlichen Ausschreibungen als Basis, hat die Welle der Ausschreibungen ihren Höhepunkt noch lange nicht erreicht. Viele Krankenhäuser stecken noch mitten in den Vorbereitungen oder warten das Marktgeschehen weiterhin ab. Neue Veröffentlichungen haben sich auf einem hohen Niveau eingependelt. „Ich gehe davon aus, dass wir auf diesem Niveau bis zum Fristende bleiben werden. Auch weil das ganze Ökosystem der Beteiligten am KHZG in seinem Umfang limitiert ist. Sowohl auf der Seite der Vergabevorbereitung, bei der sich Versorger professionell unterstützen lassen, als auch aufseiten der Anbieter, die an umfangreichen Vergabeverfahren teilnehmen. Die Entfristung sorgt für Entspannung – aber schnell kommt das nächste Jahr und die Zeit für Beauftragungen ist doch sehr endlich. Bei der Anzahl an Kliniken, die wir in Deutschland haben und die durch die Vergabeverfahren müssen, liegt der deutlich größere Teil des Weges in den nächsten Monaten noch vor uns.“

„In Summe wäre es unrealistisch gewesen, in der vorgesehenen Zeit alle Fördertatbestände durch ein Vergabeverfahren zu bringen und umzusetzen. Der Gesetzgeber konnte die Marktentwicklung und die Anzahl an relevanten Anbietern aber im Vorfeld auch nicht absehen; und sie entwickelt sich noch. Deshalb war es richtig, jetzt zu reagieren und den Kliniken mehr Zeit zu geben. Für die Anbieter ist das eine Chance, ihre Produkte weiter auszugestalten und die Umsetzungen noch besser zu skalieren“, lobt der Gründer und Geschäftsführer die Anpassungen des Gesetzgebers. „Alle Projekte in allen Kliniken zeitgleich zu starten, wäre auch für uns als Anbieter nicht zielführend gewesen. Durch die sukzessiven Vergaben sammeln wir Know-how in der Implementierung, davon profitiert die Qualität weiterer Einführungen. Sehr zugute kommt uns dabei, dass wir schon seit acht Jahren im Markt sind – nicht nur mit einer passenden Portallösung, sondern auch mit viel Umsetzungskompetenz. Das sind sechs Jahre Vorsprung an Erfahrung gegenüber Anbietern, die erst mit den Fördermitteln in den Markt gekommen sind. Durch die große Anzahl an gewonnenen Vergaben und erfolgreichen Einführungen bauen wir diesen Vorsprung immer weiter aus.“

Egal ob Versorger ihren Fahrplan wie geplant abfahren oder sich mehr Zeit einräumen, auf sie kommen eine ganze Reihe umfangreicher Digitalisierungsthemen zu. „Diesen Aufgaben steht eine endliche Anzahl an Mitarbeitern gegenüber und auch externe Unterstützung gibt es nicht in unendlichem Umfang. Die Organisation kommt da an ihre Grenzen und die erfolgreiche Digitalisierung ist dann wirklich keine reine Geldfrage. Um verfügbare Ressourcen bestmöglich einzusetzen, müssen die Projekte insgesamt überblickt und sequenziell bearbeitet werden. Man muss Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Tatbeständen verstehen, Projekte priorisieren und in die richtige Reihenfolge bringen. Wodurch werden Mitarbeiter entlastet? Wie kann die Datenqualität gesteigert werden? Wo werden Abläufe beschleunigt? Das herauszuarbeiten, können viele Häuser sehr gut – es bleibt aber eine individuelle Aufgabe, denn die Rahmenbedingungen sind verschieden.“

Es geht nicht um die Anzahl neuer Kunden, sondern es geht immer um gute Projekte, die zum Einsatz kommen. Dank dieser klaren Vorstellung von Qualität hat sich POLAVIS in den letzten Monaten zu einem Marktführer entwickelt. „Mit jeder weiteren Implementierung wird die Software noch besser. Unsere Mitarbeiter rücken mit jedem Einführungsprojekt näher an die Details in den Kliniken heran. Wir arbeiten noch besser mit unseren Kunden zusammen, falls das überhaupt noch zu steigern ist“, blickt Dr. Iserloh auf die kommenden Monate.

Auf Qualität zu setzen, hat sich für POLAVIS und die Anwender des Patientenportals gleichermaßen ausgezahlt. „Ein gutes Produkt lebt nicht von bunten Bildern in der Benutzeroberfläche. Wir haben uns vom plötzlichen Druck im Markt durch das KHZG nicht irritieren lassen, sondern weiterhin an besten Funktionalitäten, Anpassbarkeit und einem Produkt gearbeitet, das den Einsatzzweck perfekt erfüllt. Der Erfolg sind zufriedene Kunden, mit denen wir gemeinsam weiterhin wachsen werden. Und auch wenn uns das Zukunftsgesetz sehr geholfen hat, freue ich mich schon auf die Zeit danach, wenn viele Kunden im Livebetrieb sind und die nächsten wichtigen Themen überlegt angegangen werden können. Zu sehen, dass Verbesserungen dort ankommen, wo sie benötigt werden, macht Spaß: Bei Patienten, bei den Pflegekräften und Ärzten und bei der Administration. Anschließend können wir uns auf weitere Zukunftsthemen konzentrieren, denn das Patientenportal ist ein Basis-Baustein für das Krankenhaus der Zukunft. Da gibt es auf beiden Seiten eine Menge Ideen und Initiativen, die aufgrund des Zukunftsgesetzes aktuell zur Seite geschoben wurden. Den Faden halten wir gerne in der Hand und das Patientenportal ist für diese Entwicklungen ein gutes, langfristiges Fundament.“