Interoperabilität bleibt eine Herausforderung

Das Krankenhauszukunftsgesetz (KHZG) hat die Digitalisierung des Gesundheitswesens deutlich dynamisiert. Digitalisierung ist kein Randthema mehr, sondern hat an Bedeutung gewonnen und in die Geschäftsführung Einzug gehalten. „Als Treiber der Digitalisierung ist das KHZG ein Erfolg. Inwiefern es Wirkung zeigt, wenn es später um den Digitalisierungsgrad der Kliniken geht, bleibt aber abzuwarten. Noch stecken die meisten KHZG-Projekte mitten in der Umsetzung“, lobt Mathias Schmon, Gründer und CEO von nubedian, die gesetzliche Initiative. „Entlassmanagement hat auch vor der Förderung in den Krankenhäusern eine Rolle gespielt, wurde aber zumeist isoliert betrachtet. Jetzt ist es Teil eines Fördertatbestands, das merken wir. Wir merken allerdings auch, dass viele Häuser schon früher knappe IT-Ressourcen hatten und die zusätzlichen Anforderungen die Situation nicht einfacher gestalten. Gelingt es nicht, personelle Ressourcen aufzubauen, lassen sich neue Lösungen trotz der finanziellen Mittel erst spät in die produktive Nutzung überführen.“

Ein holistischer Blick auf die Versorgerlandschaft zeigt eine aktuell unterschiedliche digitale Reife der Kliniken. Maximalversorger sind oftmals gut aufgestellt, die Digitalisierung ist weit vorangeschritten und bis in die Fachbereiche durchdacht. Kleinere Häuser haben Aufholbedarf. „Generell ist die Interoperabilität, also die Kommunikation unterschiedlicher Softwarelösungen miteinander, eine Herausforderung“, zieht Mathias Schmon Fazit. „Die Akzeptanz bei Anwendern wird durch manuelle Datenübernahme und doppelte Dokumentation nicht gerade gesteigert. Es fehlt an interoperablen Systemen und gelebten Standards für Schnittstellen, die in der Breite Anwendung finden. Das betrifft auch das Zusammenspiel von Patientenportal und Entlassmanagement. Wir sehen zwar Bedarf und den Willen zur Digitalisierung, aber dann sollen drei Mitarbeiter einer kleinen IT-Abteilung alle Fördertatbestände umsetzen. Oder zumindest alle, die bei Nichterfüllung bestraft werden. Eine fast unlösbare Herausforderung, zumal nach der Einführung auch der Betrieb gewährleistet sein muss. Und nebenbei laufen Wartung und normaler Support weiter. In den bestehenden Strukturen ist nicht alles zu leisten – und dafür müssen wir als Dienstleister dann auch Verständnis zeigen und Unterstützung anbieten, wenn beauftragte Projekte sich durch fehlende Ressourcen verzögern.”

Softwareanbieter sind auch Prozessexperten

In Krankenhäusern lassen sich monolithische Systeme beobachten, gerade bei den sogenannten Krankenhausinformationssystemen (KIS). Das Bestreben, diese Monolithen aufzubrechen, zeigt sich kaum. In der Hoffnung, dass KIS-Anbieter Strukturen im Gesundheitswesen kennen und spezifisches Fachwissen mitbringen, setzen viele Versorger auf ihren KIS-Anbieter und bündeln dort Aufträge. „Oftmals sind die eigenen Prozesse zwar bekannt, aber nicht bis ins letzte Detail. Aktuell arbeiten wir mit einem Versorger, der einen externen Projektmanager beauftragt hat. Das erleben wir gerne: Die Prozessanalyse ist erfolgt, die Ziele sind definiert und wir können direkt anknüpfen“, beschreibt der Gründer die verschiedenen Ausgangssituationen. „Wir nehmen unterschiedliche Rollen ein: Wir sind Experten für unsere eigenen Lösungen und als Prozessberater unterstützen wir entsprechend bei der Analyse. Krankenhäuser erwarten einen Blick von außen, den Vergleich mit anderen Häusern und dass wir Potenziale aufzeigen, wie Implementierungen zum Erfolg werden.“

Schmon und seine Kollegen sind in die Beraterrolle hineingewachsen. Seit zwölf Jahren bietet nubedian Lösungen für das Entlassmanagement und kennt sich entsprechend in der Anwendungsdomäne sehr gut aus. Das liegt nicht zuletzt am Austausch mit Partnern wie der Deutschen Vereinigung für Soziale Arbeit im Gesundheitswesen (DVSG). „Beim Stichwort Entlassmanagement denkt man an Patienten, die durch die Krankenhaustüre hinaus- und in eine andere Unterstützung hineingehen. Entlassmanagement beginnt aber früher, nämlich mit dem Erkennen des Bedarfs. In diesem Thema und in der Analyse bestehender Prozesse bewegen wir uns schon sehr lange. Das ermöglicht es uns, Gesundheitsversorger zum Entlassmanagement auch zu beraten.“

Webbasierte Software im Gesundheitswesen

Eine webbasierte Softwarelösung bietet den Vorteil, sich rein mit Anwenderwissen bedienen zu lassen, da der Betrieb anderweitig gewährleistet wird. Für Einrichtungen ohne eigene EDV-Abteilungen sind sie dadurch attraktiv. „Vor der Gründung von nubedian haben wir uns angesehen, welche Software und welche Technologien verfügbar sind und in welchen Märkten sie genutzt werden“, blickt Mathias Schmon auf die Anfangszeit. „Im Gesundheitswesen war damals cloudbasierte Software kaum vertreten, zumeist aufgrund des Datenschutzes. Das hat uns angetrieben, zunächst in den Bereichen Pflege- und Wohnberatung eine passende Lösung zu finden. Das sind kleine, kommunal getragene Stellen, die oftmals überhaupt keine IT-Unterstützung haben. Unsere Vorstellung war eine schlanke Lösung, die es Anwendern ermöglicht, schnell und einfach mit ihr zu arbeiten.“

Krankenhäuser bilden trotz des häufig akuten Anlasses ein geschütztes Umfeld für Patienten. Nach dem Klinikaufenthalt ist der Patient auf sich gestellt und hat Unterstützungs- und Beratungsbedarf, beispielsweise in der Krankheitsbewältigung. Im klinischen Entlassmanagement steckt viel Beratung und so kamen die nubedian-Gründer über die Pflege- und Wohnberatung auf dieses Thema. „Neben der Beratung müssen Krankenhäuser die entsprechenden Versorger finden, beide Aufgaben gehen Hand in Hand. Das ist Grundlage unserer Produktpalette: eine Lösung für die Pflege- und Wohnberatung, eine für die Unterstützung der sozialrechtlichen Beratung und des Managements im Krankenhaus und eine Softwareplattform in der Mitte, die die Brücke schlägt und es ermöglicht, Anbieter zu finden.“

Interoperabilität bleibt eine Herausforderung

Viel Potenzial für Prozesserleichterungen

Bis zu 60 Telefonate je Patient waren nach Schätzung von nubedian im Entlassmanagement notwendig. Das entspricht anderthalb Stunden mühseliger Telefonarbeit. Der Aufwand erklärt sich durch strukturelle Unterversorgung und Überlastung der stationären Pflegekräfte. Anrufe bleiben unbeantwortet, weil im Moment des Anrufs alle Pflegekräfte auf Station sind, anschließend scheitern aus gleichem Grund Rückrufe. Diese zeitintensive Aufgabe stellt Kliniken vor eine Herausforderung. „Im ländlichen Bereich ist die Lage oftmals etwas besser als im Urbanen. Dort entstehen Pflegeheime mit entsprechenden Kapazitäten. Grundsätzlich herrscht aber eine Unterversorgung im stationären Pflegebereich“, unterstreicht Schmon die Situation. „Das ist nicht einfach für die Krankenhäuser. Hinzukommt, dass der medizinische Dienst bei der Verweildauer der Patienten genau hinschaut. Wurde bei Überschreiten der optimalen Liegezeit noch etwas für seine Entlassung getan? Nicht nur der Erfolg der Suche, auch Dokumentation und Nachweise sind wichtig. Dort setzen wir an und entlasten Mitarbeiter, indem unser System Anfragen streut, dokumentiert und nachhält. Nebenbei lösen wir mit unserer Entlass- und Überleitungsplattform ein klassisches Dilemma: Manche Reha-Klinik fordert erst die Kostenzusage durch Träger wie die GKV – die wiederum geben Zusagen aber nur bei festen Platzangeboten. Wir bringen alle Akteure direkt zusammen.“

Entlassmanagement beginnt mit der Aufnahme

Pflegekräfte haben oft bewusst analoge Aufgaben gewählt, die am Menschen stattfinden. Ein digitales System löst bei ihnen deshalb wenig Jubel aus. Und es bleibt der Leitsatz: Was Anwender nicht nutzen, bringt auch nichts. Akzeptanz ist wichtig und erkennbare Vorteile helfen hierbei. Dank KHZG werden Anwender in vielen Häusern inzwischen frühzeitig, im Rahmen der Ausschreibung, mit in die Abstimmung einbezogen. „Gestern hatten wir einen Termin, bei dem wirklich alle Professionen vertreten waren. Wir haben präsentiert, fachliche Fragen geklärt und aufgezeigt, welche Probleme unser Produkt löst“, freut sich Mathias Schmon. „Dabei hören wir immer wieder, wie einfach und durchdacht unsere Lösungen wirken. Für Anwender sind vor allem Prozessdarstellungen ungewohnt. Sie sind dankbar, wenn wir helfen, tatsächliche Abläufe zu visualisieren. Anschließend wird formuliert, wie die Teams eigentlich arbeiten wollen und welche Unterstützung sie durch ein System erwarten. Die enge Zusammenarbeit mit den Anwendern, auch in der Entwicklung, macht den Erfolg aus und unsere Lösungen zu den anwenderfreundlichsten im Markt.“

Der Rahmenvertrag Entlassmanagement hat 2017 für mehr Aufmerksamkeit gesorgt. Zuvor, berichtet Schmon, gab es Akquisegespräche, in denen klar wurde, dass Einrichtungen oftmals über den eigenen Sozialdienst nicht Bescheid wussten. Inzwischen wird diese Berufsgruppe in klinische Prozesse und entsprechend in die Aufnahme digitaler Anforderungen eingebunden. „Wir betrachten den Entlassprozess als Teil des Gesamten. Im Entlassmanagement werden auch Aufgaben vor der eigentlichen Entlassung übernommen. Konzentrieren wir uns nur auf den letzten Schritt, lösen wir zwar das Problem der Suche, lassen aber Potenzial im Gesamtprozess liegen. Die Mitarbeiter müssen Bedarfe möglichst frühzeitig erkennen können – Patientenaufnahme bereits mit der Perspektive des Entlassmanagements. Für uns sind auch Forschungsprojekte Bestandteil der Produktentwicklung und aktuell sind wir Teil eines KI-Projekts, um das Erkennen und die Einschätzung von Entlassbedarfen intelligent zu unterstützen.“

Entlassmanagement profitiert vom Patientenportal

Baut Entlassmanagement auf KIS-Daten auf, kann der Entlassprozess erst verspätet starten. Vor der stationären Aufnahme werden keine Datensätze erzeugt und Patientendaten stehen dem Entlassmanagement nicht zur Verfügung. Ein Patientenportal bietet gerade elektiven Patienten schon früher die Möglichkeit, Daten zu hinterlegen. „Das KHZG hat Patientenportal und Entlassmanagement zusammengebracht. Daten aus dem Aufnahme- und Behandlungsmanagement nutzen wir im Entlassmanagement gerne. Wir können früher aktiv werden und Patienten sogar partizipieren lassen“, erklärt der Software-Experte. „Wir haben POLAVIS als Unternehmen kennengelernt, das sehr tief in klinische Prozesse einsteigt und auf Unterstützung und Anwenderfreundlichkeit setzt. Das Patientenportal liefert schon im Aufnahmeprozess wesentliche Daten, beispielsweise zu Behandlungs- und OP-Terminen. Damit lässt sich der Aufenthalt eigentlich bis hin zur Entlassung und Folgebedarfen planen, bevor der Patienten das Krankenhaus überhaupt betritt. Das ist ein riesiger Mehrwert der Zusammenarbeit.“

Beginnt das Entlassmanagement frühzeitig, bieten sich deutlich mehr Möglichkeiten, den Patienten selbst in Entscheidungen mit einzubeziehen. Über das Patientenportal können beispielsweise Optionen für Betreuungs- und Pflegeplätze geteilt und die Präferenz des Patienten abgefragt werden. Rückmeldungen, auch stellvertretend von den Angehörigen, helfen dem Sozialdienst, die weitere Versorgung zu planen und der Folgeanbieter hat den Patienten entsprechend ebenfalls früher in den Systemen. Im Idealfall besteht so schon vor dem ersten Behandlungstermin Transparenz über alle anstehenden Schritte. Auch Anmeldeformulare und Anamnesebögen der Folgeversorger können über ein Patientenportal ausgefüllt werden, digitale Signaturen ermöglichen unkompliziert die Vertragsannahme.

Bessere Patientenversorgung durch Entscheidungsunterstützung

„Das Krankenhaus ist Zuweiser in der Nachsorge. Aktuell nutzen wir die Dynamik des KHZG und wollen in möglichst vielen Häusern unsere Softwarelösungen implementieren und eine möglichst flächendeckende Nutzung erreichen. Es gibt aber auch andere Zuweiser: Ärzte fungieren in dieser Rolle, der Patient selbst oder seine Angehörigen. Mittelfristig sehen wir diese Zielgruppen auf unserer Plattform“, skizziert Mathias Schmon seine Vision. „Dazu gehört dann auch die Einbindung der Kostenträger. Ganz abseits der Digitalisierung wird dort in vielen Fällen noch ein Fax erwartet – hier kann unsere Plattform helfen.“

KI-basierte Entscheidungsunterstützung, das Erkennen von Entlassbedarfen bis hin zur automatisierten Beantwortung von Anfragen, ist Teil der Zukunftsvision rund um eine bessere Patientenversorgung. „Es geht darum, die menschliche mit künstlicher Intelligenz zu unterstützen, denn die Ressource Mensch in der Krankenhausversorgung ist begrenzt, insbesondere vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels. Treten definierte Muster ein, kann vom System frühzeitig auf möglichen oder sicheren Entlassbedarf hingewiesen werden. Denkbar ist sogar die Vorhersage des voraussichtlichen Entlassdatums aufgrund von krankenhausspezifischen Daten, so dass die Anfrage bei Nachsorgern erfolgen kann. Ziel ist eine Entlassung entsprechend der optimalen Verweildauer.“

Patienten werden zu Mitgestaltern der eigenen Patientenreise

Die kommenden Jahre werden von der Implementierung der Fördertatbestände geprägt sein. Damit einhergehend fördert das KHZG die Interoperabilität der eingeführten Systeme. Standards sorgen für eine Abkehr von den angesprochenen Monolithen und für weniger Abhängigkeit von einzelnen Anbietern. „Das Gesundheitssystem öffnet sich und setzt auf schlanke, vollumfängliche Lösungen“, blickt Schmon auf den Gesundheitssektor. „Dazu gehören Patientenportale, die neue Ressourcen einbinden: Durch Portale wird der Patient selbst zum Mitgestalter seiner eigenen Behandlung und entlastet das klinische Personal. Die Durchdringung, der produktive Nutzungsgrad bzw. das Vorhalten hybrider Strukturen wird kurzfristig die größte Herausforderung der Versorger sein. Stellt sich der Erfolg ein, kann sogar über eine Verknüpfung mit anderen Bereichen und deren Akteuren nachgedacht werden. Aus der Erwartungshaltung des Patienten heraus und weil es auch dort parallele Entwicklungen gibt, sind das möglicherweise die elektronische Patientenakte, der Hausarztbesuch oder auch der kommunale Bereich und die Sozialhilfe.“

Im Entlassmanagement sollen Mitarbeiter und Patient gleichermaßen von Entwicklungen profitieren. Systeme lösen die Suche nach Nachsorge für den Patienten aus und begleiten durch die Suche, geben Ratschläge und unterstützen, damit die Fachabteilung sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren kann: Beratung statt Organisation. „Ich stelle mir auch vor, dass unsere Datenbanken wachsen und an Wert gewinnen. Wir haben heute schon Datensätze tausender Akteure, die in Absprache genutzt werden können, denn das Entlassmanagement ist nur ein Anwendungsfall. Auch Kostenträger könnten davon profitieren oder kommunale Nutzer. Dass irgendwann alle Akteure digital über Plattformen kommunizieren, ist noch Vision und eine Mammutaufgabe, bietet aber auch viel Potenzial.“