Wie COVID-19 zum Treiber der Digitalisierung wird

Nachdem die Krankenhäuser die erste Welle der Krisenvorbereitung bearbeitet haben, ist nun Zeit, um nach vorne zu schauen und nach Möglichkeiten zu suchen, das Management der Patientenkontakte zu verbessern. Krankenhäuser können mit digitalen Lösungen die persönlichen Kontakte mit Ihren Patienten optimal vorbereiten und physische Kontakte reduzieren, während beide Seiten gleichzeitig von der Prozessverbesserung profitieren.

COVID-19 als Treiber der Digitalisierung

Aufgrund der aufgeschobenen elektiven und nicht kritischen Operationen und Behandlungen baut sich ein Aufnahmestau auf, der möglichst schnell und mit einer guten Priorisierung bzw. Triage für die Einbestellungen wieder abgebaut werden muss. Für neu entstehende Behandlungsbedarfe ergibt sich zusätzlich eine klassische Warteschlangensituation: welche Fälle müssen vor die bereits wartenden Patienten vorgezogen werden, sind alle Angaben und Erfordernisse zur Einplanung der Behandlung geklärt und wie sorgen die einzelnen Fachabteilungen dann für eine gute Einplanung der verfügbaren Kapazitäten?

Der erste Kontakt zum Patienten sollte daher nicht erst mit dem Gang durch die Klinikpforte beginnen, sondern im besten Falle digital und ohne persönliche Kontakte und Anfahrtswege mit der Anmeldung und der Vorbereitung zum Termin über die Online Patientenaufnahme stattfinden. Ein ideales Onboarding bezieht Patienten und Hausärzte von Anfang an mit ein. Patienten können sowohl eine Online Terminvereinbarung des Krankenhauses nutzen als auch gleich mit der digitalen Erfassung wichtiger Daten beginnen. Die Klinik kann diese Informationen zu Behandlungen weitergeben – etwa den Behandlungsvertrag und Einwilligungserklärungen –, und aufführen, welche Daten darüber hinaus benötigt werden. Mit diesem elektronischen Datenaustausch wird eine Kommunikation für Krankenhäuser, Ärzte und Patienten möglich.

Online Terminvereinbarung, Datenaustausch und Prozessoptimierung – alles über Web und App!

IT-Lösungen können in diesem Kontext die Krankenhausprozesse hin zum Patienten oder zum niedergelassenen Arzt als Partner der Klinik verlängern. Voraussetzung ist, dass die Lösung aus Nutzersicht konzipiert ist und dennoch die Anforderungen des Krankenhauses aus funktionaler Sicht erfüllt. Aktuell sind dies möglichst vollständige Daten, um die Aufnahme sobald als möglich einzuplanen, und eine Workflow-Unterstützung für die Aufnahmekräfte, damit sie über die Fülle der zurückgestellten Anfragen nicht den Überblick verlieren und strukturiert jeden Patienten bearbeiten können.

Digitales Patientenmanagement zur Reduzierung des Infektionsrisikos

Die Vorreiterrolle von POLAVIS wird jetzt in Zeiten von Corona zu einer echten Stärke: Der POLAVIS Aufnahme Manager ist der zentrale, digitale Kontaktpunkt der Kliniken zu Ihren Patienten. Er besteht aus einer App, einer Webportal-Lösung sowie einer separaten Oberfläche für Klinikmitarbeiter. Die digitale Lösung deckt den Onboarding-Prozess über mehrere Schritte komplett ab – von der Online Terminverwaltung über die Übermittlung von Anamnesebögen und weiteren Dokumenten bis hin zur Buchung von Serviceleistungen.

Die Konfiguration bestimmt das Krankenhaus individuell; so können auch spezielle Fragen zu Einstufung und Priorisierung der Patientenanfragen durch die Krankenhausmitarbeiter und Ärzte, spezielle COVID-19 Fragen oder auch eine Online-Terminierung für Tests hinterlegt werden. Jeder Anfragetyp kann zielgerichtet mit einem Workflow an die zuständige Stelle geleitet werden. Im Workflow werden jederzeit Status, offene Aufgaben und Rückmeldungen dokumentiert und bleiben so übersichtlich und transparent.

Um schnell in Zeiten der COVID-19 Restriktionen und in der anstehenden Normalisierungsphase reagieren zu können, kann der POLAVIS Aufnahme Manager kurzfristig und schnell in einer Standardkonfiguration als Stand-Alone-Lösung bereitgestellt werden. Die Installation erfolgt On-Premise, also direkt in der IT-Infrastruktur des Krankenhauses nach den jeweiligen Vorgaben. Anschließend kann die Integration an das Krankenhaus-Informationssystem (KIS) erfolgen, so dass die Daten, Dokumente und Termine nicht doppelt erfasst werden müssen und direkt zwischen Klinik und Patient synchronisiert werden.

Bei allen Prozessen gilt die höchste Sicherheitsstufe. Solange die Daten noch beim Patienten sind, zum Beispiel auf dessen Smartphone, werden sie dort verschlüsselt abgelegt und gespeichert. Überträgt der Patient diese Daten dann an das Klinikum und dieses verarbeitet sie weiter, werden sie auf den gesicherten Servern im Krankenhaus gespeichert – ebenfalls verschlüsselt.

Vollständige Daten mit hoher Qualität für gute Planbarkeit

Eine Online-Onboarding-Lösung bietet entsprechend zahlreich Vorteile: Zum einen wird sofort eine Verbesserung der Vollständigkeit und Qualität der Daten im Krankenhaus erreicht, die optimierte Abläufe gerade in Zeiten der Corona-Pandemie ermöglichen. Zur Aufnahme selbst werden dann die Wartezeiten für die Patienten und die Kontaktzeiten im Gespräch mit den Mitarbeitern stark verkürzt. Patienten und Mitarbeiter vermeiden unnötige Wege und Kontakte. Im besten Falle können alle direkten Kontakte bis zur terminierten Aufnahme und Behandlung entfallen. So stellen Krankenhäuser mit POLAVIS sicher, dass die Patienten- und Mitarbeitersicherheit steigt und sie zugleich den Überblick und hohe Behandlungsqualität gewährleisten. Und das über die fordernden Zeiten von Corona hinaus.